ホテルポートフォリオでレガシーPMSを回す「見えないコスト」

PMSの利用料は請求書で確認できます。一方、日々の照合や設定変更にかかる人件費は、同じ場所には表示されません。

費用を見直すには、経理、IT、受付、マーケティングなどの担当者が、システムに関連してどの作業に時間を使っているかを調べます。

複数のホテルで同じ作業を繰り返しているなら、施設ごとの時間を合計します。小さな手間でも、全体では改善する価値があるかもしれません。

消込にかかる実質税

月次の集計で、PMS、飲食のPOS、スパ、イベントから別々にデータを書き出している場合は、その手順を確認します。数字の対応付けや法人別の振り分けに、どれだけ時間がかかるかを記録します。

施設ごとに集計方法が違うと、本部でまとめる際に追加の確認が必要になります。集計条件と元の記録を追えるようにしておくと、確認や修正の負担を把握しやすくなります。

数字がそろうまでの時間も重要です。たとえば全施設の集計に二週間かかるなら、その間に必要な判断をどの情報で行っているかを確認します。

Tiquoでは、予約、注文、決済、会員などが共通の記録を使い、システム間の照合を減らせます。設定済みの接続アカウントで決済を振り分ける場合も、元の注文との対応関係を残せます。

連携を維持するオーバーヘッド

PMSに接続しているサービスを一覧にします。販売チャネル、料金管理、POS、スパ、CRM、会計、清掃、顧客への連絡など、施設によって構成は異なります。

連携ごとに、共有するデータ、更新のタイミング、保守担当を確認します。更新に失敗した場合に気付く方法と、どの窓口へ連絡するかも記録しておきます。

同じ連携を複数施設で使っていても、設定や契約が共通とは限りません。施設ごとの作業と本部でまとめて行う作業を分けると、保守費用を見積もれます。

POS、予約、CRM、会員、イベント、決済などを同じプラットフォームで扱う方法もあります。外部連携を減らせる一方で、残すサービスとの接続や運用上の責任は引き続き確認する必要があります。

顧客インサイトの穴

あるホテルの常連客が、同じグループの別施設を予約したとします。過去の宿泊や希望を受付で確認できるか、会員特典が引き継がれるかを試すと、施設間の情報共有を評価できます。

同じPMSを使っていても、契約や設定によって顧客情報の共有範囲は異なります。施設間で同じ顧客を識別する方法と、閲覧権限を確認します。

必要な情報を探す時間や、顧客に同じ希望を聞き直す回数は、改善を測る手がかりになります。顧客情報を共有する際は、各部門で本当に使う項目を決めておきます。

同伴者や法人アカウントとの関係も、団体予約や営業対応で役立つ場合があります。記録の根拠と修正方法が分かることが大切です。

Tiquoでは、顧客の利用履歴とともに、将来の価値や次回注文時期の推定値を確認できます。担当者が次の案内や営業計画を考える際の参考にできます。

取り逃がしているクロスセル売上

宿泊客にスパ、飲食、イベントなどを案内する場合は、空き状況と顧客の希望を確認できると便利です。現在、担当者がどの画面や資料を使っているかを整理します。

チェックイン時にスパを案内したり、食事の予約を勧めたりする場面を試します。必要な情報をすぐに確認できるか、予約を別の担当者へ引き継ぐ必要があるかを見ます。

オンライン予約や顧客向けポータルで追加サービスを案内する場合は、表示条件、空き状況、料金を確認します。案内の内容や頻度も、顧客の希望に合うように設定します。

効果は、案内を見た人数、予約件数、売上、運用にかかった費用で測ります。売上が増えると決め付けず、自施設の実績で判断します。

スタッフの生産性を削るもの

受付の固定端末でしかできない作業があるなら、担当者が端末へ戻る回数や待ち時間を確認します。

ロビーで到着予定を確認する、清掃中に客室状況を更新する、別施設でイベントの問い合わせを見る。こうした場面で、スタッフが必要な情報にアクセスできるかを試します。

移動や転記にかかる時間を記録すると、モバイル端末を導入する効果を見積もれます。現場の通信環境や端末管理も費用に含めます。

Web、スマートフォン、タブレット、POS端末で使える機能は、サービスによって異なります。実際に使う端末で、担当者の作業を確認します。

硬いワークフローの代償

都市の小規模ホテル、リゾート、会議施設では、受付や清掃の進め方が異なります。施設別に変えたい設定と、グループで共通にする項目を分けて整理します。

顧客向けのチェックイン画面や案内も、施設ごとに必要な内容が違う場合があります。どこまで変更できるかと、設定の管理方法を確認します。

現場の手順を調整しながら、本部の集計条件をそろえられるかを試します。売上区分や日付の扱いが共通なら、施設別の違いを残しつつ比較しやすくなります。

合算すると

PMSに関連する費用を、利用料、照合、連携の保守、研修、問い合わせ対応などに分けて集計します。売上への影響は、確認できる実績と推定を区別します。

同じ条件で現在の構成と移行案を比較します。新しいサービスの利用料だけでなく、データ移行、端末、研修、試験運用の費用も含めます。

Tiquoでは、宿泊、POS、予約、CRM、会員、イベント、決済、分析を同じプラットフォームで扱います。既存の業務例を使って、まとめられる作業と、引き続き必要な連携を確認できます。

まずは直近の一か月について、集計や照合、設定変更にかかった時間を記録してみましょう。その数字を基に、現状の改善とシステム変更の効果を比べられます。