Thay thế OfficeRnD: Khi phần mềm workspace ổn không còn đủ

OfficeRnD cung cấp phần mềm cho không gian làm việc chung, văn phòng linh hoạt và mô hình làm việc kết hợp. Các sản phẩm của hãng hỗ trợ những việc như quản lý hội viên, đặt phòng, lập hóa đơn và phục vụ người sử dụng không gian.

Khi doanh nghiệp thêm dịch vụ ngoài chỗ làm việc và phòng họp, nhu cầu phần mềm cũng thay đổi. Cần xem chức năng nào đã có, chức năng nào cần thêm và dữ liệu sẽ đi giữa các hệ thống ra sao.

Hạn chế là chất lượng và phạm vi

Một lý do để xem xét lựa chọn khác là hoạt động kinh doanh đã thay đổi, dù hệ thống hiện tại vẫn đáp ứng việc quản lý văn phòng.

Ví dụ, một không gian làm việc chung có thể mở thêm quán cà phê, tổ chức sự kiện hoặc bán gói tập luyện. Khi đó, doanh nghiệp cần xử lý bán hàng, vé, quyền lợi hội viên và thanh toán, bên cạnh hợp đồng thuê và đặt phòng họp.

OfficeRnD tập trung vào quản lý không gian làm việc. Muốn đánh giá khả năng hỗ trợ mô hình có thêm dịch vụ, hãy xem cả sản phẩm chính, các mô-đun bổ sung và những tích hợp cần dùng.

Ma sát thường bắt đầu ở đâu

Những bất tiện thường xuất hiện trong các việc nhỏ lặp lại mỗi ngày.

Nhân viên phải tìm lịch sử khách ở nhiều nơi. Đội tài chính mất thời gian gộp doanh thu từ các nguồn. Thông tin đặt phòng, quyền ra vào và thanh toán cần nhập lại. Hãy ghi rõ những công việc này trước khi tìm phần mềm mới.

Một số nhu cầu có thể được giải quyết bằng cấu hình hoặc tích hợp hiện có của OfficeRnD. Với phần còn lại, xác định chi phí, người phụ trách và cách xử lý dữ liệu sai lệch. Số lượng công cụ tự nó không cho biết hệ thống có hiệu quả hay không.

Vì sao làm việc trong OfficeRnD thường khó hơn vẻ bề ngoài

Danh sách tính năng chỉ là bước đầu. Buổi thử nghiệm phải cho thấy nhân viên hoàn thành công việc như thế nào.

Hỏi rõ quá trình thiết lập gói hội viên, quy tắc đặt phòng và lập hóa đơn cần những bước nào. Phân công người chuẩn bị dữ liệu, cấu hình và kiểm tra; đồng thời xác nhận phạm vi đào tạo có trong báo giá.

Cho nhân viên thử đăng ký hội viên, đặt sự kiện một lần, sửa hóa đơn và dùng ứng dụng di động. Nếu cần kết nối khóa cửa hoặc phần mềm kế toán, thử cả trường hợp thông tin thay đổi và khi cập nhật thất bại.

Dùng kết quả thử nghiệm để ước tính thời gian đào tạo và hỗ trợ. Một bước khó hiểu nhưng chỉ làm một lần khác với một bước khiến nhân viên mất thời gian trong mỗi ca.

Vấn đề thương hiệu

OfficeRnD có ứng dụng và cổng hội viên có thể tùy chỉnh theo thương hiệu. Yêu cầu xem phiên bản thuộc gói dự định mua, gồm logo, màu sắc, nội dung và các màn hình mà hội viên sử dụng thường xuyên.

Thử đặt phòng, thanh toán và thay đổi thông tin tài khoản bằng điện thoại. Những màn hình đó sẽ giúp bạn đánh giá mức độ phù hợp với thương hiệu, thay vì chỉ dựa vào ảnh quảng cáo.

Khi xem Tiquo, dùng cùng tiêu chí cho trang đặt chỗ, tài khoản hội viên và bước thanh toán. Xác nhận những gì tự chỉnh được và những gì cần đội ngũ hỗ trợ.

