OfficeRnD-vaihtoehdot: Kun kelvollinen toimistotilojen ohjelmisto ei enää riitä

Yhteiskäyttötilojen päivittäiseen hallintaan kuuluvat jäsenyydet, huonevaraukset, laskutus ja kulkuoikeudet. OfficeRnD:tä tai muuta tilojen hallintaan tarkoitettua ohjelmistoa arvioitaessa näistä kannattaa aloittaa. Pyytäkää toimittajaa näyttämään, miten oman tilanne tavalliset varaukset ja sopimukset käsitellään.

Tarpeet muuttuvat, jos työpisteiden ja neuvotteluhuoneiden rinnalle tulee kahvila, liikuntatunteja tai tapahtumia. Silloin on selvitettävä, mitä nykyisellä järjestelmällä voi hoitaa ja mitä tarvitaan sen lisäksi.

Rajoitus on laatu ja laajuus

Vaihtoehtojen vertailun syynä voi olla toiminnan laajeneminen, vaikka nykyinen tilavaraus ja laskutus toimisivat hyvin.

Yhteiskäyttötila voi alkaa myydä tapahtumalippuja tai tarjota jäsenille etuja ravintolassa. Jäsenklubi saattaa tarvita tilavarausten lisäksi kassan ja yhteydenottojen käsittelyn. Listatkaa nämä tarpeet erikseen, jotta työtilojen hallinta ja uudet palvelut tulevat molemmat huomioiduiksi.

Selvittäkää jokaisen vaihtoehdon osalta, mitkä toiminnot kuuluvat tarjottuun kokonaisuuteen ja mitkä tarvitsevat lisäosan tai ulkoisen järjestelmän. Sama ohjelmisto voi sopia hyvin yhdelle yhteiskäyttötilalle ja vaatia toisessa paljon täydentäviä työkaluja.

Missä kitka yleensä alkaa

Aloittakaa niistä tehtävistä, joissa henkilökunta joutuu nyt siirtämään tai tarkistamaan tietoja käsin.

Näkeekö vastaanotto jäsenen varaukset ja kulkuoikeudet samasta paikasta? Saako taloustiimi raportin myös kahvilan ja tapahtumien myynnistä? Voiko asiakas siirtyä verkkosivulta jäseneksi liittymiseen ja maksamiseen ilman, että samat tiedot täytetään uudelleen?

Integraatiot voivat kattaa osan näistä tarpeista. Tarkistakaa kuitenkin, mitä tietoja ne siirtävät ja kuka vastaa niiden toiminnasta. Laskekaa mukaan lisäosien, käyttöönoton ja ylläpidon kustannukset.

Miksi OfficeRnD:ssä työskentely on usein vaikeampaa kuin näyttää

Ominaisuusluettelo ei kerro, kuinka paljon työtä omien sopimusten ja laskutussääntöjen toteuttaminen vaatii.

Pyytäkää esittelyyn oma jäsenpakettinne: sen hinta, laskutusjakso, varauskiintiöt ja irtisanomisehdot. Selvittäkää, mitä voitte muuttaa itse, mihin tarvitsette toimittajan apua ja millainen koulutus käyttöönottoon kuuluu.

Jos käytätte esimerkiksi Salton kulunvalvontaa tai Xeron kirjanpitoa, testatkaa tarvittava tiedonsiirto käytännössä. Mitä tapahtuu jäsenyyden päättyessä tai laskun muuttuessa? Tarkistakaa myös virheilmoitukset ja se, miten epäonnistunut siirto korjataan.

Antakaa uuden työntekijän kokeilla muutamaa tavallista tehtävää. Näin näette, mitä perehdytys vaatii. Pyytäkää lisäksi selkeät tiedot tuen saatavuudesta ja mahdollisista erillisistä maksuista.

Brändiongelma

Kokeilkaa jäseneksi liittymistä, tilan varaamista ja laskun maksamista myös asiakkaan näkökulmasta. Tarkistakaa, mitä jäsenportaalin ulkoasusta ja viesteistä voi muokata.

Jos jäsenportaali on tärkeä osa palveluanne, pyytäkää siitä esimerkki omalla ilmeellänne. Kokeilkaa erityisesti mobiilikäyttöä: jäsenen pitäisi löytää varauksensa ja tarvitsemansa tiedot vaivatta.

