7 tegn på at restauranten din har vokst fra POS-et dere bruker

Kassen som passet ved oppstart, kan fortsatt fungere godt. Men flere lokasjoner, nye tilbud og endrede betalingsbehov kan gjøre det nødvendig å se på oppsettet igjen.

En restaurant kan for eksempel legge til takeaway, gavekort, medlemskap eller private arrangementer. Da må flere arbeidsoppgaver og opplysninger henge sammen enn da virksomheten bare tok imot ordrer og betaling ved bordet.

Problemene viser seg ofte som gjentatte små oppgaver: opplysninger som må kopieres, regninger som er vanskelige å rette eller rapporter som må bygges manuelt.

Her er sju forhold det er verdt å undersøke.

1. Du betaler for integrasjoner som knapt fungerer

Kartlegg koblingene mellom kasse, booking, kunderegister og markedsføring. Noter hva de koster, hvilke opplysninger de deler og hvem som har ansvar for feil.

Se på faktiske avvik: manglende ordrer, doble registreringer eller forsinkede oppdateringer. Hvor ofte skjer det, og hvor lang tid tar det å oppdage og rette?

Vurder om bedre oppsett eller tydeligere ansvar kan løse problemet. En felles plattform kan redusere antallet koblinger, men bør testes mot de samme arbeidsoppgavene.

2. Du ser ikke hele bildet av kundene

En stamgjest kan spise på én restaurant, bruke gavekort på en annen og bestille et privat selskap. Undersøk hvor disse opplysningene finnes og om de kan knyttes til samme person.

Manglende historikk kan føre til at personalet ber om opplysninger som allerede er registrert, eller at gjesten får lite relevante tilbud. Samle konkrete eksempler fra driften.

Definer hva hver rolle trenger å se. En felles profil er nyttig når den gir relevante opplysninger og har riktige tilgangsbegrensninger.

3. Rapportering på tvers av steder tar dager i stedet for minutter

Mål tiden det tar å hente tall fra lokasjonene og lage ukes- eller månedsrapporten. Skill nødvendige økonomikontroller fra arbeid med å rette formater og manglende overføringer.

Noter når rapporten er klar og hvilke spørsmål dere ikke kan besvare med den. Det gir et konkret grunnlag for å vurdere forbedringer.

Be leverandøren vise de rapportene dere trenger, med filtre for lokasjon, periode og inntektstype. Kontroller at tallene kan spores tilbake til ordrene.

4. Gavekort og lojalitet fungerer bare på ett sted

Hvis gjester ofte spør hvorfor et gavekort eller en fordel ikke kan brukes på en bestemt lokasjon, bør dere undersøke om reglene er tydelige og oppsettet er riktig.

Avklar om begrensningen skyldes en bevisst regel, selskapsstrukturen eller systemet. Ikke alle fordeler skal nødvendigvis gjelde overalt.

Test reglene dere faktisk ønsker: utstedelse, opptjening, innløsning og refusjon på tvers av aktuelle steder. Økonomiteamet må også kunne følge beløpene.

5. Folk bruker mer tid på å kjempe mot systemet enn å bruke det

Observer en travel vakt. Se hvordan personalet flytter en ordre, overtar en åpen regning, deler betaling og retter en feil. Noter hvor de må vente eller be om hjelp.

Gjentatte forsinkelser kan gi mye ekstra arbeid over tid. Mål noen representative oppgaver før dere vurderer en annen løsning.

Prøv de samme oppgavene i et alternativt oppsett på utstyret dere vil bruke. Behold godkjenninger og tilgangskontroller der de er nødvendige; målet er å gjøre arbeidet tydelig og gjennomførbart.

6. Du kan ikke selge utover restauranten

Billetter, medlemskap, forskudd for selskaper og forhåndsbestilt takeaway har andre krav enn et vanlig restaurantkjøp. Beskriv hva hvert tilbud trenger av booking, betaling og oppfølging.

Kartlegg hvilke verktøy som må legges til og hvordan data skal deles. Ta med både abonnementer og tiden som trengs til administrasjon.

Test et forløp med flere tjenester, for eksempel en arrangementsbillett og en middagsreservasjon. Undersøk om kunden kan gjenkjennes og om personalet finner de relevante opplysningene.

Vurder deretter om dagens kasse med gode koblinger dekker behovet, eller om flere av oppgavene bør samles.

7. Betaling skaper mer arbeid, ikke mindre

Følg betalinger fra ordre til oppgjør og regnskap. Ta med delbetalinger, tips, refusjoner og eventuelle fordelinger mellom selskaper. Noter hvor arbeidet stopper opp.

Automatisk betalingsfordeling krever riktig oppsett av kontoer og mottakere. Kontroller fakturaer og rapporter med økonomiteamet. Hvis dere tilbyr forhåndsbetalt saldo i Tiquo, må også innbetalinger, bruk og refusjoner kunne følges.

Be leverandøren demonstrere de vanskelige tilfellene. Et system bør gi dere et tydelig grunnlag for kontroll, også når en betaling må korrigeres senere.

Hva som kommer etterpå

Ta funnene til dagens leverandør og avklar hva som kan forbedres. Sammenlign dette med et nytt oppsett, inkludert kostnader til import, testing, utstyr og opplæring.

Tiquo samler kasse, booking, medlemskap, kundedata, betalinger, innsjekking, arrangementer og rapporter. Dersom plattformen er aktuell, bruk de dokumenterte problemene deres som utgangspunkt for demonstrasjonen.

Velg noen mål for endringen, som mindre tid til avstemming eller færre doble registreringer. Følg dem opp etter innføringen for å se om løsningen hjelper i praksis.