OfficeRnD-vaihtoehdot: Kun kelvollinen toimistotilojen ohjelmisto ei enää riitä

OfficeRnD on toiminnallinen tuote, joka on rakennettu tiettyyn tarkoitukseen. Se on suunniteltu coworkingille, joustaville tiloille ja hybridityöpaikkojen operaattoreille, ja sillä kaistalla se tekee mitä lupaa: jäsenyydet, huonevaraukset, laskutus, pohjakuvat, jäsenportaalit ja pääsytyönkulut ilman, että kaikkea pitää ommella alusta asti itse. Tiimeille, jotka pyörittävät suoraviivaista coworking- tai business center -toimintaa, se voi korvata irrallisten työkalujen tilkkutäkin.

Mutta OfficeRnD suunniteltiin tiettyyn liiketoimintakategoriaan, ja se pysyy siinä kategoriassa vaikka ympärillä oleva liiketoiminta kasvaa. Kun operaattori liikkuu työpöytien, neuvotteluhuoneiden ja toimistosopimusten ulkopuolelle, alusta lakkaa venymästä mukana.

Rajoitus on laatu ja laajuus

Useimmat eivät ala etsiä OfficeRnD-vaihtoehtoja siksi, että se epäonnistuu täysin tilojen hallinnassa. He alkavat etsiä, koska toiminta muuttaa muotoaan.

Coworking-operaattori voi lisätä tapahtumia, F&B:tä, yksityisvuokrauksia, hyvinvointia, jäsenyyksiä, joilla on etuja useilla paikoilla, vähittäiskauppaa tai hospitality-tyyppisiä vieraspolkuja. Jäsenklubi voi tarvita tilavarauksen, mutta myös POS:ää, kyselyitä, lippuja, sisäänkirjautumista, CRM:ää ja maksuvirtoja useissa kaupallisissa aktiviteeteissa. Vuokranantaja tai flex-brändi voi haluta laajempaa kaupallista raportointia, rikkaampia asiakasprofiileja tai työnkulkuja, jotka eivät pääty sopimuksiin ja huonevarauksiin.

OfficeRnD:n omat materiaalit tekevät selväksi, missä se on vahvimmillaan: coworking, flex-tilat, business centerit, vuokranantajat ja hybridityöpaikat. Tämä selkeys on hyödyllinen, koska se näyttää myös tuotteen luontaisen reunan. Kun liiketoiminta siirtyy tuolta kaistalta, OfficeRnD usein muuttuu yhdeksi järjestelmäksi laajemmassa pinossa sen sijaan, että olisi järjestelmä, joka pyörittää koko liiketoimintaa.

Missä kitka yleensä alkaa

Ensimmäinen ongelma on harvoin dramaattinen. Se näyttää yleensä pieneltä.

Tiimi haluaa parempaa CRM-käyttäytymistä kuin jäsentietokanta plus varaushistoria. Talous haluaa siistimpää raportointia useammille tulotyypeille. Toiminta haluaa, että varaukset, pääsy, laskutus, vierailijat ja asiakasviestintä tuntuvat yhdeltä virralta vierekkäisten työkalujen sijaan. Kaupalliset tiimit haluavat verkkosivun, jäsenportaalin, kyselyt, sopimukset, maksut ja lisämyynnin toimivan enemmän tulomoottorina ja vähemmän sarjana välityksiä.

OfficeRnD voi kattaa osan tästä, ja sen ekosysteemi laajentaa tuotetta integraatioiden ja lisäosien kautta. Mutta juuri siinä on pointti: paljon operatiivista leveyttä tulee muiden järjestelmien, maksettujen moduulien tai toteutuskerrosten yhdistämisestä eikä yhdestä natiivista toimintamallista. Kuinka suuri osa liiketoiminnastasi pyörii oikeasti yhdessä tuotteessa, ja kuinka paljon koordinoit yhdistettyjen tuotteiden joukkoa?

Miksi OfficeRnD:ssä työskentely on usein vaikeampaa kuin näyttää

Tässä todellinen kokemus usein eroaa ominaisuussivusta.

OfficeRnD pystyy paperilla melko paljon. Käytännössä sen saaminen tekemään niin on eri juttu. Alustalla on maine vaativasta asennuspainosta ennen kuin se käyttäytyy kuten operaattorit odottavat. Hinnoittelusivu tarjoaa käyttöönottoa ja koulutusta, mukaan lukien erityisasiantuntemusta laskutuksesta, jäsenyyksistä ja varauksista, sekä räätälöityjä oppitunteja ja työpajoja. Se viestii toteutuskäyrästä, joka on vaativampi kuin yksinkertaisen plug-and-play-ohjelmiston.

