PeopleVine-vaihtoehdot: Miksi hospitality-operaattorit siirtyvät Tiquoon

Jäsenklubin ohjelmiston pitää auttaa sekä jäseniä että henkilökuntaa. Liittymisen, laskutuksen ja jäsenviestien lisäksi tarvitaan tieto siitä, mitä palveluja jäsen saa käyttää. PeopleVineä tai sen vaihtoehtoja arvioitaessa kannattaa aloittaa näistä päivittäisistä tehtävistä.

Pyytäkää esittelyyn oman klubinne jäsenpaketti ja kokeilkaa sen käsittelyä alusta loppuun. Miten hakemus hyväksytään, laskutus käynnistyy ja jäsen saa käyttöönsä edut? Selvittäkää samalla perehdytyksen tarve ja saatavilla oleva tuki.

Tehkää päätös nykyisin saatavilla olevien toimintojen perusteella. Jos tarvitsemanne ominaisuus on vasta suunnitteilla, sopikaa, miten työ hoidetaan siihen asti.

Vertailu laajenee, jos klubiin kuuluu ravintola, kuntosali, tapahtumia tai majoitusta. Näiden palvelujen varaukset ja ostokset pitäisi voida liittää oikeaan jäseneen. Selvittäkää, mitä jäsenjärjestelmä hoitaa itse ja mitä se yhdistää muista ohjelmistoista.

Vaihtoehtojen arvioinnissa on siis kaksi tehtävää: kokeilla jäsenpalvelujen sujuvuutta ja tarkistaa, miten muun toiminnan tiedot liittyvät niihin.

Yleisimmät syyt jättää PeopleVine

Perehdytys. Antakaa työntekijän hakea jäsen, muuttaa varausta ja tarkistaa etu. Kirjatkaa kohdat, joissa hän tarvitsee apua. Näin saatte käsityksen koulutuksen tarpeesta.

Ominaisuuksien valmius. Pyytäkää näyttämään tarvitsemanne toiminto käytännössä. Selvittäkää, kuuluuko se tarjoukseen vai vaatiiko se lisäosan, räätälöinnin tai tulevan päivityksen.

Tuki. Tarkistakaa palveluajat, yhteydenottotavat ja kiireellisten ongelmien käsittely. Näiden pitää sopia klubin aukioloaikoihin.

Tiedonsiirto. Testatkaa, miten kassan, varausten ja jäsenyyden tiedot yhdistyvät. Sopikaa myös, kuka selvittää virheen, jos tieto jää siirtymättä.

Jäsenen asiointi. Käykää läpi portaalin ulkoasu, varausnäkymät ja viestit. Selvittäkää, miten niitä voi muokata yrityksen ilmeen ja kielitarpeiden mukaan.

Missä PeopleVine sopii ja missä se pysähtyy

Listatkaa jäsenhakemusten, laskutuksen ja viestinnän lisäksi kaikki ohjelmistot, joita klubi käyttää. Pyytäkää toimittajaa merkitsemään, mitkä tehtävät sisältyvät sen ratkaisuun ja mihin tarvitaan ulkoinen yhteys.

Jos kassa tai hotellijärjestelmä jää erilliseksi, tarkistakaa yhteyden tarkka sisältö. Jäsenen tunnistaminen kassalla on eri asia kuin kaikkien ostosten ja palautusten siirtäminen asiakasprofiiliin.

Rajattu integraatio voi riittää yhden toimipisteen tarpeisiin. Kokeilkaa silti tavallisten tilanteiden lisäksi jäsenyyden päättymistä, varauksen peruutusta ja maksun palautusta. Niissä selviää, pysyvätkö tiedot ajan tasalla.

Usean toimipisteen yrityksessä yhteisistä määritelmistä tulee erityisen tärkeitä. Sama asiakas pitää tunnistaa eri palveluissa, ja myyntiraporttien on käsiteltävä esimerkiksi palautuksia samalla tavalla. Selvittäkää, miten nämä asiat toteutetaan kussakin vaihtoehdossa.

Integraatiovero

Tiedonsiirron nopeus riippuu toteutuksesta. Kysykää, mitkä muutokset välittyvät heti ja mitkä määräajoin. Vastaanotolle voi olla tärkeää nähdä jäsenyyden päättyminen heti, kun taas joillekin raporteille harvempi päivitys riittää.