Dấu hiệu có thể đến lúc xem phương án khác

Đáng cân nhắc thay đổi khi việc bổ sung nhà hàng, spa hoặc sự kiện khiến nhân viên phải nhập lại thông tin và ghép báo cáo thường xuyên. Những vấn đề đã ghi nhận trong vận hành là cơ sở tốt để so sánh.

Tính cả thời gian đào tạo, quản lý tích hợp và hỗ trợ khách hàng vào chi phí. Việc chuyển hệ thống cần giải quyết được những vấn đề cụ thể đủ lớn để bù cho công sức chuyển đổi.

Tiquo so sánh thế nào

Tiquo tập hợp sản phẩm, dịch vụ, đặt chỗ, biểu mẫu, hợp đồng, hội viên và thanh toán trong một nền tảng cho doanh nghiệp dịch vụ. Cách tiếp cận này phù hợp để đánh giá khi cùng một địa điểm có nhiều loại hoạt động.

Các hoạt động được ghi nhận trong Tiquo có thể liên kết với cùng hồ sơ khách: đặt bàn làm việc, mua đồ ăn, dùng spa hoặc tham dự sự kiện. CRM hiển thị lịch sử cùng các dự đoán về giá trị khách hàng và lần mua tiếp theo; dự đoán cần được xem xét trước khi sử dụng. Social Graph thể hiện những mối quan hệ đã ghi nhận giữa khách hàng và tài khoản doanh nghiệp.

Với các tài khoản kết nối đã cấu hình, Tiquo có thể chia một khoản thanh toán cho nhiều bên nhận và liên kết từng phần với đơn hàng. Tiquo cũng cung cấp số dư trả trước cho sản phẩm, dịch vụ đủ điều kiện. Nhóm khách có thể chia khoản thanh toán theo mục, tỷ lệ, phần bằng nhau hoặc số tiền tự chọn.

Doanh nghiệp có thể thiết lập quyền lợi hội viên và chương trình khách hàng thân thiết cho các dịch vụ hoặc địa điểm tham gia. Điều kiện tích lũy, sử dụng ưu đãi và đổi thẻ quà tặng cần được xác định rõ, nhất là khi có nhiều thương hiệu hoặc pháp nhân.

Tiquo hỗ trợ POS, lưu trú, đặt spa, lớp học và sự kiện cùng các hoạt động khác của địa điểm. Khi hội viên sử dụng nhiều dịch vụ, những giao dịch và đặt chỗ được ghi nhận giúp nhân viên tra cứu lịch sử chung theo quyền truy cập.

Khả năng sử dụng trên từng thiết bị cần được thử với công việc thực tế. Cho nhân viên mới làm thử các thao tác chính, rồi xác định thời gian đào tạo và loại thiết bị phù hợp cho từng bộ phận.

Báo cáo tập hợp doanh thu và hoạt động khách hàng từ các địa điểm sử dụng Tiquo. Đội ngũ có thể xem lịch sử và các dự đoán riêng biệt; cần hiểu nguồn dữ liệu và thời điểm cập nhật trước khi dùng để quyết định.

Ra quyết định

OfficeRnD là một lựa chọn để đánh giá cho không gian làm việc chung và văn phòng linh hoạt. Hãy thử những nghiệp vụ quan trọng như đặt phòng, lập hóa đơn, quản lý hội viên và quyền ra vào trong cấu hình dự định sử dụng.

Nếu doanh nghiệp có thêm nhà hàng, spa hoặc sự kiện, hãy theo dõi một lượt sử dụng nhiều dịch vụ từ đầu đến cuối. Xem thông tin yêu cầu, đặt chỗ, check-in, mua hàng, quyền lợi hội viên và thanh toán được chuyển tiếp ra sao.

So sánh Tiquo và các phương án khác trên cùng quy trình đó, cùng dữ liệu mẫu và cùng cách tính tổng chi phí. Kết quả sẽ cho thấy lựa chọn nào phù hợp với kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.