Alternatívy k OfficeRnD: Keď už „dobrý“ workspace softvér nestačí

OfficeRnD sa zameriava na coworking, flexibilné kancelárie a hybridné pracoviská. Pri výbere takéhoto systému bývajú dôležité členstvá, rezervácie miestností, fakturácia, pôdorysy, členský portál a prístup do priestorov. Ak tieto úlohy tvoria väčšinu vašej prevádzky, sú dobrým východiskom na porovnanie.

Po pridaní ďalších služieb sa požiadavky rozšíria. K rezerváciám stolov a zasadacích miestností môžu pribudnúť predaj v kaviarni, vstupenky alebo wellness. Vtedy treba preveriť aj to, ako existujúci systém spolupracuje s novými nástrojmi.

Obmedzenie je v kvalite a rozsahu

Hľadanie alternatívy nemusí znamenať, že doterajší systém zlyhal. Môže jednoducho súvisieť s tým, že sa prevádzka zmenila.

Coworking môže otvoriť kaviareň, zaviesť podujatia alebo ponúknuť členom výhody na viacerých miestach. Členský klub môže potrebovať pokladnicu, evidenciu dopytov a kontrolu vstupeniek. Pri viacerých druhoch tržieb pribúdajú aj požiadavky na spoločné finančné prehľady.

Najprv si oddeľte potreby pracovných priestorov od ostatných služieb. Potom si pri OfficeRnD aj každej alternatíve potvrďte, ktoré funkcie získate priamo, ktoré cez doplnok a ktoré cez externé prepojenie. Tak zistíte, koľko systémov bude tím v skutočnosti používať.

Kde sa trenie zvyčajne začína

Dôvodom na prehodnotenie bývajú drobné úlohy, ktoré sa opakujú každý deň.

Recepcia dohľadáva údaje o členovi v dvoch aplikáciách. Financie spájajú tržby z prenájmov a kaviarne v tabuľke. Obchodný tím prepisuje údaje z dopytu do zmluvy. Takéto situácie sa oplatí zaznamenať aj s časom, ktorý zaberajú.

Integrácia môže tieto problémy vyriešiť, ak prenáša správne údaje a má jasnú zodpovednosť za údržbu. Overte si, aké moduly potrebujete, koľko stoja a čo sa stane pri chybe prenosu. Počet funkcií v zozname sám o sebe nevysvetľuje, ako bude vyzerať práca tímu.

Prečo je práca v OfficeRnD často ťažšia, než sa zdá

Pri skúšaní systému používajte vlastné pracovné postupy. Pripravená prezentácia nemusí odhaliť kroky, ktoré vaša prevádzka potrebuje navyše.

Nechajte si predviesť založenie členstva, rezerváciu miestnosti, zmenu fakturácie a zrušenie služby. Zistite, čo zvládnete nastaviť sami a pri čom potrebujete pomoc. Do rozpočtu započítajte úvodné nastavenie, migráciu a školenie.

Otestujte aj členský portál a mobilné zariadenia. Ak používate prístupový alebo účtovný systém, overte prenos záznamov na konkrétnom príklade. Pri neúspešnej synchronizácii by malo byť jasné, kde chybu nájdete a kto ju opraví.

Do skúšky zapojte aj človeka, ktorý systém nepozná. Sledujte, ako si poradí s bežnou požiadavkou člena a kde potrebuje vysvetlenie. Výsledok vám pomôže naplánovať školenie aj odhadnúť zaťaženie podpory po spustení.

Problém s brandingom

Pozrite si členský portál, rezerváciu a potvrdenie platby z pohľadu zákazníka. Overte, ktoré farby, logá a texty môžete meniť a kde zostáva označenie dodávateľa.

Člen by mal rozumieť tomu, s ktorou prevádzkou komunikuje, aj keď rezervuje online. Ak je pre vás vlastný vzhľad dôležitý, zahrňte požiadavky naň do porovnania a nechajte si úpravy predviesť.