Selvittäkää, mistä henkilökunta huomaa epäonnistuneen siirron ja miten se korjataan. Tarkistakaa myös, voiko virhe jättää jäsenelle väärän kulkuoikeuden tai aiheuttaa puuttuvan maksukirjauksen.

Laskekaa ohjelmistomaksujen lisäksi käyttöönottotyö, integraatiot ja niiden ylläpito. Huomioikaa toimipiste- ja käyttäjäkohtaiset hinnat sekä mahdollinen oma kehitystyö.

Verratkaa tätä kokonaiskustannusta vaihtoehtoihin. Yhteinen alusta voi vähentää ylläpidettäviä yhteyksiä, mutta myös sen käyttöönotto, koulutus ja rinnalle jäävät työkalut on laskettava mukaan.

Mitä operaattorit oikeasti tarvitsevat

Tavoitteeksi kannattaa kirjata konkreettisia parannuksia: vähemmän tietojen kopiointia, nopeampi jäsenen tunnistaminen tai raportti, jota ei tarvitse koota käsin.

Jos jäsenyys ohjaa palvelujen käyttöä, sen ehtojen pitää olla kassalla ja varauksissa henkilökunnan saatavilla. Tarkistakaa, miten jäsenyyden muutos välittyy näihin toimintoihin.

Ravintolan, kuntosalin ja hotellin henkilökunta voi tarvita eri tietoja samasta jäsenestä. Määritelkää tarpeet ja käyttöoikeudet erikseen. Yhteinen profiili ei tarkoita, että jokaisella työntekijällä pitäisi olla pääsy kaikkiin tietoihin.

Jos haluatte koota eri palvelujen ostokset samalle laskulle, testatkaa se. Selvittäkää samalla, miten myynti ja maksut kohdistetaan oikeille yrityksille ja miten palautus käsitellään.

Käykää jäseneksi liittyminen, varaaminen ja maksaminen läpi oman yrityksenne ilmeellä. Näin näette, mitä asiakas kohtaa eri vaiheissa.

Valitkaa yksi tärkeä raportti ja pyytäkää sen tuottamista. Tarkistakaa luvut tilausten tasolle asti, jotta tiedätte, mitä kokonaismyyntiin sisältyy.

Käytettävyyttä kannattaa arvioida työtehtävillä. Mittariksi sopii esimerkiksi se, kuinka helposti uusi vastaanottovirkailija löytää jäsenyyden ehdot ja kirjaa vieraan saapuneeksi.

Arjen käytettävyysongelma

Vastaanoton kiireinen hetki paljastaa erilaisia tarpeita kuin rauhallinen esittely. Pyytäkää henkilökuntaa kokeilemaan jonossa saapuvien jäsenten kirjaamista, vanhentunutta jäsenyyttä ja puuttuvaa varausta. Katsokaa, löytyvätkö ohjeet ja tiedot työn aikana.

Kirjatkaa myös kiertotavat, joita nykyisessä järjestelmässä käytetään. Jos tärkeä tieto on erillisessä taulukossa tai muistilapulla, uuden ratkaisun kokeilun pitäisi kattaa juuri se tehtävä.

Testatkaa Tiquoa samoilla tehtävillä ja laitteilla kuin muitakin vaihtoehtoja. Näin voitte arvioida perehdytyksen tarvetta ja sitä, sopiiko käyttö henkilökunnan työrytmiin.

Miten Tiquo eroaa PeopleVinestä

Tiquossa asiakastiedot, jäsenyydet, kassa ja varaukset kuuluvat samaan järjestelmään. Mukana ovat myös tapahtumien lipunmyynti, saapumisten kirjaaminen, majoitus, maksut ja raportointi.

Käyttöön otetut palvelut täydentävät yhteistä asiakasprofiilia. Kassalla tehty ostos ja hoitovaraus voidaan liittää samaan jäseneen. Etujen kertyminen ja käyttö määräytyvät määrittämienne sääntöjen mukaan.

Käyttäkää esimerkiksi näitä kysymyksiä vertailun pohjana:

Tiquossa jäsen- ja kanta-asiakaseduille voi määrittää käyttöehdot eri palveluissa. Jäsen voi esimerkiksi ansaita etuja ravintolassa ja käyttää niitä hoitoon, jos säännöt sallivat sen. Myös lahjakorttien käyttö voidaan rajata haluttuihin brändeihin ja toimipisteen osa-alueisiin.

