Den skjulte prisen på å kjøre et gammelt PMS i en hotellportefølje

Lisensfakturaen viser hva dere betaler leverandøren. For å vurdere hotelladministrasjonssystemets samlede kostnad må dere også se på arbeidet det krever.

Ta med avstemming, vedlikehold av integrasjoner, opplæring og sammenstilling av rapporter. Tapte salgsmuligheter kan være relevante, men bør behandles som usikre anslag med tydelige forutsetninger.

I en hotellgruppe kan samme oppgave gjentas mange steder. Kartlegg derfor både tiden per hotell og arbeidet som utføres sentralt.

Avstemmingsskatten

Følg en månedsavslutning fra uttrekk til ferdig rapport. Noter hvor tallene for rom, servering, spa og arrangementer hentes fra, og hvilke kontroller og justeringer som gjøres.

Registrer faktisk tidsbruk og hvem som deltar. Skill ordinær økonomikontroll fra arbeid som skyldes manglende eller feilaktige overføringer mellom systemene.

Noter også når rapportene er klare og hvilke beslutninger som må vente. Hvis forsinkelser har en kostnad, beskriv konkrete tilfeller fremfor å anta at alle senere beslutninger gir tap.

Tiquo knytter bookinger, ordrer og betalinger til felles poster. For konfigurerte tilknyttede kontoer beholdes betalingsfordelingen sammen med ordren. Dette kan redusere arbeidet med å matche data, men økonomiteamet må fortsatt kontrollere avvik og oppgjør.

Kostnaden ved å holde integrasjoner i live

Lag en oversikt over koblinger til blant annet bookingkanaler, prisverktøy, kasse, spa, kundedata, betaling, regnskap og renhold. Oppgi eier, kostnad og hvilke opplysninger hver kobling overfører.

Se på faktiske feil fra en valgt periode. Hvor ofte stoppet en overføring, hvor raskt ble den oppdaget, og hvor mye tid gikk med til å rette og kontrollere data?

For flere hoteller bør dere skille felles integrasjoner fra lokale oppsett. Antallet koblinger alene sier lite om kostnaden; kompleksitet, feilrate og ansvarsfordeling er også viktige.

En felles plattform kan samle noen av oppgavene og redusere antallet overføringer. Vurder samtidig hvilke eksterne systemer som må beholdes, og hvordan de fortsatt skal følges opp.

Hullet i kundeinnsikt

Tenk på en gjest som har bodd flere ganger på hotellet i London og senere bestiller et opphold i Edinburgh. Hvilken relevant historikk kan resepsjonen der se, og har den tilgang til å bruke den?

Kontroller om kundeprofilene er lokale, felles eller knyttet sammen gjennom et annet system. Test duplikater, endrede kontaktopplysninger og tilganger på tvers av hotellene.

Vurder hvilke konkrete oppgaver som blir enklere med felles data, for eksempel å finne et registrert ønske eller et gjeldende medlemskap. Inntekts- og lojalitetseffekter må måles eller behandles som antakelser.

Registrerte forbindelser mellom gjester og bedrifter kan gi bedre oversikt over gruppeopphold og avtaler. Avklar hvilke data som trengs og hvordan bruken begrenses til relevante roller.

Tiquo kan vise anslag på kundens livstidsverdi og neste kjøp sammen med historisk aktivitet. Bruk intervallene som usikre innspill i vurderingen av kundegrupper og oppfølging.

Krysssalgsinntekten du aldri tar inn

Hoteller med restaurant, spa og arrangementer kan ha relevante tilbud til samme gjest. Kartlegg hvor i booking- og besøksforløpet disse tilbudene vises i dag.

Se på om personalet finner riktige priser og ledige tider, og om gjesten må registrere seg på nytt for å bestille. Dette er forhold dere kan teste og forbedre.

Automatiske tilbud kan vises i støttede booking- og gjesteforløp. Kontroller relevans, tilgjengelighet og kommunikasjonspreferanser før dere aktiverer dem.

Beregn mulig effekt med flere scenarioer, og skill omsetning fra fortjeneste. Kontroller resultatene etter en prøveperiode før dere legger forventet tilleggssalg inn som en varig besparelse.

Tidstyven for personalet

Observer en vanlig vakt og noter hvilke oppgaver som krever at medarbeideren går til en bestemt arbeidsstasjon eller ber en annen avdeling om opplysninger.

Det kan være en resepsjonsleder som trenger ankomstlisten i lobbyen, eller en arrangementskoordinator som vil åpne en forespørsel på telefonen. Beskriv oppgaven og hvor den skal utføres.

Mål tidsbruken for et utvalg oppgaver. Test deretter om en annen enhet eller et endret oppsett faktisk sparer tid uten å øke feilene.

Tiquo støtter arbeid på ulike enheter, men funksjonene må prøves på utstyret dere planlegger å bruke. Ta med maskinvare, nettverk og opplæring i vurderingen.

Prisen på stive arbeidsflyter

Et byhotell og et feriested kan ha forskjellige rutiner for opphold, servering og arrangementer. Samtidig trenger hotellgruppen sammenlignbare tall.

Beskriv hvilke regler som skal være felles og hvilke som må variere lokalt. Ta med innsjekking, priser, rapportkategorier og gjestens bookingforløp.

Test om lokale innstillinger kan beholdes samtidig som rapportene bruker et felles grunnlag. Dokumenter hvordan endringer godkjennes og hvem som vedlikeholder oppsettet.

Når du summer det

Sett lisens, tillegg, integrasjoner, maskinvare, opplæring og løpende arbeid i samme oversikt. Bruk målte timer der de finnes, og merk usikre estimater tydelig.

Sammenlign videreføring, forbedring av dagens oppsett og overgang til en ny plattform. Et bytte har egne kostnader til dataflytting, testing, eventuell parallell drift og oppfølging etter oppstart.

Tiquo samler hotelldrift, kasse, booking, kundedata, medlemskap, arrangementer, betalinger og analyse. Det kan redusere noen separate systemer. Hvilken effekt det gir hos dere, må vurderes mot det konkrete oppsettet og innføringsplanen.

Velg noen mål dere kan følge opp, som tid til månedsavslutning eller antall manuelle overføringer. Da kan dere kontrollere om endringen ga den forventede nytten.