Tiquo umožňuje prispôsobiť zákaznícke rozhrania vašej značke. Pri ukážke si prejdite rezervácie, členský portál, vernostné výhody a platby, ktoré plánujete používať.

Signály, že môže byť čas pozrieť sa na alternatívy

Zmenu zvážte, ak pri pridávaní služieb pravidelne prepisujete údaje, spájate exporty alebo dohľadávate históriu člena vo viacerých aplikáciách. Dôvodom môže byť aj integrácia, ktorej údržba zaberá viac času, než vám šetrí.

Ďalším signálom je náročné zaškoľovanie alebo opakované problémy členov pri rezervácii a platbe. Každý problém si opíšte konkrétne. Nové riešenie by malo preukázať, že ho vyrieši, skôr než začnete migráciu.

Ako sa Tiquo porovnáva

Tiquo spája produkty, služby, rezervácie, formuláre, zmluvy, členstvá a platby v jednej platforme. Pri prevádzke s pracovnými priestormi aj ďalšími službami tak môžete porovnať, ktoré zo súčasných nástrojov by nahradilo.

Spoločný profil zákazníka môže obsahovať rezerváciu pracovného miesta, nákup v reštaurácii, procedúru, vstupenku aj hotelový pobyt podľa používaných funkcií. CRM dopĺňa zaznamenanú aktivitu o odhady hodnoty zákazníka a ďalšieho nákupu. Social Graph zobrazuje vzťahy medzi členmi, napríklad pri firemných účtoch a skupinových návštevách.

Pri nastavených prepojených účtoch môže Tiquo rozdeliť platbu medzi viacero účtov a zachovať väzbu na objednávku. Tiquo tiež umožňuje používať predplatený zostatok na vybrané produkty a služby. Platbu v skupine môžete rozdeliť rovným dielom, podľa položiek, percentom alebo individuálne.

Členské a vernostné výhody môžete nastaviť pre pracovné priestory aj ďalšie časti prevádzky. Určíte, kde sa získavajú a uplatňujú. Podobne nastavíte pravidlá používania darčekových poukážok medzi značkami a prevádzkami.

Tiquo zahŕňa pokladnicu, hotelové funkcie, rezervácie wellness, správu podujatí a vstupenky. Údaje z používaných služieb dopĺňajú spoločné záznamy. Člen, ktorý si rezervuje miestnosť a kúpi obed, tak nemusí mať v každom oddelení samostatný profil.

Platformu môžete používať na webe, zariadeniach iPhone, iPad a Android aj na podporovanom pokladničnom hardvéri. Pri ukážke si overte konkrétne funkcie na zariadeniach svojho tímu a podľa toho naplánujte zaškolenie.

Prehľady Tiquo spájajú tržby, aktivitu zákazníkov a výsledky jednotlivých prevádzok. Zákaznícka analytika môže pridať odhad celoživotnej hodnoty alebo termínu ďalšieho nákupu. Tieto odhady sú podkladom na plánovanie, nie zaručeným výsledkom.

Ako sa rozhodnúť

Pri coworkingu alebo prenájme kancelárií začnite rezerváciami, fakturáciou, portálom a prístupom do priestorov. Ak ich OfficeRnD vo vašom nastavení pokrýva dobre, rozšírenie nemusí automaticky vyžadovať výmenu celého systému.

Ak však pridávate ďalšie služby, prejdite celý postup od dopytu cez rezerváciu a príchod až po platbu a finančný prehľad. Spočítajte potrebné doplnky aj čas na prácu medzi systémami. Rovnaké zadanie použite pri skúšaní alternatív.

Tiquo môže byť vhodné tam, kde chcete pracovné priestory a ďalšie služby spravovať spoločne. Pred rozhodnutím si nechajte predviesť svoje najčastejšie úlohy a potvrďte rozsah migrácie, cenu a podporu po spustení.