7 znakova da je tvoj restoran prerastao trenutni POS

POS koji si odabrao pri otvaranju možda i dalje dobro služi restoranu. No nakon uvođenja novih usluga vrijedi provjeriti gdje osoblje gubi vrijeme i koje podatke mora unositi više puta.

Uz narudžbe i plaćanja restoran može uvesti dostavu, drugu lokaciju, članstva ili privatne večere. Poklon bonovi i događaji također donose nove zahtjeve za naplatu i evidenciju.

Problemi se često vide u svakodnevnom radu: ponovljeni unos, ručno spajanje izvještaja ili postupak koji zna obaviti samo jedna osoba.

Sljedećih sedam primjera može ti pomoći procijeniti treba li promijeniti postavke, dodati podržanu funkciju ili razmotriti drugi sustav.

1. Plaćaš integracije koje jedva rade

Veze između POS-a, rezervacija, CRM-a i e-mail marketinga mogu biti korisne. Problem nastaje ako ih skupo održavaš, a potrebni podaci redovito kasne ili nedostaju.

Za svaku vezu zabilježi što prenosi, kako javlja pogrešku i tko je rješava. Provjeri i može li osoblje nastaviti raditi dok se veza ne obnovi.

Usporedi trošak popravka postojeće postave s prelaskom na zajedničku platformu. Zajednički zapisi mogu smanjiti potrebu za prijenosom podataka, ali i takav sustav treba nadzor, podršku i plan za prekide.

2. Ne vidiš cjelovitu sliku kupaca

Zamisli gosta koji dolazi na večeru, koristi poklon bon na drugoj lokaciji i rezervira prostor za rođendan. Ako se ti zapisi ne povezuju, osoblje mora tražiti podatke na više mjesta.

To otežava pripremu posjeta i može dovesti do ponovljenih ili neprikladnih poruka. Povezani podaci korisni su samo ako su točni i dostupni odgovarajućim članovima tima.

Provjeri kako sustav prepoznaje istog gosta na različitim lokacijama, spaja duplikate i ograničava pristup podacima.

3. Izvješća za više lokacija traju dane umjesto minuta

Ako vodiš više lokacija, tjedni izvještaj možda traži više izvoza i ručno spajanje. Izmjeri koliko vremena odlazi na pripremu, a koliko na provjeru podataka.

Kašnjenje izvještaja može otežati odluke o rasporedu osoblja ili jelovniku. Utvrdi koji ti podaci trebaju tijekom smjene, a koji mogu pričekati završni obračun.

Zajednički pregled lokacija olakšava usporedbu ako pokazatelji imaju iste definicije. Provjeri razdoblja, valute i obradu povrata. Poslovna nadzorna ploča ne zamjenjuje računovodstvenu konsolidaciju.

4. Poklon bonovi i lojalnost rade samo na jednoj lokaciji

Ako gost kupi bon na jednoj lokaciji, a ne može ga iskoristiti na drugoj, pravila moraju biti jasna prije kupnje. Isto vrijedi za bodove i članske pogodnosti.

Ograničenje može proizlaziti iz postavki, pravila programa ili odvojenih računa. Utvrdi uzrok prije nego što zaključiš da treba zamijeniti POS.

Ako želiš zajednički program, isprobaj izdavanje, korištenje i povrat na različitim lokacijama. Za više pravnih osoba provjeri i kako se vode obveze te raspodjeljuju sredstva.

5. Osoblje više vremena provodi u borbi s sustavom nego u radu

Zabilježi konkretne poteškoće tijekom smjene: zastoj uređaja, prijenos otvorenog računa ili sporu podjelu naplate. Razlikuj tehnički problem od odobrenja koje je namjerno uvedeno radi kontrole.

Izmjeri učestalost i trajanje tih postupaka. Tako ćeš lakše procijeniti korist promjene i pokazati dobavljaču što treba riješiti.

Na planiranim uređajima testiraj preuzimanje otvorene narudžbe i potrebne načine podjele računa. Provjeri dozvole za popuste i povrate te ponašanje pri prekidu veze. Podržane funkcije mogu se razlikovati između terminala, tableta i mobitela.

6. Ne možeš prodavati izvan restorana

Ako uvodiš ulaznice, članstva, predujmove za privatne večere ili narudžbe za preuzimanje, popiši podatke i postupke koje svaka usluga zahtijeva.

Provjeri može li ih postojeći proizvod pokriti ili povezati s drugim alatom. U trošak uključi održavanje veze, obuku i eventualni ponovljeni unos.

Povezane usluge mogu olakšati dodatnu prodaju. Primjerice, uz kupljenu ulaznicu možeš ponuditi rezervaciju večere, a redovitom gostu predstaviti članstvo. Ponuda treba odgovarati stvarnoj dostupnosti i interesu gosta.

Ako važan postupak ne možeš pouzdano provesti, uključi ga u demonstraciju alternativa. Sama širina popisa funkcija nije dovoljna za odluku.

7. Plaćanja stvaraju više posla, a ne manje

Ako financijski tim danima usklađuje plaćanja, pronađi korake koji stvaraju dodatni rad. Za više pravnih osoba posebno provjeri raspodjelu uplata, povrate i potrebnu evidenciju.

Raspodjela uplate na konfigurirane povezane račune može smanjiti ručni posao, ali ne uklanja računovodstvene obveze i provjere. Tiquo podržava i unaprijed uplaćena sredstva za prihvatljive proizvode i usluge. Razlikuj taj način plaćanja od naknadnog terećenja članskog računa.

Od dobavljača traži prikaz cijelog postupka: narudžbe, naplate, povrata i završnog usklađivanja. Tako ćeš vidjeti koji dio posla ostaje tvojem timu.

Što slijedi

Najprije provjeri može li postojeći dobavljač riješiti potvrđene probleme. Usporedi njegov prijedlog s alternativama na istim primjerima, uz trošak prijenosa podataka i obuke.

Tiquo povezuje POS, rezervacije, članstva, CRM, plaćanja, prijave dolaska, događaje i izvještaje. U demonstraciji provjeri kako se ti zapisi povezuju u postupcima tvojeg restorana.

Odaberi rješenje koje pokriva potrebne usluge i koje osoblje može pouzdano koristiti. Plan prijelaza treba uključiti provjeru podataka, obuku i podršku tijekom prvih smjena.