Il costo nascosto di tenere un PMS legacy su tutto il portfolio alberghiero

La fattura del PMS mostra il costo della licenza. Per capire quanto costa gestire il sistema in un gruppo alberghiero, devi aggiungere il lavoro svolto da finanza, IT e personale delle strutture.

Non tutti questi costi dipendono dal software e una migrazione non li elimina automaticamente. Raccogli esempi e tempi effettivi per distinguere i problemi tecnici da quelli di configurazione, formazione o processo.

La tassa della riconciliazione

Segui una chiusura mensile. Annota quali dati arrivano da PMS, POS, spa ed eventi, quali vengono esportati e quali richiedono correzioni. Separa la normale verifica contabile dal lavoro necessario per ricostruire informazioni mancanti.

Se una struttura impiega un giorno o due, non moltiplicare subito quel tempo per tutte le altre. Alcune attività sono centralizzate, altre dipendono dalle entità legali o dai servizi presenti. Misura un campione rappresentativo delle sedi.

Registra anche quando i numeri diventano disponibili. Se il consolidato arriva dopo due settimane, verifica quali decisioni dipendono da quel ritardo e quali possono già essere prese con report operativi aggiornati.

Tiquo collega prenotazioni, ordini, pagamenti e abbonamenti. Per gli account collegati configurati, le assegnazioni dei pagamenti restano associate all’ordine. Questo può ridurre gli abbinamenti tra sistemi, ma richiede comunque controlli su accrediti, commissioni e differenze.

Il carico della manutenzione delle integrazioni

Elenca channel manager, gestione dei ricavi, POS, prenotazioni spa, CRM, marketing, pagamenti, contabilità e strumenti delle camere. Per ogni collegamento, indica responsabile, costo, dati scambiati e incidenti registrati.

Come esempio di inventario, dieci collegamenti in ciascuno di venti hotel possono produrre duecento configurazioni da verificare. Non sono necessariamente duecento sviluppi indipendenti: alcuni collegamenti possono essere condivisi o gestiti centralmente.

Misura le ore di manutenzione e risoluzione dei problemi. Distingui aggiornamenti programmati, errori nei dati e interruzioni, invece di attribuire lo stesso rischio a tutte le integrazioni.

Una piattaforma che riunisce più funzioni può ridurre il numero di collegamenti esterni. Mantiene però dipendenze e costi di gestione propri. Nel confronto, verifica anche come esportare i dati e cosa succede durante un’interruzione.

Il buco sull'intelligence cliente

Immagina un ospite che soggiorna tre volte a Londra e, sei mesi dopo, prenota a Edimburgo. La reception della seconda struttura può trovare il profilo corretto e le informazioni utili, secondo le autorizzazioni previste?

Prova il caso nel sistema attuale. Controlla identificativi, duplicati, consensi e regole di condivisione tra società. Un CRM centrale può risolvere il problema se i dati arrivano e sono accessibili nei flussi di lavoro.

Tiquo offre profili condivisi e viste del gruppo. Il Social Graph mostra le relazioni registrate tra clienti e account aziendali. Le stime del valore futuro e del prossimo ordine affiancano lo storico, ma devono essere valutate dal team.

Il cross-sell che non incassi mai

Se vuoi proporre spa, ristorazione o eventi agli ospiti, verifica prima disponibilità, destinatari e modalità di prenotazione. Dati condivisi possono facilitare la proposta, ma non dimostrano che il cliente acquisterà.

Confronta risultati prima e dopo una prova, considerando numero di ospiti, prezzi, stagionalità e margine dei servizi. Evita di contare come ricavo aggiuntivo un acquisto che sarebbe avvenuto comunque.

Il personale che perde tempo col sistema

Segui una giornata del personale: arrivi controllati nella hall, richieste per eventi consultate dal telefono, tavoli gestiti da un tablet. Registra i casi in cui occorre tornare a una postazione fissa e perché.

Prova questi flussi sui dispositivi supportati da ogni fornitore. Le funzioni disponibili possono variare per sistema operativo, hardware e accessori. Nel costo includi gli eventuali dispositivi da sostituire.

Il costo dei flussi rigidi

Un hotel urbano, un resort e una struttura per soggiorni lunghi possono avere procedure diverse. Definisci quali impostazioni devono restare locali e quali dati devono seguire regole comuni.

Controlla categorie di ricavo, imposte, rimborsi, date e valute. La flessibilità delle sedi è utile solo se la direzione sa interpretare i confronti del gruppo.

Sommare tutto

Per il sistema attuale, somma licenze, servizi, manutenzione e lavoro interno misurato. Per l’alternativa, aggiungi migrazione, importazioni di prova, formazione e gestione del passaggio. Tieni separate le spese certe e i benefici ancora da verificare.

Tiquo riunisce PMS, POS, prenotazioni, CRM, abbonamenti, eventi, pagamenti e report nei flussi concordati. Il progetto può anche mantenere collegamenti con strumenti specialistici. La convenienza dipende da quali passaggi sostituisce e da come funziona nella tua struttura.

Usa una prova su alcune sedi per confrontare tempi di chiusura, gestione degli errori e lavoro quotidiano. Questi risultati rendono la decisione più solida di un confronto limitato al prezzo della licenza.