Tiquossa asiakkaille näkyvät varaus-, jäsen- ja maksunäkymät voidaan sovittaa yrityksen ilmeeseen. Käykää esittelyssä läpi, miten oman sivustonne ja jäsenpalvelunne toteutus tehtäisiin.

Merkkejä siitä, että vaihtoehtojen aika voi olla käsillä

Vertailu on ajankohtainen, jos uudet palvelut lisäävät henkilökunnan käsityötä. Jäsen saattaa esimerkiksi maksaa työtilan, kahvilan ja tapahtuman eri järjestelmissä, mutta henkilökunnan pitäisi nähdä hänen asiointinsa samassa profiilissa.

Muita syitä voivat olla toistuvat tiedonsiirtovirheet, vaikeasti koottavat raportit tai pitkä perehdytys. Kirjatkaa ongelmat ja niihin kuluva työaika. Näin voitte arvioida, tuoko järjestelmän vaihtaminen riittävän hyödyn.

Miten Tiquo vertautuu

Tiquo kokoaa palveluyrityksen varaukset, tuotteet, jäsenyydet ja maksut samaan järjestelmään. Työtilojen lisäksi sillä voi hoitaa esimerkiksi ravintolaa, tapahtumia ja hyvinvointipalveluja. Vertailussa kannattaa tarkistaa sekä yhteiset asiakastiedot että kunkin palvelun erityistarpeet.

Tiquon asiakasprofiiliin voi kertyä työtilavarausten lisäksi ravintolaostoksia, hoitovarauksia ja tapahtumalippuja. CRM näyttää toteutuneen toiminnan rinnalla arvioita elinkaariarvosta ja seuraavan tilauksen ajankohdasta. Social Graph auttaa tarkastelemaan jäsenten välisiä yhteyksiä, kuten yritysasiakkuuksia. Ennusteita on tulkittava muun asiakastiedon rinnalla.

Määritettyjen yhdistettyjen tilien avulla Tiquo voi jakaa yhden maksun usealle vastaanottajalle ja liittää jaon tilaukseen. Tiquo tarjoaa myös ennakkoon maksettua asiakassaldoa valittuihin tuotteisiin ja palveluihin. Ryhmän laskun voi jakaa tasan, tuotteittain, prosenttiosuuksina tai erikseen määritetyillä summilla.

Jäsenedut ja kanta-asiakasedut voidaan ulottaa työtilojen lisäksi muihin palveluihin. Määritätte itse, missä etuja ja lahjakortteja voi käyttää. Esimerkiksi työtilajäsenyyteen voi kuulua etuja kahvilassa tai liikuntatunneilla.

Kassa, hotellivaraukset, hyvinvointipalvelut ja tapahtumien lipunmyynti käyttävät Tiquossa samoja asiakastietoja. Kun jäsen asioi kahvilassa ja varaa myöhemmin neuvotteluhuoneen, tiedot voidaan liittää samaan profiiliin.

Tiquota voi käyttää verkossa sekä tuetuilla puhelimilla, tableteilla ja kassalaitteilla. Tarkistakaa oman laitekantanne tuki ja tarvittavat toiminnot esittelyssä. Perehdytyksen tarve kannattaa arvioida henkilökunnan työtehtävillä.

Raporttinäkymistä voi tarkastella eri toimipisteiden ja niiden osa-alueiden myyntiä ja asiakastoimintaa. Toteutuneiden lukujen rinnalla näkyvät asiakasarvon ja seuraavan tilauksen ennusteet on erotettava toteutuneista tuloksista.

Päätöksen tekeminen

Jos palvelunne keskittyy työpisteisiin ja neuvotteluhuoneisiin, niiden varaukset, sopimukset ja laskutus ovat vertailun tärkeimmät tehtävät. Toimintojen laajuus ei yksin tee ohjelmistosta sopivampaa.

Jos samassa paikassa on myös ravintola, tapahtumia ja hyvinvointipalveluja, pyytäkää esittely koko asiakaskäynnistä. Näyttäkää esimerkki, jossa jäsen varaa tilan, käyttää etua ja maksaa usean palvelun ostoksia. Tarkistakaa lopuksi, mitä henkilökunta ja taloustiimi näkevät.

Tiquon sopivuus selviää tällaisessa kokeilussa: mitkä nykyiset työkalut se korvaisi, mitä jäisi rinnalle ja miten käyttöönotto järjestettäisiin. Verratkaa tätä kokonaisuutta nykyiseen työmäärään ja kustannuksiin.