Biaya tersembunyi menjalankan PMS lawas di portofolio hotel

Biaya lisensi PMS mudah ditemukan pada tagihan. Waktu yang dihabiskan staf untuk mendukung sistem sering belum dihitung.

Catat pekerjaan di luar tagihan: mencocokkan laporan, memindahkan data, memperbaiki koneksi, dan membantu staf menyelesaikan tugas. Gunakan catatan tersebut untuk menilai biaya keseluruhan.

Pada beberapa properti, tugas yang sama dapat berulang di tiap lokasi. Pisahkan pekerjaan lokal dari pekerjaan pusat agar perhitungannya tidak dihitung dua kali.

Pajak rekonsiliasi

Petakan proses tutup buku. Catat sumber laporan kamar, restoran, spa, dan acara, lalu identifikasi penyesuaian yang diperlukan sebelum angka dapat digunakan oleh tim keuangan.

Sebagai ilustrasi, proses yang memakan satu atau dua hari per hotel perlu ditinjau kembali pada portofolio sepuluh atau dua puluh properti. Ukur waktu yang benar-benar digunakan dan periksa apakah pekerjaan dapat digabungkan di tingkat grup.

Keterlambatan laporan juga perlu dinilai. Jika laporan baru selesai dua minggu setelah periode berakhir, tentukan keputusan mana yang tertunda dan informasi sementara yang masih dapat digunakan.

Tiquo mengaitkan reservasi, pesanan, dan pembayaran dengan catatan operasional. Pada akun terhubung yang dikonfigurasi, alokasi pembayaran dapat ditelusuri ke pesanan. Hubungan ini membantu pemeriksaan, tetapi tidak menghapus pekerjaan pembukuan dan penanganan pengecualian.

Beban pemeliharaan integrasi

Jika sebuah PMS terhubung ke delapan sampai lima belas aplikasi, buat inventaris koneksinya. Contohnya dapat mencakup distribusi kamar, POS, akuntansi, spa, dan komunikasi tamu. Jumlah sebenarnya harus dihitung dari sistem Anda.

Setiap koneksi memerlukan pengaturan dan penanggung jawab. Periksa pemantauan kegagalan, pengujian setelah perubahan API, serta cara memperbaiki catatan yang tertinggal.

Sebagai contoh, sepuluh koneksi di masing-masing dua puluh properti berarti dua ratus konfigurasi yang perlu ditinjau. Sebagian mungkin dikelola bersama; jangan langsung menganggap semuanya membutuhkan pekerjaan terpisah. Hitung beban pemeliharaan yang nyata.

Menggabungkan beberapa pekerjaan dalam satu platform dapat mengurangi jumlah koneksi. Namun, platform tersebut tetap memerlukan pemeliharaan, pengujian, dan penanganan gangguan. Bandingkan beban kerja keseluruhan, bukan hanya jumlah aplikasinya.

Jarak intelijen pelanggan

Bayangkan tamu yang pernah menginap tiga kali di London memesan kamar di Edinburgh enam bulan kemudian. Periksa apakah informasi kunjungan dan preferensi yang relevan tersedia bagi staf di lokasi kedua.

Ketersediaan informasi bergantung pada pengaturan profil, pencocokan identitas, dan izin berbagi data. Tinjau konfigurasi yang digunakan sebelum menganggap masalah berasal dari usia atau merek PMS.

Ukur dampaknya melalui pekerjaan layanan: waktu mencari catatan, permintaan yang terlewat, atau informasi yang harus diminta lagi kepada tamu. Batasi akses data sesuai kebutuhan dan persetujuan yang berlaku.

Catatan hubungan antara tamu, rombongan, dan akun perusahaan dapat membantu memahami kunjungan. Periksa sumber hubungan serta cara memperbaiki pencocokan yang salah.

Tiquo menampilkan perkiraan nilai pelanggan dan waktu pesanan berikutnya bersama aktivitas sebelumnya. Perkiraan tersebut dapat membantu peninjauan, tetapi hasilnya tidak pasti.

Pendapatan cross-sell yang tidak pernah Anda tangkap

Untuk hotel dengan spa, restoran, dan acara, periksa bagaimana tamu menemukan serta memesan layanan tambahan. Catat bagian yang memerlukan petugas mencari informasi di tempat lain.

Rekomendasi staf tetap berguna. Sistem dapat membantu dengan menampilkan informasi yang relevan, seperti ketersediaan perawatan atau reservasi yang sudah dimiliki tamu.

Jika menggunakan penawaran otomatis, tentukan pemicu, preferensi komunikasi, dan cara mengukur hasilnya. Uji penawaran pada alur pemesanan atau portal yang benar-benar digunakan.

Ukur pembelian tambahan dan biaya kampanye sebelum menyimpulkan dampak pendapatan. Bandingkan periode atau kelompok yang sesuai, serta pisahkan hasil yang terukur dari perkiraan.

Hilangnya produktivitas staf

Tinjau tempat staf menjalankan tugasnya. Sebagian pekerjaan dilakukan di meja, sedangkan tugas lain perlu diselesaikan saat bergerak di properti.

Manajer mungkin perlu memeriksa kedatangan di lobi, koordinator acara melihat permintaan pelanggan melalui ponsel, dan tim pusat membandingkan laporan dari lokasi lain. Gunakan tugas tersebut dalam pengujian perangkat.

Catat pekerjaan yang mengharuskan staf kembali ke terminal. Cari tahu apakah penyebabnya adalah izin akses, keterbatasan perangkat, atau fungsi yang belum tersedia.

Uji fungsi pada perangkat yang diperlukan setiap tim. Periksa koneksi, ukuran layar, serta dukungan aplikasi sebelum menghitung manfaat penggunaan seluler.

Biaya alur kerja kaku

Hotel butik, resor, hotel konferensi, dan penginapan jangka panjang memiliki kebutuhan berbeda. Tentukan aturan bersama untuk laporan dan pengaturan yang tetap perlu disesuaikan per properti.

Periksa alur kedatangan, perubahan reservasi, dan pembayaran dengan contoh dari setiap jenis properti. Catat penyesuaian yang membutuhkan pengembangan atau pekerjaan manual.

Pengaturan lokal dapat berjalan bersama standar pelaporan grup jika pemetaan serta definisi datanya jelas. Uji hasilnya sebelum menerapkan perubahan di semua properti.

Jumlahkan semuanya

Jumlahkan langganan, perangkat, koneksi, pemeliharaan, pelatihan, dan pekerjaan manual. Pisahkan biaya rutin dari biaya satu kali serta manfaat yang sudah terukur dari harapan penghematan.

Gunakan perhitungan per properti dan tingkat grup untuk membandingkan pilihan. Tambahkan biaya serta waktu migrasi jika mempertimbangkan perpindahan.

Tiquo mengelola beberapa pekerjaan hotel, termasuk reservasi, POS, CRM, keanggotaan, acara, pembayaran, dan laporan. Uji apakah cakupan tersebut mengurangi pekerjaan yang telah Anda ukur dan koneksi apa yang tetap diperlukan.

Keputusan akan lebih jelas jika biaya saat ini, biaya perubahan, dan manfaat yang diharapkan dapat ditelusuri ke pekerjaan nyata.