7 dấu hiệu nhà hàng đã vượt quá POS hiện tại

Hệ thống POS lúc mới mở có thể đã đáp ứng tốt nhu cầu. Khi cách kinh doanh thay đổi, hãy xem nó còn hỗ trợ những công việc hiện tại đến đâu.

Ngoài nhận món, thanh toán và in hóa đơn, nhà hàng có thể bổ sung giao hàng, phòng ăn riêng, hội viên, thẻ quà tặng hoặc sự kiện. Mỗi dịch vụ mới cần được đưa vào quy trình vận hành.

Những bất tiện nhỏ lặp lại, như nhập dữ liệu hai lần hoặc ghép báo cáo, có thể cho thấy cần điều chỉnh hệ thống. Ghi lại các ví dụ trước khi quyết định thay phần mềm.

Dưới đây là bảy tình huống đáng kiểm tra.

1. Bạn đang trả tiền cho các tích hợp vừa đắt vừa chập chờn

Liệt kê các kết nối giữa POS, đặt chỗ, CRM và tiếp thị. Với mỗi kết nối, xác định chi phí, dữ liệu được chuyển và người chịu trách nhiệm hỗ trợ.

Nếu đơn hàng hoặc thông tin khách không cập nhật đúng, ghi lại thời điểm và cách xử lý. Kiểm tra liệu nhân viên có phát hiện lỗi kịp thời và biết phải liên hệ ai không.

So sánh việc sửa kết nối hiện tại với đưa các công việc vào cùng nền tảng. Hệ thống dùng chung có thể giảm thao tác chuyển dữ liệu, nhưng vẫn cần kiểm tra chất lượng dữ liệu và phương án xử lý sự cố.

2. Bạn không nhìn được trọn khách

Một khách có thể ăn tại nhà hàng, đổi thẻ quà ở địa điểm khác và đặt phòng ăn riêng cho sinh nhật. Thử xem nhân viên có tìm được những thông tin liên quan trong phạm vi được phép truy cập không.

Khi thiếu thông tin cần thiết, nhân viên có thể phải hỏi lại khách hoặc bỏ sót quyền lợi. Đội tiếp thị cũng cần hiểu dữ liệu nào có sẵn và lựa chọn nhận tin của khách.

Nếu muốn dùng chung hồ sơ giữa các địa điểm, xác nhận cách nhận diện khách, xử lý trùng lặp và phân quyền. Đây là những yêu cầu cụ thể để đánh giá hệ thống.

3. Báo cáo nhiều điểm mất ngày thay vì vài phút

Ghi lại quy trình làm báo cáo tuần cho nhiều địa điểm: xuất dữ liệu, gộp bảng, kiểm tra cách tính và đối chiếu giao dịch. Đo thời gian của từng bước.

Xác định báo cáo nào thực sự cần cập nhật ngay và báo cáo nào có thể hoàn thành theo kỳ. Điều này giúp ưu tiên cải thiện đúng nơi thay vì yêu cầu mọi số liệu đều tức thời.

Thử báo cáo tổng hợp trên hệ thống dự kiến và đối chiếu với giao dịch mẫu. Kiểm tra định nghĩa chỉ tiêu, thời điểm cập nhật và quyền xem dữ liệu.

4. Thẻ quà và loyalty chỉ chạy một điểm

Nếu thẻ quà hoặc điểm thưởng chỉ dùng ở một số địa điểm, điều kiện cần được giải thích rõ cho khách. Hãy kiểm tra việc hạn chế đó là chủ ý của chương trình hay giới hạn của cấu hình.

Thử một giao dịch tích lũy tại địa điểm này và sử dụng tại địa điểm khác. Xem số dư được cập nhật ra sao và nhân viên có thể xử lý hoàn tiền như thế nào.

Doanh nghiệp cần quy định thương hiệu, dịch vụ và địa điểm tham gia. Việc áp dụng quyền lợi qua nhiều pháp nhân cần được cấu hình và kiểm tra riêng, thay vì mặc định mọi quyền lợi có hiệu lực ở mọi nơi.

5. Nhân viên đánh nhau với hệ nhiều hơn dùng hệ

Quan sát thao tác chuyển bàn, bàn giao đơn hàng, chia hóa đơn và giảm giá trong một ca. Những bước cần quyền quản lý có thể là kiểm soát có chủ ý; cần phân biệt chúng với thao tác thừa.

Đo thời gian và số lần nhân viên cần trợ giúp. Các ví dụ thực tế sẽ giúp xác định nên thay cấu hình, đào tạo thêm hay chọn hệ thống khác.

Yêu cầu thử bàn giao đơn đang mở, chia khoản thanh toán theo món hoặc số tiền và xử lý phí phục vụ. Làm trên thiết bị của từng bộ phận và kiểm tra quyền được cấp cho từng vai trò.

6. Bạn không bán được ngoài “phần nhà hàng”

Nếu muốn bán vé sự kiện, gói hội viên, nhận cọc phòng ăn riêng hoặc đơn đặt trước, hãy mô tả đầy đủ quy trình cho từng loại dịch vụ.

Xem công cụ hiện tại đã hỗ trợ phần nào, phần nào cần bổ sung. Tính cả công việc nhập dữ liệu, hỗ trợ khách và báo cáo sau khi có thêm dịch vụ.

Một khách có thể mua vé rồi đặt bữa tối cùng ngày. Thử xem nhân viên có thể tìm các đặt chỗ liên quan và đề xuất dịch vụ còn chỗ, phù hợp với nhu cầu và lựa chọn liên lạc của khách không.

So sánh các cách đáp ứng quy trình đó, gồm cấu hình hiện có, tích hợp và nền tảng dùng chung.

7. Thanh toán tạo thêm việc chứ không bớt việc

Đội tài chính cần đối chiếu đơn hàng, phí, hoàn tiền và tiền thực nhận. Với nhiều pháp nhân, xác định thêm thông tin cần cho phân bổ và hạch toán.

Nếu hệ thống hỗ trợ chia tiền cho nhiều bên nhận, thử bằng tài khoản và giao dịch mẫu. Số dư trả trước có thể dùng cho sản phẩm, dịch vụ đủ điều kiện; không nên coi đây là thay thế cho mọi nghiệp vụ thanh toán hoặc kế toán.

Khi đánh giá POS, đưa cả công việc sau thanh toán vào phạm vi thử nghiệm để biết phần nào vẫn cần làm thủ công.

Bước tiếp theo

Trao đổi với nhà cung cấp hiện tại bằng danh sách vấn đề đã ghi nhận. So sánh giải pháp được đề xuất với các lựa chọn khác trên cùng phạm vi công việc và tổng chi phí.

Tiquo tập hợp POS, đặt chỗ, hội viên, CRM, thanh toán, check-in, sự kiện và báo cáo. Doanh nghiệp cần thử khả năng dùng chung dữ liệu và xác nhận những kết nối còn phải giữ lại.

Quyết định nên dựa vào công việc cần cải thiện, kết quả thử nghiệm và kế hoạch chuyển đổi. Hệ thống phù hợp là hệ thống đáp ứng được cách nhà hàng thực sự vận hành.