O custo escondido de operar um PMS legado num portefólio hoteleiro

Para avaliar o custo do PMS, reúna mais do que as faturas do fornecedor. Inclua o tempo que as equipas gastam a preparar relatórios, corrigir dados e manter ligações a outros sistemas.

Num grupo hoteleiro, faça o levantamento por propriedade. Os mesmos problemas podem repetir-se, mas os processos e os custos nem sempre são iguais. A idade do sistema não substitui esta análise.

O imposto da reconciliação

Acompanhe um fecho mensal. Registe as exportações do PMS, do POS, do spa e dos eventos, as verificações necessárias e as correções feitas nas folhas de cálculo.

Distinga o controlo financeiro necessário do trabalho causado por dados incompletos ou incompatíveis. Conte as horas por função e identifique que passos se repetem em cada hotel.

Considere também o prazo de entrega dos relatórios. Se uma análise chega duas semanas depois do período a que respeita, verifique que decisões dependem dela e se existe uma forma de obter os dados antes.

No Tiquo, pedidos e pagamentos partilham registos, o que reduz o trabalho de correspondência. Para contas ligadas configuradas para esse fim, as repartições mantêm-se associadas ao pedido. A equipa continua a precisar de verificar taxas, liquidações, reembolsos e diferenças.

O peso da manutenção de integrações

Liste as ligações a canais de reserva, gestão de receitas, POS, contabilidade, CRM e outros serviços. Para cada uma, identifique o custo, o responsável e o histórico de incidentes.

Verifique se várias propriedades usam a mesma ligação central ou configurações independentes. Vinte hotéis com dez integrações cada não representam necessariamente duzentos trabalhos de manutenção iguais.

Reunir funções no Tiquo pode reduzir algumas ligações. Outras podem continuar a ser necessárias, e a plataforma também precisa de configuração, testes e acompanhamento. Compare as responsabilidades que desaparecem com as que permanecem.

A lacuna de inteligência sobre o cliente

Imagine um hóspede que ficou três vezes no hotel de Londres e, seis meses depois, reserva em Edimburgo. Verifique se a receção consegue consultar as visitas anteriores e as preferências relevantes, de acordo com as permissões e regras de partilha de dados.

Se o histórico não aparece, identifique a causa: registos duplicados, configurações separadas, limites de integração ou regras de acesso. A solução pode estar na configuração atual ou exigir outra abordagem.

O Tiquo permite reunir a atividade dos serviços configurados no perfil do cliente. O Social Graph ajuda a consultar relações entre pessoas e contas empresariais. As previsões de valor futuro e da próxima compra devem ser tratadas como estimativas.

A receita de cross-sell que nunca se capta

Um hotel pode apresentar tratamentos, refeições ou eventos durante a reserva e a estadia. Isso cria oportunidades, mas o aumento de receita depende da oferta, do momento e do interesse do hóspede.

Teste uma campanha com objetivos definidos e acompanhe as compras adicionais, os cancelamentos e a margem. Não inclua toda a receita potencial como poupança garantida no orçamento de um novo sistema.

O dreno de produtividade do staff

Peça à equipa de limpeza que atualize um quarto, à equipa de eventos que consulte um pedido e ao gestor que reveja as chegadas. Use os dispositivos e as condições de ligação habituais.

Registe as tarefas que obrigam a regressar a um terminal ou a contactar outro departamento. Compare o tempo e as limitações com a alternativa, sem assumir que todas as funcionalidades estão disponíveis em todos os dispositivos.

O custo de fluxos de trabalho rígidos

Um hotel urbano, um resort e uma unidade de longa estadia podem precisar de processos diferentes. Defina o que deve ser comum, como métricas e identificadores, e o que pode variar por propriedade.

Teste essas diferenças na configuração e nos relatórios de grupo. Uma alteração local não deve tornar os números incomparáveis sem que a equipa perceba porquê.

Somando tudo

Some software, dispositivos, pagamentos, integrações, implementação, migração, formação e apoio. Inclua o período em que poderá manter dois sistemas e o tempo necessário para validar os dados.

O Tiquo reúne funções de alojamento, POS, reservas, CRM, planos de adesão, eventos, pagamentos e relatórios. Peça uma proposta baseada nos processos que pretende substituir ou ligar, com critérios de aceitação para cada fase.

Compare os custos observados da operação atual com custos e benefícios verificáveis da proposta. Um piloto permite confirmar se a redução de trabalho prevista acontece antes de alargar a mudança ao grupo.