Thay thế SevenRooms: Khi phần mềm đặt bàn bắt đầu trở thành trung tâm của mọi thứ

SevenRooms cung cấp công cụ đặt bàn, quản lý khách hàng và tiếp thị cho doanh nghiệp dịch vụ. Nếu bạn đang tìm phương án thay thế, hãy bắt đầu từ những việc nhân viên làm hằng ngày: nhận đặt chỗ, chuẩn bị đón khách, thu tiền và xem lại lịch sử phục vụ.

Với doanh nghiệp có nhiều loại dịch vụ, câu hỏi là nhân viên có đủ thông tin để phục vụ cùng một khách ở từng bộ phận hay không.

Một khách có thể đặt bàn, nghỉ tại khách sạn, dùng spa và mua hàng trong cùng một chuyến đi. Hãy kiểm tra những hoạt động nào được ghi nhận chung, dữ liệu nào đi qua tích hợp và thông tin nào nhân viên vẫn phải tìm thủ công.

Nếu chuẩn bị đón một khách đòi hỏi mở nhiều hệ thống, đó là một quy trình cụ thể để so sánh các lựa chọn.

SevenRooms thực sự làm gì

SevenRooms hỗ trợ đặt bàn, danh sách chờ, quản lý bàn, hồ sơ khách và tiếp thị. Nền tảng cũng có các tích hợp, vì vậy cần đánh giá cả chức năng có sẵn lẫn những kết nối mà doanh nghiệp định sử dụng.

Các công cụ này có thể phù hợp với nhà hàng tập trung vào đặt bàn và chăm sóc khách quen. Cho nhân viên thử tìm lịch sử khách, sửa đặt chỗ và chuẩn bị danh sách khách trước ca để đánh giá mức độ phù hợp.

Chỗ mô hình bắt đầu chịu áp lực

Khi thêm dịch vụ, doanh nghiệp cần xác định hệ thống nào phụ trách từng công việc và cách chuyển thông tin giữa các bộ phận.

Chẳng hạn, một khách sạn có nhà hàng và spa có thể cần POS, phần mềm quản lý phòng, lịch trị liệu và hệ thống hội viên. Ghi rõ phần nào nằm trong nền tảng chính, phần nào cần kết nối và ai xử lý khi số liệu không khớp.

Hồ sơ SevenRooms không nhất thiết chỉ có dữ liệu đặt bàn: các tích hợp POS và khách sạn có thể bổ sung thông tin. Phạm vi dữ liệu thực tế phụ thuộc vào hệ thống kết nối và cách thiết lập. Hãy kiểm tra bằng một hồ sơ khách có hoạt động ở nhiều dịch vụ.

Khi thiếu thông tin quan trọng, nhân viên có thể phải hỏi lại khách, còn đội tiếp thị khó chọn đúng nhóm nhận tin. Những tình huống này cho thấy rõ chi phí của việc dùng nhiều hệ thống hơn một bảng liệt kê tính năng.

Một nền tảng biết vấn đề của chính mình

Trải nghiệm sử dụng cần được thử trong điều kiện gần với ca làm thật. Cho nhân viên nhận đặt chỗ, chuyển bàn và tìm thông tin khách vào lúc có nhiều yêu cầu. Ghi lại bước nào khó hiểu và cần bao lâu để đào tạo.

Yêu cầu bản trình diễn trên điện thoại và máy tính bảng mà đội ngũ đang dùng. Đồng thời xác nhận chức năng nào có trong báo giá, chức năng nào cần trả thêm và giới hạn sử dụng của từng gói.

Với mỗi kết nối, cần biết dữ liệu được cập nhật khi nào và xử lý ra sao nếu cập nhật thất bại. Kết quả thử nghiệm này hữu ích hơn việc suy đoán hạn chế của phần mềm từ tuổi đời hoặc kiến trúc của nó.

Vấn đề thương hiệu

SevenRooms có các lựa chọn đặt chỗ mang thương hiệu doanh nghiệp. Hãy xem trang đặt bàn, email xác nhận và thông báo thực tế để biết có thể chỉnh logo, màu sắc, ngôn ngữ và nội dung đến đâu.

Nếu thương hiệu là tiêu chí quan trọng, hãy thử toàn bộ quá trình đặt bàn trên điện thoại và máy tính. Xem cả những màn hình ít gặp như lỗi thanh toán, hủy chỗ và đổi lịch.

