Hướng dẫn cho chủ vận hành: thay một cụm hệ thống rời rạc

Một doanh nghiệp có thể bắt đầu với vài công cụ đáp ứng tốt nhu cầu, rồi bổ sung thêm khi phát triển.

Địa điểm mới, thương hiệu mới, sự kiện hoặc hội viên đều tạo thêm yêu cầu. Nếu dữ liệu chưa được kết nối phù hợp, nhân viên có thể phải nhập lại thông tin và ghép báo cáo bằng bảng tính.

Để quyết định nên cải thiện hay thay hệ thống, cần xác định vấn đề nằm ở chức năng, cấu hình, dữ liệu hay quy trình làm việc.

Vì sao tích hợp ngừng “ăn”

POS, đặt chỗ, CRM và các công cụ khác có thể phối hợp qua tích hợp. Mỗi kết nối cần xác định dữ liệu được chuyển, chiều cập nhật và người chịu trách nhiệm.

Hai hệ thống có thể dùng cách nhận diện khách hoặc tính doanh thu khác nhau. Hãy kiểm tra cách đối chiếu các định nghĩa đó và cách xử lý khi một lần cập nhật thất bại.

Nếu đội ngũ phải thường xuyên sửa chênh lệch, ghi lại thời gian và nguyên nhân. Đây là cơ sở để so sánh phương án sửa kết nối với phương án thay công cụ.

Mục tiêu là giảm những bước xử lý lặp lại và giúp nhân viên tìm được thông tin đúng khi cần.

Gom hệ thật sự trông như thế nào

Một bảng điều khiển chung có thể giúp tra cứu, nhưng cần biết dữ liệu bên dưới đến từ đâu và được cập nhật khi nào.

Với nền tảng dùng chung, thử cách liên kết đơn hàng, thanh toán, đặt chỗ, hội viên và hồ sơ khách. Kiểm tra quyền truy cập và khả năng truy ngược từ báo cáo đến giao dịch.

Với nhiều địa điểm hoặc pháp nhân, xác định quy tắc nào dùng chung và quy tắc nào áp dụng riêng. Thử cả cách tạo địa điểm mới, phân quyền và chia sẻ hồ sơ khách. Kế hoạch mở rộng vẫn cần cấu hình, dữ liệu, thiết bị và đào tạo. Phạm vi triển khai phụ thuộc vào những khác biệt của từng cơ sở.

Đánh giá bằng các nghiệp vụ thực tế thay vì suy đoán từ lịch sử phát triển của nhà cung cấp. Cùng một chức năng có thể hoạt động khác nhau giữa các sản phẩm và cấu hình.

Tiquo đứng chỗ nào

Tiquo tập hợp đơn hàng, thanh toán, đặt chỗ, hội viên, tài liệu, biểu mẫu, hồ sơ khách và báo cáo. Doanh nghiệp xác định những phần cần triển khai và các kết nối vẫn phải duy trì.

Việc liên kết dữ liệu có thể hỗ trợ tra cứu và giảm nhập lại. Tuy vậy, nhân viên vẫn cần kiểm tra bản ghi trùng, quyền truy cập và cách tính báo cáo; đội tài chính vẫn cần đối soát phí, hoàn tiền và tiền thực nhận. Trước khi mở rộng, thử tại phạm vi đã thống nhất và đánh giá kết quả với những người sẽ sử dụng hệ thống.

Khi bớt rời rạc thì đổi gì

Đo tác động bằng công việc của từng bộ phận, thay vì chỉ đếm số công cụ được thay thế.

Những chỉ tiêu có thể theo dõi gồm thời gian đào tạo, số lần nhập lại dữ liệu, thời gian làm báo cáo và xử lý sự cố. Xác nhận cả phần việc vẫn cần nhà cung cấp hoặc đội nội bộ hỗ trợ.

Kết quả có ích khi nhân viên hoàn thành công việc thuận tiện hơn và thông tin có thể được kiểm tra lại.

Tóm lại

Với các hệ thống đang dùng, hãy xác định vấn đề nào có thể giải quyết bằng cấu hình hoặc tích hợp tốt hơn và vấn đề nào cần thay phần mềm.

So sánh các phương án trên cùng phạm vi công việc, gồm chi phí chuyển dữ liệu, đào tạo và duy trì sau triển khai.

Bắt đầu từ những bước đang làm đội ngũ mất thời gian. Dùng chúng làm tiêu chí thử nghiệm để chọn phương án phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành.