SevenRooms-vaihtoehdot: Kun varausjärjestelmästä tulee kaiken keskus

Pöytävarauksen tiedot auttavat ravintolaa valmistautumaan asiakkaan tuloon. Niistä voi nähdä aiemmat käynnit, toiveet ja peruuttamatta jääneet varaukset. SevenRoomsin kaltaista varausjärjestelmää arvioitaessa kannattaa selvittää, miten nämä tiedot ovat henkilökunnan käytettävissä ja miten niitä voi hyödyntää markkinoinnissa.

Kun asiakas käyttää myös hotellia, kylpylää tai jäsenpalveluja, tarvitsette hänen toiminnastaan muitakin tietoja.

Tarkistakaa esimerkiksi, näkyykö asiakkaan profiilissa ilman pöytävarausta tehty baariostos. Entä hotelliyö, kylpylähoito tai tapahtumalippu? Vastaukset riippuvat käytössä olevista järjestelmistä ja niiden välisistä yhteyksistä. Varaushistoria yksin ei kerro koko asiakassuhteesta.

Jos näiden tietojen kokoaminen vaatii jatkuvaa käsityötä, vaihtoehtojen vertailu voi olla ajankohtaista.

Mitä SevenRooms oikeasti tekee

Käykää varausjärjestelmän esittelyssä läpi oman ravintolanne tavalliset tilanteet: pöytävaraus, jonotuslista, pöydän vaihto, asiakkaan toive ja saapumatta jääminen. Tarkistakaa myös yksityistilaisuuksien käsittely, asiakasviestit ja tarvittavat raportit.

Selvittäkää, miten asiakastiedot tallentuvat ja miten saatte ne tarvittaessa ulos järjestelmästä. Jos toiminta keskittyy pöytävarauksiin, niihin erikoistunut työkalu voi olla sopiva. Laajempaa järjestelmää kannattaa harkita silloin, kun sille on päivittäisessä työssä tarvetta.

Missä malli alkaa venyä

Arvioikaa kokonaisuutta sen perusteella, miten työ sujuu varaamisen jälkeen.

Ravintola tarvitsee kassan tilausten ja maksujen käsittelyyn. Hotellihuoneet, kylpylähoidot ja jäsenyydet voivat vaatia omat järjestelmänsä. Listatkaa myös lahjakortit, kanta-asiakasedut ja mahdollinen maksujen jakaminen eri yrityksille. Näin näette, mitä varausjärjestelmän rinnalle todella tarvitaan.

Selvittäkää sitten, mitkä näiden järjestelmien tiedoista päätyvät asiakasprofiiliin. Jos illallisvaraus näkyy mutta jäsenyyden päättyminen ja baariostokset eivät, profiilia käyttävän henkilökunnan on hyvä tietää sen rajat.

Puutteelliset tiedot voivat näkyä arjessa väärin kohdennettuina viesteinä tai ylimääräisenä selvittelynä. Vastaanotto saattaa joutua kysymään asiakkaalta tietoja, jotka ravintolalla jo on. Taloustiimi puolestaan yhdistää raportteja käsin, jos myyntiä ei voi tarkastella samoilla määritelmillä.

Alusta, joka tietää omat ongelmansa

Pyytäkää henkilökuntaa kokeilemaan järjestelmää tavallisilla työtehtävillä. Kuinka nopeasti uusi varaus löytyy? Miten asiakkaan toive lisätään? Mitä tapahtuu, kun varausta muutetaan kesken kiireisen vuoron? Näistä tehtävistä saa käyttökelpoisempaa tietoa kuin pelkästä ominaisuusluettelosta.

Kokeilkaa myös niitä puhelimia ja tabletteja, joita työssä käytetään. Pyytäkää tarjous, jossa näkyvät tarvittavat ominaisuudet, käyttäjät ja mahdolliset lisäpalvelut. Näin laitetuki ja kustannukset voidaan arvioida todellisen tarpeen perusteella.

Integraatioista kannattaa pyytää käytännön esimerkki. Tarkistakaa, mitkä tiedot siirtyvät, kuinka nopeasti ja kuka selvittää virhetilanteet. Pelkkä maininta integraatiosta ei vielä osoita, että se kattaa juuri teidän tarvitsemanne työn.

Brändiongelma

Käykää läpi varauslomake, vahvistusviesti ja varauksen muuttaminen asiakkaan näkökulmasta. Selvittäkää, mitä ulkoasusta ja viesteistä voi muokata ja mitä toimittajan tunnuksia niissä näkyy.

Jos oma visuaalinen ilme on tärkeä osa palvelua, pyytäkää esimerkki toteutuksesta ennen päätöstä. Tarkistakaa samalla kieliversiot ja mobiilikäyttö. Varaamisen pitäisi olla asiakkaalle ymmärrettävää riippumatta siitä, millä laitteella hän asioi.

Tiquossa asiakkaille näkyviä varaus-, kanta-asiakas- ja maksunäkymiä voi sovittaa yrityksen ilmeeseen. Esittelyssä kannattaa käydä läpi, miten omat sivunne ja viestinne toteutettaisiin.

Erilainen tapa "tuntea vieraansa"

Varausten yhteydessä hyödyllisiä tietoja ovat esimerkiksi käyntihistoria, varaukseen liittyvät ostot, asiakkaan toiveet ja aiempi viestintä. Tarkistakaa, mitkä tiedot löytyvät nykyisestä profiilista.

Laajemmassa toiminnassa tarvitaan usein myös kassaostokset, jäsenyyden tila ja muiden palvelujen varaukset. Määrittäkää, mitä tietoja kunkin työntekijän pitää nähdä ja millä käyttöoikeuksilla. Yhteinen profiili on hyödyllinen vain, jos siihen liittyvät tiedot ovat riittävän kattavat ja ajantasaiset.

Kun varaukset, tilaukset ja jäsenyydet käyttävät samoja asiakastietoja, henkilökunnan ei tarvitse etsiä niitä erikseen jokaisesta järjestelmästä. Esimerkiksi markkinoinnin asiakasryhmää voi muodostaa usean palvelun käytön perusteella sen sijaan, että varaustiedostoja yhdistetään käsin muihin raportteihin.

Merkkejä siitä, että vaihtoehtojen aika voi olla käsillä

Vertailu voi olla tarpeen, jos henkilökunta joutuu avaamaan useita järjestelmiä selvittääkseen yhden asiakkaan tilanteen. Sama koskee markkinointia, jos asiakasryhmistä puuttuu tietoja hotellin, ravintolan tai jäsenpalvelujen käytöstä.

Kirjatkaa myös käytännön hankaluudet: aikaa vievä perehdytys, puuttuva laitetuki, hankalasti muokattava varausnäkymä tai toistuva raporttien yhdistely. Laskekaa kaikkien tarvittavien ohjelmistojen ja niiden ylläpidon kustannukset. Verratkaa vaihtoehtoja näihin havaintoihin.

Miten Tiquo lähestyy asiaa eri tavalla

Tiquon arvioinnissa lähtökohtana on usean palvelun hoitaminen samassa järjestelmässä. Jos tarvitsette vain pöytävaraukset, vertailkaa ensin niiden käsittelyä ja siihen liittyviä kustannuksia.

Tiquo yhdistää varaukset, kassan, asiakastiedot ja jäsenyydet. Samassa järjestelmässä voi hoitaa myös majoitusta, hyvinvointipalveluja, tapahtumia ja niiden maksuja. Käyttöön otetut palvelut täydentävät yhteistä asiakasprofiilia.

Profiiliin kertyvät tiedot auttavat henkilökuntaa tarkastelemaan asiakkaan aiempia käyntejä ja ostoksia. CRM näyttää myös arvioita asiakkaan elinkaariarvosta ja seuraavan tilauksen ajankohdasta. Nämä ovat ennusteita, joita pitää tulkita muun asiakastiedon rinnalla. Social Graph auttaa tarkastelemaan asiakkaiden välisiä yhteyksiä, kuten ryhmiä ja yritysasiakkuuksia.

Tiquo liittää maksut niitä vastaaviin tilauksiin. Määritettyjen yhdistettyjen tilien avulla yhden maksun voi jakaa usealle vastaanottajalle, mikä helpottaa myynnin kohdistamista eri yrityksille. Tiquo tarjoaa myös ennakkoon maksettua asiakassaldoa valittuihin tuotteisiin ja palveluihin sekä vaihtoehtoja ryhmän maksujen jakamiseen.

Jäsenyyden etuja ja kanta-asiakasetuja voi määrittää useaan palveluun. Esimerkiksi ravintola ja kuntosali voivat käyttää samoja jäsenyystietoja, kun etujen käyttöehdot on määritetty niitä varten.

Pöytävarausten rinnalla voi tarjota hotellihuoneita, kylpylähoitoja, liikuntatunteja ja tapahtumalippuja. Asiakkaalle voidaan ehdottaa toista palvelua saman asioinnin yhteydessä, esimerkiksi illallista hotellivarauksen lisäksi.

Vastaanotto, ravintola, tapahtumatiimi ja taloushallinto voivat työskennellä samojen tilausten ja asiakastietojen parissa omien käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Esittelyssä kannattaa testata, miten tieto siirtyy juuri näiden tiimien välillä.

Päätöksen tekeminen

Valitkaa vertailuun muutama tilanne, joissa nykyiset järjestelmät aiheuttavat ylimääräistä työtä. Yksi voisi olla asiakkaan hotelliyö, illallinen ja jäsenetu samalla käynnillä. Pyytäkää toimittajia näyttämään, miten varaukset, maksut ja asiakastiedot hoidetaan alusta loppuun.

Päätöksen tueksi tarvitsette tiedon siitä, mitä uusi järjestelmä korvaa, mitä jää rinnalle ja miten käyttöönotto tehdään. Näin valinta perustuu oman henkilökuntanne työhön ja asiakkaidenne palveluihin.