Comment Vinyl Space Soho utilise Tiquo pour maximiser la conversion de ses réservations d'événements d'entreprise
Deux salles et 6 000 pieds carrés au cœur de Soho, réservés par des marques, des agences et des entreprises. Chaque demande envoyée depuis le site arrive désormais dans Tiquo avec toutes les informations nécessaires pour établir un devis dès la première réponse.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho est un lieu événementiel situé sur Marshall Street, à cinq minutes à pied d’Oxford Circus, de Tottenham Court Road et de Piccadilly Circus. Il compte deux salles : la Gallery, un espace blanc d’un peu moins de 5 000 pieds carrés pouvant accueillir jusqu’à 260 invités, et le Studio, une salle aux murs de briques d’un peu plus de 1 250 pieds carrés. Ensemble, elles reçoivent 320 personnes.
Le lieu accueille des expositions, des présentations, des salons professionnels et des défilés de mode, des journées presse et des soirées de lancement. Il ne reçoit pas de fêtes privées : ses réservations proviennent donc de marques, d’agences et d’entreprises qui organisent des événements.
Les organisateurs d’événements d’entreprise présélectionnent souvent plusieurs lieux à la fois. Celui qui répond le premier avec ses disponibilités et un devis clair a les meilleures chances de remporter la réservation. Vinyl Space Soho utilise Tiquo pour accélérer cette première réponse, suivre chaque demande jusqu’à l’événement confirmé et piloter l’événement lui-même, du contrat jusqu’à l’enregistrement des invités à l’entrée.
Le défi : des demandes qui commençaient par un e-mail vierge
Les boutons « Enquire » de la page du lieu ouvraient auparavant un nouvel e-mail adressé à la boîte de réception dédiée à la location de l’espace. Le contenu reçu dépendait entièrement de ce que l’expéditeur choisissait d’écrire.
Si l’expéditeur ne pensait pas à indiquer la date de l’événement, le nombre d’invités, le nom de son entreprise et un numéro de téléphone, l’équipe devait lui répondre par des questions avant de pouvoir vérifier les disponibilités ou chiffrer les frais de location. Chaque échange d’e-mails supplémentaire laissait à l’organisateur plus de temps pour réserver ailleurs.
Les demandes restaient en outre dans la messagerie. Il était difficile de savoir combien en arrivaient, qui assurait le suivi de chacune et combien se transformaient en réservations.
La solution : un formulaire de demande relié directement à Tiquo
Les deux boutons « Enquire » ouvrent désormais un formulaire directement sur la page du lieu, conçu dans le style du site de The Vinyl Factory. Il est développé avec le Tiquo DOM Package, le SDK JavaScript de Tiquo pour les sites web : l’organisateur ne quitte jamais la page.
Le formulaire demande le nom, l’e-mail, le téléphone, l’entreprise, la date de l’événement, le nombre d’invités et une description de l’événement. Un petit lien en bas du formulaire permet toujours à ceux qui préfèrent l’e-mail d’écrire directement à l’équipe chargée de la location.
Tiquo filtre le spam parmi les demandes reçues via le site et limite les envois répétés, tandis qu’un champ masqué piège les robots qui remplissent tous les champs. Seules les vraies demandes parviennent à l’équipe.
Chaque envoi devient une demande dans Tiquo, identifiée comme provenant du site web. Tiquo retrouve la fiche du client grâce à son adresse e-mail ou en crée une nouvelle : une marque ou une agence qui revient est ainsi reconnue la prochaine fois qu’elle prend contact.
Toutes les informations utiles au devis, dès le premier message
Le formulaire reprend les questions que l’équipe posait auparavant par e-mail. La date de l’événement se choisit dans un calendrier qui commence à la date du jour. Le champ du nombre d’invités s’arrête à 320, la capacité du lieu.
Le champ téléphone utilise le sélecteur de pays de Tiquo : les marques et agences internationales peuvent saisir leur numéro dans le format de leur pays. Tiquo le vérifie et l’enregistre au format international complet, prêt pour le rappel de l’équipe.
L’entreprise, la date et le nombre d’invités s’affichent en haut de la demande dans Tiquo, suivis de la description de l’événement rédigée par l’organisateur.
L’équipe chargée de la location peut indiquer les disponibilités et les tarifs dès sa première réponse, au lieu de commencer par une liste de questions.
