Vinyl Space Soho가 Tiquo로 기업 행사 예약 전환율을 극대화하는 방법

과제: 빈 이메일로 시작되던 문의

예전에는 행사장 페이지의 ‘Enquire’ 버튼을 누르면 대관 문의용 메일함으로 보내는 새 이메일이 열렸습니다. 어떤 내용이 도착할지는 전적으로 보내는 사람이 무엇을 쓰느냐에 달려 있었습니다.

보내는 사람이 행사 날짜, 인원, 회사명, 전화번호를 직접 적지 않으면 팀은 예약 가능 여부를 확인하거나 대관료 견적을 내기 전에 질문부터 회신해야 했습니다. 이메일이 한 번 더 오갈 때마다 기획자에게는 다른 곳을 예약할 시간이 늘어났습니다.

문의는 이메일 안에만 있었습니다. 문의가 몇 건 들어왔는지, 누가 각 문의를 맡고 있는지, 몇 건이 예약으로 이어졌는지 파악하기 어려웠습니다.

솔루션: Tiquo로 바로 연결되는 문의 양식

이제 두 ‘Enquire’ 버튼 모두 행사장 페이지 안에서 양식을 엽니다. 양식은 The Vinyl Factory 웹사이트에 맞춰 디자인되었습니다. Tiquo의 웹사이트용 JavaScript SDK인 Tiquo DOM Package로 구축되어 기획자가 페이지를 떠날 필요가 없습니다.

양식에서는 이름, 이메일, 전화번호, 회사, 행사 날짜, 인원과 행사 설명을 입력받습니다. 이메일을 선호하는 사람은 하단의 작은 링크를 통해 여전히 대관팀에 직접 이메일을 보낼 수 있습니다.

Tiquo는 웹사이트 문의에서 스팸을 걸러내고 반복 제출을 제한하며, 숨겨진 필드로 모든 입력란을 채우는 봇을 잡아냅니다. 팀에는 실제 문의만 전달됩니다.

견적에 필요한 모든 정보를 첫 메시지에

양식은 팀이 예전에 이메일로 묻던 질문을 중심으로 설계되었습니다. 행사 날짜는 오늘부터 시작하는 달력에서 선택합니다. 인원 입력란은 행사장의 수용 인원인 320명에서 멈춥니다.

전화번호 입력란에는 Tiquo의 국가 선택 기능이 적용되어 해외 브랜드와 에이전시도 자국 형식으로 번호를 입력할 수 있습니다. Tiquo는 번호를 확인한 뒤 전체 국제 형식으로 저장해 팀이 그대로 회신 전화를 걸 수 있게 합니다.

Tiquo의 문의 화면 상단에는 회사, 날짜, 인원이 표시되고, 그 아래에 기획자가 직접 작성한 행사 설명이 이어집니다.

문의부터 예약까지 하나의 파이프라인

Tiquo Enquiries에서 각 문의는 신규, 진행 중, 고객 회신 대기, 그리고 성사 또는 무산이라는 명확한 단계를 거칩니다. 팀원은 서로 문의를 배정하고, 우선순위를 정하고, 유입 경로나 날짜로 필터링할 수 있습니다. Kanban 보기에서는 모든 리드의 현재 위치를 한눈에 볼 수 있습니다.

문의가 성사 또는 무산으로 종료되므로 Vinyl Space Soho는 문의 중 몇 건이 예약으로 이어지는지 측정하고 어느 단계에서 대화가 멈추는지 확인할 수 있습니다.

모든 행사를 위한 맞춤형 Function Sheet

예약이 확정된 후에도 세부 정보는 행사를 준비하고 진행하는 사람들에게 전달되어야 합니다.

Vinyl Space Soho는 이를 위해 Tiquo의 맞춤형 Function Sheet를 사용합니다. 각 문의에는 고객과 소속 회사, 행사 세부 정보, 관련 주문, 처리되지 않은 내부 메모나 작업을 보여 주는 깔끔한 인쇄용 시트가 있습니다. 직원은 문의에서 시트를 열고, 직접 링크를 복사하거나 다운로드 또는 인쇄해 행사장 팀에 전달합니다.

계약부터 체크인까지, 모두 Tiquo에서

각 행사의 문서는 Tiquo의 해당 문의에 함께 보관됩니다. 팀은 템플릿으로 계약서, 합의서, 확인서를 만들고 보안 링크를 통해 고객에게 보내 서명을 받습니다. 각 문서에는 전체 감사 추적과 버전 기록이 남습니다.

게스트 명단도 Tiquo에서 관리합니다. 게스트는 보안 링크가 담긴 이메일로 초대를 받으며, 팀은 초대장이 도착하지 않은 경우를 확인하고 다시 보낼 수 있습니다. 티켓도 같은 곳에서 발급되며, 게스트는 QR 코드를 휴대폰 월렛에 추가할 수 있습니다.

행사 당일에는 직원이 Tiquo 앱으로 게스트 체크인을 진행하며, 입구에서 티켓을 스캔하고 도착 현황을 실시간으로 확인합니다.

문의를 이끄는 요인 파악

The Vinyl Factory 웹사이트는 Tiquo의 퍼스트파티 웹사이트 분석을 사용합니다. 쿠키 없이 페이지뷰, 세션, 캠페인 태그를 기록합니다.

각 행사장 문의는 분석에서 이벤트로도 기록됩니다. 팀은 어떤 페이지, 캠페인, 유입 경로가 사람들을 문의로 이끄는지 확인하고, 행사 기획자를 데려오는 채널에 마케팅 노력을 집중할 수 있습니다.

결과: 더 빠른 회신과 측정 가능한 파이프라인

이제 문의는 필요한 정보를 모두 담아 한곳으로, 고객 프로필과 함께 도착합니다. 팀은 첫 회신에서 견적을 내고, 모든 리드를 결정이 날 때까지 관리하며, 확정된 행사를 Function Sheet로 행사장 팀에 넘기고, 어떤 마케팅이 실제 예약으로 이어지는 행사를 가져오는지 확인할 수 있습니다. 계약서, 서명, 게스트 명단, 티켓, 체크인도 모두 같은 시스템에서 처리됩니다.

행사장 페이지 자체도 Tiquo CMS에서 관리하므로, 팀은 개발자를 기다리지 않고 새 시즌이나 최근 행사에 맞춰 문구와 사진을 업데이트할 수 있습니다.

이것이 행사장에 중요한 이유

기업 예약은 정확한 정보를 가장 빨리 회신하는 행사장이 따내는 경우가 많습니다. Vinyl Space Soho는 행사장이 자체 웹사이트에서 빠짐없는 문의를 받고, 하나의 파이프라인에서 관리하며, 공유 Function Sheet로 각 행사를 운영하고, 첫 메시지부터 확정된 행사까지의 전환율을 측정하는 방법을 보여 줍니다.