Tiquon kassa käsittelee tilaukset, maksut ja tuotteet. Asiakkaaseen liitetyt ostokset näkyvät hänen profiilissaan. Avoimeen laskuun voi koota tilauksia useasta myyntipisteestä ja maksaa ne yhdessä.

Tiquo käyttää Stripeä verkko-, pääte- ja tuettuihin Tap to Pay -maksuihin. Määritettyjen yhdistettyjen tilien avulla maksu voidaan jakaa usealle vastaanottajalle. Tiquo tarjoaa myös ennakkoon maksettua asiakassaldoa valittuihin palveluihin. Ryhmän laskun voi jakaa tasan, tuotteittain, prosenttiosuuksina tai erikseen määritetyillä summilla tuettujen maksutapojen kesken.

Saapumisen yhteydessä henkilökunta voi tarkistaa jäsenyyden, tilankäyttösopimuksen, varauksen tai vierailijan tiedot. Tuetuissa asiakasnäkymissä voi käyttää salasanatonta kirjautumista. Jäsenkortin voi lisätä Apple Walletiin tai Google Walletiin.

Samassa järjestelmässä voi käsitellä hoitovarauksen, myydä näyttelylipun, vastaanottaa yksityistilaisuutta koskevan tiedustelun ja hoitaa hotellivarauksen. Näiden palvelujen tiedot liittyvät yhteiseen asiakkaaseen.

Raporttinäkymiin on saatavilla yli 250 korttia. Niistä voi koota näkymiä toimipisteiden ja niiden osa-alueiden myyntiin ja asiakastoimintaan. Elinkaariarvon ja seuraavan tilauksen ennusteet täydentävät toteutuneita tietoja; ne ovat arvioita. Social Graph auttaa tarkastelemaan jäsenten välisiä yhteyksiä.

Siirtymiskysymys

Vuosien asiakas- ja laskutushistoria tekee järjestelmän vaihdosta merkittävän työn. Selvittäkää ennen päätöstä, mitä tietoja nykyisistä järjestelmistä voi viedä ja missä muodossa ne ovat saatavilla.

Tiquon käyttöönotossa sovitaan siirrettävät tiedot ja tarkistetaan lähdejärjestelmien vientitiedostot. Asiakasprofiilien yhdistämisessä on ratkaistava päällekkäiset tietueet ja tietomuotojen erot. Tarkistakaa myös, miten jäsenyydet, tilaukset ja maksutiedot säilyttävät yhteytensä oikeaan asiakkaaseen.

Käyttöönoton voi suunnitella vaiheittain esimerkiksi vastaanotolle, kassalle ja varauksille. Sopikaa kunkin vaiheen koulutus, tarkistukset ja toimintatapa häiriötilanteessa. Tarvittava aika riippuu tietojen laadusta ja käyttöönoton laajuudesta.

Merkkejä siitä, että on aika siirtyä eteenpäin

Jos nykyinen kokonaisuus palvelee jäseniä ja henkilökuntaa hyvin, vaihtaminen ei välttämättä ole tarpeen. Vertailu auttaa, kun ratkaistavana on selkeä ongelma.

Tällaisia ongelmia voivat olla toistuvat integraatiovirheet, puuttuvat toiminnot tai aikaa vievä perehdytys. Kirjatkaa niiden vaikutus työhön ja pyytäkää vaihtoehdolta näyttö siitä, miten tilanne paranisi.

Samoin kannattaa tarkastella raporttien kokoamiseen kuluvaa aikaa ja sitä, löytääkö henkilökunta jäsenen tiedot tarvittaessa. Jäsenen näkökulmasta kokeilkaa siirtymistä palvelusta toiseen.

Arvioikaa kokonaisuutta myös tulevien toimipisteiden ja palvelujen kannalta. Selvittäkää, miten niiden lisääminen vaikuttaisi kustannuksiin, asiakastietoihin ja henkilökunnan työhön.

Tiquoa kannattaa kokeilla, jos haluatte yhdistää jäsenyydet ja muun palvelutoiminnan. Pyytäkää esittely omilla esimerkeillänne ja sopikaa, mitä nykyisistä järjestelmistä korvattaisiin ja mitä jäisi käyttöön.