Miten koota hotelli- ja ravintolatoiminnot ilman tuskallista migraatiota

Hotellin ja ravintolan tietoja voi kertyä moneen järjestelmään. Niiden yhdistäminen saattaa helpottaa työtä, mutta vaihtaminen on suunniteltava päivittäisen palvelun ehdoilla.

Nykyisissä ohjelmistoissa on asiakashistoriaa, tulevia varauksia ja voimassa olevia jäsenyyksiä. Henkilökunta osaa käyttää niitä. Ennen vaihtoa pitää selvittää, miten tiedot siirretään ja miten palvelu jatkuu käyttöönoton aikana.

Nykyisen kokonaisuuden säilyttäminenkin vaatii työtä, jos tietoja kopioidaan käsin tai integraatioita korjataan usein. Kirjatkaa nämä tehtävät ja niihin kuluva aika, jotta muutoksen hyötyä voi arvioida.

Valmistelun voi aloittaa ilman päätöstä vaihtopäivästä. Järjestelmien, tietojen ja vastuiden kartoittaminen auttaa myös nykyisen toiminnan ylläpidossa.

Hyvä suunnitelma rajaa käyttöönoton vaiheet, nimeää vastuuhenkilöt ja määrittää, milloin seuraavaan vaiheeseen voi siirtyä. Se ei poista kaikkea riskiä, mutta auttaa havaitsemaan ongelmat ajoissa.

Miksi useimmat migraatiot menevät pieleen

Jos vaihtopäivä päätetään ennen tietojen ja työnkulkujen tarkistamista, valmistelulle voi jäädä liian vähän aikaa. Pelkkä tiedostojen tuonti ja lyhyt koulutus eivät osoita, että henkilökunta pystyy hoitamaan kaikki tarvittavat tilanteet.

Kiinnittäkää erityisesti huomiota seuraaviin asioihin.

Henkilökunnan työ. Kokeilkaa tavalliset tehtävät ja poikkeukset ennen käyttöönottoa. Varausten muuttaminen, palautukset ja jäsenyyden päättäminen voivat vaatia eri vaiheita kuin uudessa järjestelmässä luotu perustilaus.

Tietojen yhteensopivuus. Sama asiakas voi esiintyä useassa järjestelmässä eri tunnisteella. Päivämäärät, tuotenimet ja tilat voivat olla eri muodossa. Selvittäkää nämä erot koetuonnilla ja tarkistakaa, että historia liittyy oikeisiin asiakkaisiin.

Tiimien valmius. Vastaanoton, ravintolan ja tapahtumatiimin työrytmit eroavat toisistaan. Ajoittakaa koulutus ja vaihto niin, että kunkin tiimin tärkeimmät tehtävät on harjoiteltu ja apua on saatavilla.

Parempi tapa: vaiheittainen kokoaminen

Uuden järjestelmän voi ottaa käyttöön esimerkiksi yhdessä toimipisteessä tai yhdessä palvelussa ensin. Valitkaa rajaus, jonka tulokset pystytte tarkistamaan ennen laajentamista.

Vaiheittainen eteneminen antaa tilaa korjata asetuksia ja täydentää ohjeita. Samalla pitää sopia, miten vanha ja uusi järjestelmä toimivat rinnakkain ja kumpi on kunkin tiedon ensisijainen lähde.

Selvittäkää aluksi siirrettävät tiedot. Tehkää koetuonti asiakasprofiileista, tarvittavasta historiasta ja tulevista tapahtumista. Tarkistakaa päällekkäisyydet, summat ja tietueiden väliset yhteydet. Kaikkea vanhaa tietoa ei välttämättä tarvitse siirtää aktiiviseen käyttöön, mutta tarvittavan historian pitää säilyä saatavilla.

Valitkaa ensimmäinen käytännön kokeilu hyötyjen, riippuvuuksien ja riskien perusteella. Se voi olla yhden toimipisteen kassa, jos maksut ja muut yhteydet voidaan rajata hallitusti. Testatkaa myös palautukset, vuoron päättäminen ja häiriötilanteet.