Käyttäjäpalaute maalaa yhtenäisen kuvan. Puuttuvat ominaisuudet, heikko käytettävyys, rajallinen mukauttaminen ja integraatio-ongelmat toistuvat arvioissa. Sekava käyttäjä- ja jäsenpuolen ulkoasu, vaikeudet kertaluonteisten tapahtumavarauksien kanssa, bugit ja turhautuminen maksettuun tukeen ovat yleisiä teemoja. Mobiilikokemusta pidetään usein heikkona. Integraatiot, erityisesti pääsynhallintaan kuten Saltoon ja kirjanpitoon kuten Xeroon, voivat hajota tai synkata epätasaisesti.

Operaattorit, jotka ovat käyttäneet sitä, eivät yleensä ylistä. Yleinen tunnelma on, että se juuri ja juuri tekee mitä sanoo, ja tarvittavan saaminen vaatii merkittävän määrän koukeroita. Konfiguraatio, jonka pitäisi olla suoraviivainen, vaatii usein kiertoteitä, tikettejä tai lisämaksullisia palveluja. Uudet tiimit voivat viedä kauan tuottavuuteen, mikä hospitalityssa ja coworkingissa – korkean vaihtuvuuden ja rajallisen ajan maailmassa – on todellinen operatiivinen kustannus.

Brändiongelma

Yksi elementti, joka nousee esiin operaattoreille, jotka rakentavat premium-brändiä: OfficeRnD:n asiakaskohtaiset kokemukset kantavat alustan omaa ilmettä operaattorin sijaan. Jäsenportaali ja varauskäyttöliittymät ovat OfficeRnD-käyttöliittymiä. Operaattorit voivat mukauttaa niitä jossain määrin, mutta he työskentelevät OfficeRnD:n designin rajoissa eivätkä tarjoa täysin brändättyä kokemusta.

Coworking-operaattorille, joka haluaa jäsenten kohtaavan brändin jokaisessa kosketuspisteessä, tämä on rajoitus. Portaali viestii OfficeRnD:stä, ei tilasta, johon he liittyivät. Kuilu rakennetun brändin ja todellisen teknologiakokemuksen välillä on vaikea sulkea nykyisen arkkitehtuurin puitteissa.

Tiquo on rakennettu päinvastaisella lähestymistavalla. Jokainen asiakaskohtainen kosketuspiste, varauksesta jäsenportaaliin, uskollisuusohjelmaan ja maksumatkaan, kantaa operaattorin brändiä. Teknologia on näkymätön. Brändi ei ole.

Merkkejä siitä, että vaihtoehtojen aika voi olla käsillä

Liiketoimintasi on laajentunut työpöytien, toimistojen ja neuvotteluhuoneiden ulkopuolelle F&B:hen, hyvinvointiin, tapahtumiin tai hospitalityyn. Tarvitset syvemmän CRM-kerroksen kuin työtilatietue plus varaushistoria. Käytät kolmea tai useampaa järjestelmää OfficeRnD:n rinnalla peittääksesi aukot. Integraatiot OfficeRnD:n ja ulkoisten työkalujen välillä hajoavat tai eivät synkkaa luotettavasti.

Uudet työntekijät vievät kauan tuottavuuteen asennuksen monimutkaisuuden takia. Asiakaskohtainen kokemus näyttää OfficeRnD:ltä, ei brändiltäsi. Haluat vähemmän integraatioita, ei enemmän. Asiakaskokemus tuntuu ommellulta kosketuspisteiden välillä eikä yhtenäiseltä. Lisäät operatiivista monimutkaisuutta nopeammin kuin ohjelmisto tuntuu pystyvän absorboimaan.

Miten Tiquo vertautuu

Tiquo lähtee eri lähtökohdasta. OfficeRnD on rakennettu flex-tilojen ja työpaikkatoiminnan ympärille. Tiquo on rakennettu laajemmaksi käyttöjärjestelmäksi palveluyrityksille ja sekakäyttökohteille, joissa tuotteet, palvelut, varaukset, lomakkeet, sopimukset, jäsenyydet, maksut ja asiakasdata on tarkoitus elää yhdessä sopeutuvassa järjestelmässä työtilojen ytimen ympärillä olevan sijaan.

Yksi asiakasprofiili koko yrityksessä. OfficeRnD ylläpitää jäsentietuetta, joka liittyy ensisijaisesti työtilojen käyttöön, varauksiin ja laskutukseen. Tiquo rakentaa yhtenäisen asiakasprofiilin kaikista toiminnan kohtaamisista, kuten työpöytävarauksesta, ravintolakäynnistä, spa-hoidosta, tapahtumalipusta tai hotelliyöpymisestä. CRM yhdistää aiempaan toimintaan ennakoidun asiakkaan elinkaariarvon ja seuraavan tilauksen arvioidut aikavälit. Social Graph kartoittaa jäsenten välisiä suhteita. Tästä on erityistä hyötyä toimijoille, jotka haluavat ymmärtää yritysasiakkaiden ja sosiaalisten verkostojen tapaa käyttää toimipaikkaa.

