Vinyl Space SohoがTiquoで法人イベント予約のコンバージョンを最大化する方法

課題：白紙のメールから始まる問い合わせ

以前は、会場ページの「Enquire」ボタンを押すと、会場貸し出し用の受信箱宛てに新規メールが開くだけでした。どのような情報が届くかは、送信者が何を書くかに完全に左右されていました。

送信者がイベントの日付、人数、会社名、電話番号を自ら書き添えていない限り、チームは空き状況の確認や利用料金の見積もりの前に、質問を返信する必要がありました。メールのやり取りが1往復増えるたびに、プランナーには他の会場を予約する時間が生まれていました。

問い合わせはメールの中にしかありませんでした。何件届いたのか、誰がどの問い合わせをフォローしているのか、何件が予約につながったのかを把握するのは困難でした。

ソリューション：Tiquoに直接つながる問い合わせフォーム

現在は、2つの「Enquire」ボタンのどちらを押しても、会場ページ上でフォームが開きます。フォームはThe Vinyl Factoryのウェブサイトのデザインに合わせて作られています。ウェブサイト向けのTiquoのJavaScript SDKであるTiquo DOM Packageで構築されているため、プランナーがページを離れることはありません。

フォームでは、氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、イベントの日付、人数、イベントの概要を入力します。メールを好む人のために、フォーム下部には会場貸し出しチームへ直接メールできる小さなリンクも残しています。

Tiquoはウェブサイトからの問い合わせのスパムチェックを行い、繰り返しの送信を制限します。さらに、すべての入力欄を埋めるボットは隠しフィールドで検出します。チームに届くのは本物の問い合わせだけです。

見積もりに必要な情報を最初のメッセージで

フォームは、チームがこれまでメールで尋ねていた質問をもとに設計されています。イベントの日付は、今日以降を選べるカレンダーで指定します。人数欄は、会場の収容人数である320名が上限です。

電話番号欄にはTiquoの国選択機能を使用しているため、海外のブランドや代理店も自国の形式で番号を入力できます。Tiquoは番号を確認したうえで完全な国際形式で保存し、チームがそのまま折り返し電話できるようにします。

Tiquoの問い合わせ画面では、会社名、日付、人数が上部に表示され、その下にプランナー自身が書いたイベントの概要が続きます。

問い合わせから予約までを1つのパイプラインで

Tiquo Enquiriesでは、各問い合わせが「新規」「対応中」「顧客の返答待ち」、そして「成約」または「失注」という明確なステージを進みます。チームメンバーは互いに問い合わせを割り当て、優先度を設定し、流入元や日付で絞り込めます。Kanbanビューでは、各リードの状況がひと目でわかります。

問い合わせは成約か失注のいずれかでクローズされるため、Vinyl Space Sohoは問い合わせのうち何件が予約につながったかを測定し、どこで商談が停滞しているかを把握できます。

イベントごとにカスタマイズできるFunction Sheet

予約が確定した後も、その詳細をイベントの設営や運営を担う人たちに届ける必要があります。

Vinyl Space Sohoは、そのためにTiquoのカスタマイズ可能なFunction Sheetを活用しています。各問い合わせには、顧客とその会社、イベントの詳細、関連する注文、未完了の社内メモやタスクを一覧できる、見やすく印刷可能なシートがあります。スタッフは問い合わせからシートを開き、直接リンクをコピーするか、ダウンロードまたは印刷して会場チームに渡します。

契約からチェックインまで、すべてTiquoで

各イベントの書類は、Tiquo上でそのイベントの問い合わせに紐付けて管理されます。チームはテンプレートから契約書、合意書、確認書を作成し、安全なリンクで顧客に送って署名してもらいます。各書類には完全な監査証跡とバージョン履歴が残ります。

ゲストリストもTiquoで管理しています。ゲストは安全なリンク付きのメールで招待され、チームは招待状が届かなかった場合にそれを確認して再送できます。チケットも同じ場所から発行され、ゲストはQRコードをスマートフォンのウォレットに追加できます。

当日は、スタッフがTiquoアプリでゲストのチェックインを行い、入口でチケットをスキャンしながら、来場状況をリアルタイムで把握します。

問い合わせのきっかけを把握する

The Vinyl FactoryのウェブサイトではTiquoのファーストパーティ・ウェブ解析を導入しています。Cookieを使わずに、ページビュー、セッション、キャンペーンタグを記録します。

会場への問い合わせは、解析上のイベントとしても記録されます。チームは、どのページ、キャンペーン、参照元が問い合わせにつながっているかを確認し、イベントプランナーを呼び込むチャネルにマーケティングの力を注げます。

成果：より速い返信と測定可能なパイプライン

問い合わせは、必要な情報が揃った状態で1か所に集まり、顧客プロフィールと紐付いて届くようになりました。チームは最初の返信で見積もりを提示し、すべてのリードを結論が出るまで追い、確定したイベントをFunction Sheetで会場チームに引き継ぎ、どのマーケティングが予約に至るイベントを呼び込んでいるかを確認できます。契約書、署名、ゲストリスト、チケット、チェックインも、すべて同じシステムで運用されます。

会場ページ自体もTiquo CMSで管理しているため、チームは新しいシーズンや最近のイベントに合わせて、開発者を待たずに文章や写真を更新できます。

これがイベント会場にとって重要な理由

法人の予約は、適切な情報を最も早く返した会場が獲得することがよくあります。Vinyl Space Sohoの事例は、会場が自社サイトで漏れのない問い合わせを受け付け、1つのパイプラインで管理し、共有のFunction Sheetで各イベントを運営し、最初のメッセージからイベントの確定までのコンバージョンを測定する方法を示しています。