Laajentakaa vasta, kun sovitut tarkistukset on tehty. Varaukset, jäsenyydet, tapahtumat ja majoitus voivat saada omat vaiheensa. Sopikaa jokaiselle vaiheelle koulutus, tietojen päivitys ja vanhan toiminnon käytön päättyminen.

Mitä etsiä kumppanista

Pyytäkää toimittajaa kuvaamaan vaiheittainen käyttöönotto juuri teidän kokonaisuudellenne. Selvittäkää, mitä osia voi ottaa käyttöön erikseen ja miten tiedot kulkevat siirtymäajan aikana.

Esittelyssä kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat asiat.

Yhteiset tiedot. Näyttäkää yksi asiakas ja hänen varauksensa, ostoksensa sekä jäsenyytensä. Tarkistakaa, missä tiedot tallennetaan ja miten muutokset välittyvät niitä käyttäville työntekijöille.

Yritysrakenne. Jos palveluja myydään eri yhtiöistä, testatkaa myynnin kohdistaminen, maksujen jakaminen ja palautukset. Pyytäkää taloustiimiä tarkistamaan laskut ja raportit.

Laitteet. Kokeilkaa työtehtävät henkilökunnan käyttämillä tietokoneilla, tableteilla ja puhelimilla. Selvittäkää maksupäätteiden ja tulostimien yhteensopivuus erikseen.

Asetukset ja koulutus. Määritelkää, mitä nykyisiä toimintatapoja säilytetään ja mitä muutetaan. Henkilökunnan pitää tietää muutokset ennen vaihtoa ja löytää ohjeet myös työvuoron aikana.

Miten Tiquo hoitaa kokoamisen

Tiquo yhdistää kassan, varaukset, jäsenyydet, asiakastiedot ja maksut. Samassa kokonaisuudessa voi hoitaa myös tapahtumia, majoitusta ja raportointia. Käyttöön otettavat osat sovitaan yrityksen tarpeiden mukaan.

Tietojen siirrossa selvitetään ensin, mitä lähdejärjestelmistä voidaan viedä ja mitä Tiquoon tuodaan. Koetuonnissa tarkistetaan tietomuodot, päällekkäiset profiilit ja historian yhteydet. Henkilökunnan pitää hyväksyä tulos ennen varsinaista siirtoa.

Koulutus voidaan rajata työntekijän tehtäviin. Ravintolan henkilökunnan ei tarvitse opetella hotellin kaikkia toimintoja, mutta yhteiset tilanteet, kuten huonelaskulle tehtävä ostos, on käytävä läpi. Käyttöoikeudet määritetään roolien mukaan.

Olemassa olevia laitteita voi käyttää, jos ne tukevat tarvittavia toimintoja. Tarkistakaa yhteensopivuus ennen käyttöönottoa, jotta tarvittavat päätteet ja lisälaitteet ovat valmiina vaihtopäivänä.

Tiquossa maksun voi jakaa määritetyille yhdistetyille tileille ja liittää jaon tilaukseen. Kohdistussäännöt, laskut ja raportit pitää testata yrityksen omilla esimerkeillä. Näin taloustiimi voi varmistaa, miten uusi kokonaisuus liittyy kirjanpitoon.

Odotuksen todellinen hinta

Arvioikaa nykyisen kokonaisuuden kustannukset ohjelmistomaksujen lisäksi. Huomioikaa tietojen kopiointi, virheiden selvittely ja raporttien kokoaminen. Kirjatkaa myös palvelua haittaavat puutteet.

Verratkaa näitä kustannuksia käyttöönoton työmäärään, koulutukseen ja uuden ratkaisun jatkuviin maksuihin. Kasvusuunnitelmat voivat vaikuttaa ajoitukseen, mutta vaihtamisen hyöty pitää perustella oman toiminnan tiedoilla.

Aloittakaa kartoittamalla nykyiset järjestelmät ja valitsemalla yksi tarkasti rajattu kokeilu. Sen tulokset auttavat päättämään, kannattaako muutosta jatkaa ja missä järjestyksessä.