Với Tiquo, cũng cần xem mẫu trang đặt chỗ, chương trình hội viên và bước thanh toán đã cấu hình thương hiệu. Dùng cùng tiêu chí để so sánh trải nghiệm mà khách thực sự nhận được.

Một kiểu “hiểu khách” khác

Những dữ liệu nên kiểm tra gồm lịch sử đặt bàn, lần ghé thăm, chi tiêu, ghi chú của nhân viên và phản hồi với chiến dịch. Xác định nguồn của từng loại dữ liệu và khi nào nó được cập nhật.

Nếu muốn dùng chung thông tin từ POS, hội viên, khách sạn, spa và sự kiện, hãy thử cách hệ thống nhận diện cùng một khách. Quyền xem dữ liệu cũng cần phù hợp với vai trò của từng nhân viên.

Thông tin dùng chung có ích khi nhân viên sử dụng được ngay trong công việc, chẳng hạn xem quyền lợi hội viên lúc thu tiền hoặc tìm đặt chỗ trước khi khách đến. Cần thử cả trường hợp thông tin bị thiếu hoặc chưa cập nhật.

Dấu hiệu có thể đến lúc xem phương án khác

Nên xem lại hệ thống khi nhân viên thường xuyên sao chép dữ liệu, tìm lịch sử khách ở nhiều nơi hoặc sửa bản ghi trùng trước khi lập báo cáo. Giữ lại các ví dụ này để dùng trong buổi trình diễn phần mềm mới.

So sánh tổng chi phí phần mềm, tích hợp, đào tạo và thời gian quản lý dữ liệu. Tính thêm công sức chuyển dữ liệu và thay đổi quy trình, thay vì chỉ so giá thuê bao.

Tiquo xử lý khác thế nào

Tiquo tập hợp đặt chỗ, bán hàng, thanh toán và quản lý khách hàng trong một nền tảng. Khi đánh giá, cần xác định công cụ hiện tại nào có thể thay thế và công cụ nào vẫn cần kết nối.

Tiquo hỗ trợ nhiều loại dịch vụ như nhà hàng, lưu trú, spa, hội viên và sự kiện. Các bộ phận có thể dùng chung hồ sơ khách theo cấu hình và quyền truy cập. Hãy thử những dịch vụ doanh nghiệp thực sự sẽ triển khai.

Hồ sơ khách tập hợp các hoạt động đã ghi nhận để nhân viên tra cứu. Các dự đoán về giá trị khách hàng hoặc lần mua tiếp theo chỉ là thông tin tham khảo. Social Graph giúp xem những mối quan hệ giữa khách hàng đã được lưu trong hệ thống.

Với các tài khoản kết nối đã cấu hình, Tiquo có thể chia khoản thanh toán cho nhiều bên nhận và giữ liên kết với đơn hàng. Đội tài chính vẫn cần kiểm tra phí, hoàn tiền và đối soát theo quy trình của doanh nghiệp. Tiquo cũng cho phép dùng số dư trả trước với những sản phẩm, dịch vụ đủ điều kiện.

Doanh nghiệp xác định hội viên được tích lũy và sử dụng quyền lợi ở dịch vụ hoặc chi nhánh nào. Cần thử các tình huống như dùng ưu đãi tại nhà hàng hay đổi tín dụng tại cửa hàng, để nhân viên và khách đều hiểu điều kiện áp dụng.

Với phòng nghỉ, spa, lớp học và sự kiện, hãy kiểm tra lịch, tài nguyên và điều kiện đặt chỗ của từng dịch vụ trong Tiquo. Một khách đặt nhiều dịch vụ vẫn cần tuân thủ thời gian và sức chứa của từng dịch vụ.

Mời nhân viên nhà hàng, lễ tân, spa, hội viên và tài chính cùng thử hệ thống. Mỗi bộ phận cần những thông tin khác nhau, nên quyền truy cập và cách bàn giao công việc phải được kiểm tra riêng.

Ra quyết định

Nếu hoạt động kinh doanh vượt ra ngoài nhà hàng, hãy so sánh các lựa chọn bằng cùng một danh sách công việc. Yêu cầu trình diễn, thử dữ liệu mẫu và xem kế hoạch chuyển đổi, đào tạo, hỗ trợ sau khi bắt đầu sử dụng.

Quyết định nên dựa vào khả năng đáp ứng công việc, tổng chi phí và công sức duy trì hệ thống của chính doanh nghiệp.