7 merkkiä siitä, että ravintolan POS on jäänyt liiketoiminnasta jälkeen

Ravintolan avaamiseen valittu kassa voi palvella pitkään. Kun toiminta muuttuu, kannattaa kuitenkin tarkistaa, vastaako se edelleen henkilökunnan ja asiakkaiden tarpeita.

Toinen toimipiste, noutotilaukset tai yksityistilaisuudet tuovat uusia tehtäviä. Myös lahjakortit, jäsenyydet ja tapahtumat voivat vaatia tietoja, joita alkuperäisessä kassaratkaisussa ei tarvittu.

Puutteet näkyvät usein pieninä lisätöinä: tieto kopioidaan toiseen ohjelmaan tai lasku tarkistetaan käsin. Yksittäinen tehtävä voi olla lyhyt, mutta toistuessaan se vie aikaa.

Seuraavat seitsemän tilannetta auttavat arvioimaan, mitä nykyisessä kokonaisuudessa pitäisi parantaa.

1. Maksat integraatioista, jotka tuskin toimivat

Kassa, varaukset ja markkinointi voivat olla eri ohjelmistoissa. Niiden välisistä yhteyksistä pitäisi tietää, mitä tietoja ne siirtävät ja kuka vastaa niiden ylläpidosta.

Jos tilaus tai asiakastieto jää siirtymättä, henkilökunnan pitää voida havaita virhe ja saada se korjatuksi. Kirjatkaa häiriöt ja niiden selvittämiseen kulunut aika.

Selvittäkää, voiko nykyisiä yhteyksiä korjata vai vähentäisikö toimintojen yhdistäminen ylläpitotyötä. Yhteinen järjestelmä voi vähentää integraatioita, mutta senkin rajat ja häiriötilanteet on tarkistettava.

2. Et näe asiakkaista kokonaiskuvaa

Vakioasiakas voi käydä illallisella, käyttää lahjakortin toisessa toimipisteessä ja varata yksityistilan. Tarkistakaa, näkyvätkö nämä asioinnit samassa profiilissa vai pitääkö niitä etsiä erikseen.

Puutteellinen historia voi vaikeuttaa palvelua ja markkinoinnin kohdentamista. Henkilökunta saattaa esimerkiksi kysyä asiakkaalta uudelleen toiveen, jonka hän on jo kertonut toisessa toimipisteessä.

Määritelkää, mitä tietoja kukin tiimi tarvitsee ja miten ne liitetään oikeaan asiakkaaseen. Tarkistakaa samalla käyttöoikeudet ja päällekkäisten profiilien käsittely.

3. Monipaikkraportit vievät päiviä, ei minuutteja

Jos viikkoraportti alkaa tiedostojen viennillä jokaisesta kassasta, selvittäkää, mitä yhdistämisessä tehdään. Onko tuoteryhmillä eri nimet tai käsitelläänkö palautuksia eri tavalla?

Mitatkaa raportin kokoamiseen ja tarkistamiseen kuluva aika. Katsokaa myös, kuinka vanhoja luvut ovat silloin, kun johto saa ne käyttöönsä.

Pyytäkää järjestelmältä raportti, jossa toimipisteitä voi vertailla samoilla määritelmillä. Luvuista pitäisi päästä tarvittaessa niiden taustalla oleviin tilauksiin.

4. Lahjakortit ja kanta-asiakkuus toimivat vain yhdessä paikassa

Jos lahjakortti tai kanta-asiakasetu on tarkoitettu useaan toimipisteeseen, kokeilkaa sen käyttöä niissä kaikissa. Tarkistakaa myös osittainen käyttö ja palautus.

Rajoitukselle voi olla perusteltu syy, mutta sen pitää näkyä asiakkaalle selkeästi. Henkilökunnan ei pitäisi joutua selvittämään samoja käyttöehtoja erikseen jokaisella käynnillä.

Järjestelmässä pitäisi voida määrittää, mitkä brändit ja toimipisteet hyväksyvät lahjakortin tai edun. Usean yhtiön kokonaisuudessa tarkistakaa myös myynnin ja lunastuksen kohdistaminen.

5. Henkilökunta käyttää enemmän aikaa järjestelmään kuin sen kanssa työskentelyyn

Kokeilkaa tilauksen siirtämistä toiselle tarjoilijalle, laskun jakamista ja alennuksen tekemistä. Selvittäkää, missä tehtävässä henkilökunta joutuu aloittamaan alusta tai pyytämään apua.

Erottakaa tarpeelliset hyväksynnät turhista työvaiheista. Esimerkiksi esihenkilön hyväksyntä alennukselle voi olla tarkoituksellinen sääntö, vaikka sen toteutusta voisi helpottaa.

Testatkaa tarvittavat laskunjakotavat ja tilauksen siirtäminen laitteelta toiselle. Varmistakaa, että henkilökunta näkee, mitä laskusta on jo maksettu ja kuka tilausta käsittelee.

6. Et voi myydä ravintolan ulkopuolelta

Tapahtumalippu, jäsenyys tai yksityistilaisuuden ennakkomaksu tarvitsee erilaisia tietoja kuin tavallinen ravintolatilaus. Selvittäkää, miten ne käsitellään nykyisessä kokonaisuudessa.

Erillinen työkalu voi olla sopiva ratkaisu. Laskekaa kuitenkin mukaan sen käyttöönotto, ylläpito ja tietojen siirto kassaan tai raportointiin.

Yhteinen järjestelmä voi auttaa tarjoamaan palveluja saman asioinnin yhteydessä. Tapahtumalipun ostajalle voidaan esimerkiksi ehdottaa illallista. Tarkistakaa, miten saatavuus, varaus ja maksu liittyvät toisiinsa.

Arvioikaa vaihtoehtoa koko palvelun perusteella, myös muutokset ja peruutukset huomioiden.

7. Maksut tuottavat enemmän työtä, eivät vähemmän

Pyytäkää taloustiimiä kuvaamaan, miten maksut yhdistetään tilauksiin ja tilityksiin. Usean yhtiön yrityksessä tarkistakaa lisäksi, miten myynti kohdistetaan ja miten poikkeamat selvitetään.

Tiquossa maksu voidaan jakaa määritetyille yhdistetyille tileille ja pitää yhteydessä tilaukseen. Tiquo tarjoaa myös ennakkoon maksettua asiakassaldoa valittuihin tuotteisiin ja palveluihin. Testatkaa nämä toiminnot omilla laskuillanne ja palautuksillanne.

Tavoitteena on vähentää tietojen yhdistämistä käsin ja säilyttää mahdollisuus tarkistaa maksun kulku. Kaiken täsmäytystyön poistumista ei pidä olettaa.

Mitä seuraavaksi

Valitkaa muutama eniten työtä aiheuttava ongelma. Pyytäkää nykyiseltä toimittajalta ratkaisua ja kustannusarviota. Kokeilkaa vaihtoehtoja samoilla tehtävillä, jotta vertailu on mielekäs.

Tiquo yhdistää kassan, varaukset, jäsenyydet, asiakastiedot, maksut ja raportoinnin. Sitä kannattaa arvioida, jos ongelmat liittyvät usean palvelun tietojen ja työn yhdistämiseen.

Verratkaa havaittua hyötyä vaihtamisen kustannuksiin ja koulutustarpeeseen. Päätöksen pitäisi perustua siihen, mikä helpottaa oman henkilökuntanne työtä ja asiakkaiden asiointia.