Como o Vinyl Space Soho está a usar o Tiquo para maximizar a conversão de reservas de eventos corporativos
Duas salas e 6 000 pés quadrados no coração do Soho, reservadas por marcas, agências e empresas. Cada pedido feito no site chega agora ao Tiquo com os dados necessários para enviar um orçamento logo na primeira resposta.
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- Google Sheets
O Vinyl Space Soho é um espaço de eventos na Marshall Street, a cinco minutos a pé de Oxford Circus, Tottenham Court Road e Piccadilly Circus. Tem duas salas: a Gallery, um espaço branco com pouco menos de 5 000 pés quadrados para até 260 convidados, e o Studio, uma sala de tijolo com pouco mais de 1 250 pés quadrados. Juntas, acolhem 320 pessoas.
O espaço recebe exposições, apresentações, feiras comerciais e desfiles de moda, dias de imprensa e festas de lançamento. Não aceita festas privadas, pelo que as reservas vêm de marcas, agências e empresas que estão a planear eventos.
Quem organiza eventos corporativos costuma ter vários espaços em vista ao mesmo tempo. O espaço que responde primeiro com a disponibilidade e um orçamento claro tem mais hipóteses de ganhar a reserva. O Vinyl Space Soho usa o Tiquo para tornar essa primeira resposta mais rápida, acompanhar cada pedido até ao evento confirmado e gerir o próprio evento, do contrato ao check-in à porta.
O desafio: pedidos que começavam como e-mails em branco
Os botões «Enquire» na página do espaço abriam um novo e-mail para a caixa de correio de aluguer do espaço. O que chegava dependia inteiramente do que o remetente decidisse escrever.
Se o remetente não se lembrasse de indicar a data do evento, o número de convidados, o nome da empresa e um contacto telefónico, a equipa tinha de responder com perguntas antes de poder verificar a disponibilidade ou apresentar os valores de aluguer. Cada nova troca de e-mails dava ao organizador mais tempo para reservar outro espaço.
Além disso, os pedidos ficavam no e-mail. Era difícil perceber quantos tinham chegado, quem estava a acompanhar cada um e quantos se transformavam em reservas.
A solução: um formulário de pedido ligado diretamente ao Tiquo
Os dois botões «Enquire» abrem agora um formulário na própria página do espaço, desenhado de acordo com o site da The Vinyl Factory. Foi criado com o Tiquo DOM Package, o SDK de JavaScript do Tiquo para sites, por isso o organizador nunca sai da página.
O formulário pede nome, e-mail, telefone, empresa, data do evento, número de convidados e uma descrição do evento. Um pequeno link no fundo continua a permitir que quem prefere o e-mail escreva diretamente à equipa de aluguer do espaço.
O Tiquo filtra o spam nos pedidos do site e limita submissões repetidas, e um campo oculto deteta os bots que preenchem o formulário inteiro. Só os pedidos reais chegam à equipa.
Cada submissão passa a ser um pedido no Tiquo, identificado como vindo do site. O Tiquo encontra o perfil do cliente pelo e-mail ou cria um novo, para que uma marca ou agência que volte a entrar em contacto seja reconhecida.
Todos os dados necessários para o orçamento, logo na primeira mensagem
O formulário foi pensado a partir das perguntas que a equipa costumava fazer por e-mail. A data do evento é escolhida num calendário que começa no dia de hoje. O campo de convidados não ultrapassa a lotação do espaço, de 320 pessoas.
O campo de telefone usa o seletor de país do Tiquo, para que marcas e agências internacionais possam introduzir o número no seu próprio formato. O Tiquo valida-o e guarda-o no formato internacional completo, pronto para a equipa ligar de volta.
A empresa, a data e o número de convidados aparecem no topo do pedido no Tiquo, seguidos da descrição do evento escrita pelo próprio organizador.
A equipa de aluguer do espaço pode indicar a disponibilidade e os preços logo na primeira resposta, em vez de começar com uma lista de perguntas.