Un seul pipeline, de la demande à la réservation
Dans Tiquo Enquiries, chaque demande passe par des étapes claires : nouvelle, en cours, en attente du client, puis gagnée ou perdue. Les membres de l’équipe peuvent s’attribuer les demandes entre eux, définir une priorité et filtrer par source ou par date. La vue Kanban montre en un coup d’œil où en est chaque prospect.
Comme chaque demande est clôturée comme gagnée ou perdue, Vinyl Space Soho peut mesurer combien de demandes se transforment en réservations et repérer les étapes où les échanges s’enlisent.
La conversion devient un chiffre que l’équipe peut suivre et améliorer, et non plus une estimation reconstituée à partir d’une boîte de réception partagée.
Des Function Sheets personnalisables pour chaque événement
Une fois la réservation confirmée, les informations doivent encore parvenir aux personnes qui installent et font tourner l’événement.
Pour cela, Vinyl Space Soho utilise les Function Sheets personnalisables de Tiquo. Chaque demande dispose d’une fiche récapitulative claire et imprimable qui présente le client et son entreprise, les détails de l’événement, les commandes associées ainsi que les notes internes ou tâches en attente. Le personnel l’ouvre depuis la demande, puis copie un lien direct, la télécharge ou l’imprime pour l’équipe du lieu.
Tout le monde travaille à partir des mêmes informations sur l’événement, enregistrées dans Tiquo : rien n’a besoin d’être recopié depuis des fils d’e-mails vers un document séparé.
Du contrat à l'enregistrement, tout dans Tiquo
Les documents de chaque événement sont rattachés à sa demande dans Tiquo. L’équipe crée les contrats, les accords et les confirmations à partir de modèles, puis les envoie au client via un lien sécurisé pour signature. Chaque document conserve une piste d’audit complète et un historique des versions.
Les listes d’invités sont elles aussi gérées dans Tiquo. Les invités reçoivent leur invitation par e-mail via un lien sécurisé, et l’équipe peut voir si une invitation n’est pas arrivée et la renvoyer. Les billets sont émis depuis le même endroit, avec des codes QR que les invités peuvent ajouter au portefeuille numérique de leur téléphone.
Le jour J, le personnel enregistre les invités avec l’application Tiquo, en scannant les billets à l’entrée et en suivant les arrivées en temps réel.
Le contrat, la liste d’invités, les billets et le registre des présences se trouvent tous dans Tiquo, à côté de la demande initiale, au lieu d’être dispersés entre les e-mails, des outils de signature séparés et des tableurs.
Comprendre ce qui génère les demandes
Le site de The Vinyl Factory utilise l’analyse d’audience first-party de Tiquo. Elle enregistre les pages vues, les sessions et les balises de campagne, sans cookies.
Chaque demande de réservation du lieu est également enregistrée comme un événement dans ces statistiques. L’équipe voit quelles pages, quelles campagnes et quels sites référents amènent les visiteurs à envoyer une demande, et peut concentrer ses efforts marketing sur les canaux qui attirent les organisateurs d’événements.
Le résultat : des réponses plus rapides et un pipeline mesurable
Les demandes arrivent désormais complètes, au même endroit, avec une fiche client associée. L’équipe peut chiffrer dès la première réponse, suivre chaque prospect jusqu’à la décision, transmettre chaque événement confirmé à l’équipe du lieu via une Function Sheet et voir quelles actions marketing amènent les événements qui se concrétisent en réservations. Les contrats, les signatures, les listes d’invités, les billets et l’enregistrement passent tous par le même système.
La page du lieu est elle-même gérée dans Tiquo CMS : l’équipe peut mettre à jour les textes et les photos pour les nouvelles saisons ou les événements récents sans attendre un développeur.
Pourquoi c'est important pour les lieux événementiels
Les réservations d’entreprise reviennent souvent au lieu qui répond le plus vite avec les bonnes informations. Vinyl Space Soho montre comment un lieu peut recueillir des demandes complètes sur son propre site, les gérer dans un pipeline unique, piloter chaque événement à partir d’une Function Sheet partagée et mesurer la conversion, du premier message à l’événement confirmé.
Prêt à écrire votre success story ?
Demandez une démonstration adaptée à votre activité.