Otelcilik operasyonlarını acı veren bir göç olmadan nasıl birleştirirsiniz?

Rezervasyon, satış ve üyelik için farklı araçlar kullanıyorsanız bunları birleştirmek günlük işleri kolaylaştırabilir. Geçişin kendisi ise dikkatli planlama gerektirir.

Müşteri geçmişi, açık rezervasyonlar ve bakiyeler korunmalı; personel yeni araçları kullanabilmelidir. Bu yüzden önce aktarılacak kayıtları, etkilenecek ekipleri ve devam etmesi gereken hizmetleri belirleyin.

Mevcut düzende tekrar veri girişi veya elle hazırlanan raporlar varsa bunların iş yükünü ölçün. Böylece geçişin hangi sorunu çözmesini beklediğiniz açık olur.

Beklemek bazı maliyetleri artırabilir, ancak hazırlıksız geçiş de risk taşır. Zamanlamayı veri kalitesi, sözleşmeler, yoğun dönemler ve ekibin kapasitesi üzerinden değerlendirin.

Kesintisiz veya zahmetsiz geçiş vaatleri yerine sorumluları, testleri ve geri dönüş adımlarını içeren bir plan isteyin.

Göçlerin çoğu neden ters gider?

Tek bir hafta sonunda bütün sistemleri değiştirmek bazı işletmeler için uygun olabilir. Ancak veri aktarımı, eğitim ve kabul testleri önceden tamamlanmamışsa sorunları canlı kullanım sırasında çözmek zorunda kalabilirsiniz.

Planlamada özellikle üç alanı ele alın.

İlki personelin hazırlığıdır. Ekipler yeni sistemde günlük işlemlerini ve sık karşılaşılan istisnaları deneyebilmelidir. Eğitim için yeterli zaman ayırın ve geçiş sırasında destek verecek kişileri belirleyin.

İkincisi veri aktarımıdır. Farklı araçlardaki alanları eşleştirin, yinelenen kayıtları inceleyin ve aktarım sonuçlarını kaynaklarla karşılaştırın. Hatalı eşleştirmeleri geri alabilmek için kaynak kayıtları koruyun.

Üçüncüsü operasyonun temposudur. Yoğun bir resepsiyonla daha az talep alan etkinlik ekibinin uygun geçiş tarihleri farklı olabilir. Her ekibin iş yükünü ve bağımlılıklarını dikkate alın.

Daha iyi yaklaşım: aşamalı birleştirme

Aşamalı geçişte bir işlev veya lokasyonla başlanır. Pilotun sonuçları incelendikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Bu yöntem sorunları daha küçük bir kapsamda görmeye yardımcı olabilir. Buna karşılık eski ve yeni araçları bir süre birlikte çalıştırmak ek yönetim gerektirir. Geçici bağlantıları ve kayıtların hangi sistemde tutulacağını önceden belirleyin.

İlk hazırlıklardan biri veri envanteridir. Müşteri kayıtları, açık rezervasyonlar, bakiyeler ve işlem geçmişinden hangilerinin taşınacağını kararlaştırın. Örnek aktarım yapın; toplamları, bağlantıları ve erişim yetkilerini kontrol edin.

Pilot için etkisi ölçülebilen ve gerektiğinde geri dönülebilen bir alan seçin. Bu bir lokasyondaki POS olabilir, ancak ödeme ve servis risklerini ayrıca değerlendirin. Her işletme için aynı başlangıç noktası uygun değildir.

Sonraki aşamaların sırasını rezervasyonlar, üyelikler, girişler ve finans arasındaki bağımlılıklara göre belirleyin. Her aşamada veri paylaşımını ve mevcut bağlantıları yeniden test edin.

Birleştirme ortağında nelere bakmalı?

Sağlayıcının aşamalı geçişi nasıl desteklediğini sorun. Ürünlerin aynı markayı taşıması, kayıtları aynı şekilde kullandıkları anlamına gelmeyebilir; bunu örnek işlemlerle kontrol edin.

Değerlendirmede şu konuları netleştirin.

Müşteri, rezervasyon, sipariş ve ödeme kayıtlarının birbiriyle ilişkisini inceleyin. Bir kaydı değiştirdiğinizde diğer ekranlarda ne olduğunu ve aktarım hatalarının nasıl görüldüğünü test edin.

Birden fazla şirket üzerinden çalışıyorsanız ödeme dağılımı, faturalama ve raporlamayı kendi yapınızla deneyin. Finans ekibinin yapacağı kontrolleri plana dahil edin.

Personelin kullanacağı terminal, tablet ve telefonları belirleyin. İşletim sistemi, yazıcı ve ödeme donanımı uyumluluğunu doğrulayın.

Mevcut iş akışlarınızın hangilerinin korunacağını, hangilerinin değişeceğini açıklığa kavuşturun. Yapılandırılabilen bir sistemde de eğitim ve süreç güncellemesi gerekebilir.

Tiquo birleştirmeyi nasıl ele alıyor?

Tiquo müşteri kayıtları, rezervasyonlar, siparişler, üyelikler, ödemeler ve raporlamayı bir araya getirir. Geçiş planında kullanılacak işlevleri ve mevcut PMS dahil gerekli bağlantıları belirleyin.

Tiquo’ya veri aktarımının kapsamı kaynak sistemlere ve kararlaştırılan hizmetlere bağlıdır. Aktarılacak alanları, yinelenen kayıtların nasıl ele alınacağını ve kabul ölçütlerini yazılı hale getirin. Örnek aktarımı onaylamadan tüm kayıtları taşımayın.

Ekipleri kendi görevleri üzerinden eğitin. Restoran çalışanı sipariş ve ödeme işlemlerini, etkinlik ekibi talep ve rezervasyon adımlarını denesin. Yetkileri ve ekipler arası kayıt paylaşımını birlikte kontrol edin.

Mevcut cihazların kullanılabilmesi uyumluluğa bağlıdır. Tarayıcı, işletim sistemi, yazıcı ve ödeme cihazlarını pilot sırasında deneyin; gerekiyorsa donanım değişimini bütçeye ekleyin.

Ödeme dağılımlarını finans ekibiyle doğrulayın. Sipariş, fatura, iade ve banka hareketlerinin nasıl izleneceğini belirleyin. Otomasyon, geçiş sonrasında yapılacak mutabakat kontrollerinin yerini tutmaz.

Beklemenin gerçek maliyeti

Mevcut araçlarla devam etmenin maliyetini de hesaplayın. Tekrar veri girişi, rapor hazırlama ve bağlantı bakımı için harcanan zamanı somut kayıtlarla ölçün.

Bu maliyeti geçiş, eğitim ve yeni sistemin devam eden giderleriyle karşılaştırın. Tahmini tasarrufun hangi koşullara bağlı olduğunu belirtin.

Sonraki adım, sınırları ve başarı ölçütleri belli bir pilot olabilir. Sonuçları değerlendirin; kapsamı ancak kayıtlar, iş akışları ve ekipler hazır olduğunda genişletin.