Um único pipeline do pedido à reserva
No Tiquo Enquiries, cada pedido passa por etapas claras: novo, em curso, a aguardar o cliente e, por fim, ganho ou perdido. Os membros da equipa podem atribuir pedidos uns aos outros, definir prioridades e filtrar por origem ou data. A vista Kanban mostra num relance em que ponto está cada lead.
Como os pedidos são fechados como ganhos ou perdidos, o Vinyl Space Soho consegue medir quantos pedidos se tornam reservas e ver onde as conversas param.
A conversão passa a ser um número que a equipa pode acompanhar e melhorar, em vez de uma estimativa montada a partir de uma caixa de correio partilhada.
Function Sheets personalizáveis para cada evento
Depois de a reserva estar confirmada, os detalhes ainda têm de chegar a quem monta e gere o evento.
Para isso, o Vinyl Space Soho usa as Function Sheets personalizáveis do Tiquo. Cada pedido tem uma folha clara e pronta a imprimir, com o cliente e a respetiva empresa, os detalhes do evento, as encomendas associadas e quaisquer notas ou tarefas internas pendentes. Os colaboradores abrem-na a partir do pedido e depois copiam um link direto, descarregam-na ou imprimem-na para a equipa do espaço.
Todos trabalham com a mesma informação do evento guardada no Tiquo, por isso nada tem de ser copiado de trocas de e-mails para um documento à parte.
Do contrato ao check-in, tudo no Tiquo
Os documentos de cada evento ficam associados ao respetivo pedido no Tiquo. A equipa cria contratos, acordos e confirmações a partir de modelos e envia-os ao cliente através de um link seguro para assinatura. Cada documento mantém um registo de auditoria completo e o histórico de versões.
As listas de convidados também são geridas no Tiquo. Os convidados recebem o convite por e-mail através de um link seguro, e a equipa consegue ver se um convite não foi entregue e reenviá-lo. Os bilhetes são emitidos a partir do mesmo local, com códigos QR que os convidados podem adicionar à carteira do telemóvel.
No dia do evento, os colaboradores fazem o check-in dos convidados com a aplicação Tiquo, leem os bilhetes à porta e acompanham as chegadas à medida que acontecem.
O contrato, a lista de convidados, os bilhetes e o registo de presenças ficam todos no Tiquo, junto ao pedido original, em vez de estarem espalhados pelo e-mail, por ferramentas de assinatura separadas e por folhas de cálculo.
Perceber o que gera pedidos
O site da The Vinyl Factory usa a análise web first-party do Tiquo. Regista visualizações de página, sessões e tags de campanha sem cookies.
Cada pedido para o espaço é também registado como um evento. A equipa consegue ver que páginas, campanhas e sites de referência levam as pessoas a fazer um pedido, e concentrar o esforço de marketing nos canais que trazem organizadores de eventos.
O resultado: respostas mais rápidas e um pipeline mensurável
Os pedidos chegam agora completos, num só lugar, com um perfil de cliente associado. A equipa pode enviar orçamento logo na primeira resposta, acompanhar cada lead até à decisão, entregar cada evento confirmado à equipa do espaço numa Function Sheet e ver que marketing traz os eventos que acabam reservados. Contratos, assinaturas, listas de convidados, bilhetes e check-in passam todos pelo mesmo sistema.
A própria página do espaço é gerida no Tiquo CMS, por isso a equipa pode atualizar textos e fotografias para novas temporadas ou eventos recentes sem esperar por um programador.
Porque é que isto é importante para espaços de eventos
As reservas corporativas são muitas vezes ganhas pelo espaço que responde mais depressa com a informação certa. O Vinyl Space Soho mostra como um espaço pode receber pedidos completos no seu próprio site, geri-los num único pipeline, conduzir cada evento a partir de uma Function Sheet partilhada e medir a conversão desde a primeira mensagem até ao evento confirmado.
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