Maksut, jotka toimivat monimutkaisissa yritysrakenteissa. Määritetyillä yhdistetyillä tileillä Tiquo voi jakaa yhden maksun useaan maksukohteeseen ja säilyttää jaot yhteydessä tilaukseen. Club Pay tarjoaa asiakassaldoa valittuihin tuotteisiin ja palveluihin. Jaetut maksut voidaan jakaa tasan, tuotteittain, prosenttiosuuksina tai mukautetusti.

Jäsenyydet ja uskollisuus jokaisessa vertikaalissa. OfficeRnD hallitsee työtilajäsenyyksiä omalla kaistallaan, mutta etujen ulottaminen ravintolaan, kuntosaliin, hotelliin tai myymälään vaatii ulkoisia työkaluja. Tiquon yhdistetty uskollisuus- ja jäsenkauppa toimii luontevasti koko toiminnassa. Jäsenet ansaitsevat ja lunastavat etuja olivatpa he työpöytänsä ääressä, joogatunnilla, tilaamassa baarista tai kirjautumassa hotellihuoneeseen. Lahjakortit ovat lunastettavissa kaikissa brändeissä ja alipaikoissa täydellä operaattorin hallinnalla lunastussäännöistä.

F&B, hotelli, spa, tapahtumat ja muu sisäänrakennettu. Operaattoreille, joiden liiketoiminta on kasvanut työtilojen ulkopuolelle, OfficeRnD jättää merkittäviä aukkoja, jotka vaativat erillisiä järjestelmiä. Tiquon natiivi POS, hotelli-PMS, spa- ja hyvinvointivaraukset, yksityistilaisuuksien hallinta ja näyttelylippujen myynti pyörivät samalla alustalla. Jäsen, joka liikkuu vastaanotosta kahvibaariin, neuvotteluhuoneeseen, tunnille ja illalliselle, on koko ajan samassa järjestelmässä, ja jokainen vuorovaikutus rikastaa samaa profiilia.

Intuitiivinen kaikilla laitteilla ensimmäisestä päivästä. Tiquo on suunniteltu nopeaan käyttöönottoon ja intuitiiviseen käyttöön ilman laajaa koulutusta. Alusta toimii täysin ja johdonmukaisesti verkossa, iPhonessa, iPadissa, Androidissa ja erillisessä POS-laitteistossa, joten henkilökunta ei ole sidottu kiinteään terminaaliin tai karsittuun mobiilinäkymään. Uudet tiimin jäsenet tulevat tuottaviksi nopeasti, mikä korkean vaihtuvuuden ympäristöissä vaikuttaa todella siihen, miten toiminta pyörii.

Reaaliaikainen toimipisteverkoston raportointi. Tiquon koko verkoston kattavat näkymät antavat yhdistetyn kuvan liikevaihdosta, asiakastoiminnasta ja tuloksista eri toimipisteissä ja niiden osa-alueilla. Asiakasanalytiikka täydentää aiempaa raportointia ennakoidulla elinkaariarvolla ja seuraavan tilauksen arvioiduilla aikaväleillä.

Päätöksen tekeminen

OfficeRnD on järkevin operaattoreille, joiden liiketoiminta yhä vastaa läheisesti kategorioita, joille se on suunniteltu: perinteinen coworking, business centerit ja hybridityöpaikat. Niissä sen varaus-, laskutus-, portaali-, pohjakuva-, vierailija- ja pääsyominaisuudet hoitavat tehtävänsä.

Mutta kun liiketoiminta kasvaa joksikin sekakäyttöisemmäksi, asiakaskeskeisemmäksi tai hospitality-vetoisemmaksi, kriteerit muuttuvat. Kysymys ei ole enää siitä, voivatko jäsenet varata huoneen tai synkkaavatko laskut. Kysymys on, voiko sama alusta käsitellä koko kaupallisen matkan kyselystä ja varauksesta saapumiseen, kulutukseen, lisämyyntiin, uskollisuuteen, maksuun ja raportointiin välittämättä asiakasta ja tiimiä erillisten järjestelmien välillä, joiden brändi ei koskaan vastaa oven yllä olevaa.

Operaattoreille, joiden kasvu vie siihen suuntaan, Tiquo tarjoaa yhden alustan, joka on rakennettu tuollaiseen monimutkaisuuteen, ei työtilatyökalua, jota on venytetty sinne päin.