Kako združiti gostinsko obratovanje brez boleče migracije

Menjava sistemov v gostinstvu zahteva pripravo. Med prenosom podatkov morajo rezervacije, naročila in delo z gosti še naprej potekati.

Ekipa pozna obstoječa orodja, podatki pa so lahko razpršeni med blagajno, rezervacijami in članstvi. Pred prehodom je treba določiti, kaj se prenese, kdo preveri rezultate in kako boste obravnavali morebitne težave.

Če spremembo odložite, zabeležite delo, ki ga zaradi sedanje ureditve še naprej opravljate ročno. Tako lahko strošek prehoda primerjate z dejanskim stroškom ohranitve sistema.

Obseg prenosa se lahko poveča z novimi lokacijami in podatkovnimi viri. Reden pregled podatkov in postopkov pomaga tudi, če selitve še ne načrtujete.

Postopna uvedba omogoča, da spremembe preizkusite v manjšem obsegu. Uspeh je odvisen od priprave, sodelovanja ekip in jasnih meril za naslednji korak.

Zakaj večina migracij pade

Enkraten preklop vseh sistemov je lahko zahteven, če pred njim ni dovolj preizkusov in usposabljanja. Datum uvedbe mora slediti pripravljenosti, ne obratno.

Posebej preverite tri področja.

Prvo je delo ljudi. Zaposleni morajo znati opraviti običajne naloge, prepoznati napako in poiskati pomoč, preden začnejo sistem uporabljati z gosti.

Drugo so podatki. Uskladite formate, identifikatorje in podvojene profile. Na vzorcu preverite, ali so rezervacije, naročila in plačila povezani s pravimi strankami.

Tretje so razlike med ekipami. Recepcija, strežba in organizatorji dogodkov imajo različne obremenitve ter postopke. Termine prehoda prilagodite njihovemu delu.

Boljši pristop: postopno združevanje

Pri postopnem pristopu uvedete izbrano funkcijo ali lokacijo, preverite delovanje in šele nato nadaljujete.

Za vsako fazo določite obseg, odgovorne osebe in merila uspeha. V načrt vključite tudi začasno sodelovanje starih ter novih orodij.

Podatke preglejte pred selitvijo. Določite, katere zapise potrebujete v novem sistemu in katere lahko arhivirate. Popravite podvojene profile ter preizkusite uvoz, preden spreminjate vsakodnevno delo.

Za prvi pilot izberite področje, kjer lahko rezultat dobro preverite in obvladate tveganje. To je lahko ena blagajna ali rezervacijski postopek; izbira je odvisna od vašega poslovanja.

Nato postopoma vključujte prihode, članstva, dogodke in hotelske funkcije. Pred vsako fazo preverite skupne podatke, preostale povezave in pripravljenost ekipe.

Kaj iskati pri partnerju za združitev

Pri ponudniku preverite, kako moduli izmenjujejo podatke in kako podpira postopno uvedbo. Skupna blagovna znamka sama po sebi ne pove, kako so izdelki povezani.

Pri primerjavi vključite naslednje zahteve.

Preizkusite skupne profile in povezane zapise. Naročilo iz blagajne mora biti mogoče povezati s stranko, plačilom in potrebnim poročilom.

Če poslujete prek več pravnih oseb, vključite razporeditev plačil, račune in vračila. Finančna ekipa naj potrdi, da so poročila ustrezna.

Preverite obstoječe terminale, tablice, telefone in priključene naprave. Združljivost določite po posamezni funkciji.

Nastavitve prilagodite dogovorjenim postopkom. Kjer se način dela spremeni, to vključite v navodila in usposabljanje.

Kako Tiquo obravnava združitev

Tiquo združuje blagajno, rezervacije, vstopnice, članstva, prihode, CRM, dogodke, hotelske funkcije, plačila in poročila. Te funkcije uporabljajo povezane zapise o strankah in naročilih.

Pri načrtovanju prenosa v Tiquo popišite podatkovne vire in uskladite polja. Uvoz ter združevanje podvojenih profilov preverite na vzorcu, preden potrdite celoten prenos.

Posamezne funkcije lahko uvajate po ekipah. Osebje potrebuje usposabljanje za svoje naloge in ustrezne dostopne pravice; skupne podatke preverjajte na prehodih med oddelki.

Obstoječo opremo obdržite, kjer podpira potrebne funkcije Tiqua. Pred uvedbo preizkusite tudi tiskalnike, plačilne terminale in druge povezane naprave.

Pri ustrezno nastavljenih povezanih računih Tiquo razporedi plačilo med prejemnike in ohrani povezavo z naročilom. Finančna ekipa mora potrditi nastavitve, preizkusiti vračila in pregledati poročila.

Pravi strošek odlašanja

Pri odločitvi upoštevajte čas za ročne prenose, popravljanje podatkov in pripravo poročil. Te stroške zberite po ekipah in lokacijah.

Primerjajte jih s ponudbo za uvedbo, usposabljanjem in prehodnim obdobjem. V izračunu ločite izmerjene stroške od pričakovanih prihrankov.

Izberite obseg in čas prehoda, ki ju lahko ekipa izvede ter preveri. Naslednjo fazo začnite, ko prejšnja zanesljivo podpira vsakodnevno delo.