Ako Vinyl Space Soho využíva Tiquo na maximalizáciu konverzie rezervácií firemných podujatí

Výzva: dopyty, ktoré sa začínali prázdnym e-mailom

Tlačidlá „Enquire“ na stránke priestoru predtým otvárali nový e-mail do schránky pre prenájom priestoru. Čo prišlo, záviselo výlučne od toho, čo sa odosielateľ rozhodol napísať.

Ak odosielateľ sám neuviedol dátum podujatia, počet hostí, názov firmy a telefónne číslo, tím musel najprv odpísať s otázkami a až potom mohol overiť voľné termíny alebo naceniť prenájom. Každé ďalšie kolo e-mailov dávalo organizátorovi viac času rezervovať si iný priestor.

Dopyty navyše zostávali v e-mailoch. Bolo ťažké zistiť, koľko ich prišlo, kto sa ktorému venuje a koľko z nich sa zmenilo na rezervácie.

Riešenie: formulár na dopyty napojený priamo na Tiquo

Obe tlačidlá „Enquire“ teraz otvárajú formulár priamo na stránke priestoru, navrhnutý v štýle webu The Vinyl Factory. Je postavený na Tiquo DOM Package, JavaScript SDK od Tiqua pre webové stránky, takže organizátor stránku vôbec neopustí.

Formulár sa pýta na meno, e-mail, telefón, firmu, dátum podujatia, počet hostí a popis podujatia. Malý odkaz v spodnej časti stále umožňuje každému, kto uprednostňuje e-mail, napísať priamo tímu pre prenájom priestoru.

Tiquo kontroluje dopyty z webu na spam a obmedzuje opakované odosielanie. Skryté pole navyše zachytí roboty, ktoré vypĺňajú každé políčko. K tímu sa tak dostanú len skutočné požiadavky.

Všetky údaje na cenovú ponuku hneď v prvej správe

Formulár vychádza z otázok, ktoré sa tím predtým pýtal e-mailom. Dátum podujatia sa vyberá z kalendára, ktorý začína dnešným dňom. Pole pre počet hostí končí pri kapacite priestoru, teda pri 320.

Pole pre telefón používa výber krajiny od Tiqua, takže medzinárodné značky a agentúry môžu zadať číslo vo formáte, na ktorý sú zvyknuté. Tiquo ho overí a uloží v úplnom medzinárodnom formáte, aby mohol tím rovno zavolať späť.

Firma, dátum a počet hostí sa v Tiquo zobrazujú v hornej časti dopytu a pod nimi nasleduje popis podujatia vlastnými slovami organizátora.

Jeden pipeline od dopytu po rezerváciu

V Tiquo Enquiries prechádza každá požiadavka jasnými fázami: nová, rozpracovaná, čaká sa na klienta a napokon získaná alebo stratená. Členovia tímu si môžu dopyty navzájom prideľovať, nastaviť prioritu a filtrovať podľa zdroja či dátumu. Zobrazenie Kanban na prvý pohľad ukáže, kde sa nachádza každý potenciálny klient.

Keďže sa dopyty uzatvárajú ako získané alebo stratené, Vinyl Space Soho dokáže merať, koľko dopytov sa zmení na rezervácie, a vidieť, kde sa rozhovory zasekávajú.

Prispôsobiteľné hárky Function Sheet pre každé podujatie

Po potvrdení rezervácie sa podrobnosti ešte musia dostať k ľuďom, ktorí podujatie pripravujú a zabezpečujú jeho priebeh.

Vinyl Space Soho na to používa prispôsobiteľné hárky Function Sheet od Tiqua. Ku každému dopytu patrí prehľadný hárok na vytlačenie s údajmi o klientovi a jeho firme, podrobnosťami podujatia, súvisiacimi objednávkami a všetkými otvorenými internými poznámkami či úlohami. Personál ho otvorí priamo z dopytu a potom môže skopírovať priamy odkaz, stiahnuť ho alebo ho vytlačiť pre tím na mieste.

Od zmluvy po prihlasovanie hostí, všetko v Tiquo

Všetky dokumenty k podujatiu sú uložené pri jeho dopyte v Tiquo. Tím vytvára zmluvy, dohody a potvrdenia zo šablón a posiela ich klientovi na podpis cez zabezpečený odkaz. Každý dokument uchováva úplný auditný záznam a históriu verzií.

Aj zoznamy hostí sa spravujú v Tiquo. Hostia dostávajú pozvánky e-mailom cez zabezpečený odkaz a tím vidí, keď sa pozvánku nepodarí doručiť, a môže ju poslať znova. Vstupenky sa vydávajú z toho istého miesta, s QR kódmi, ktoré si hostia môžu pridať do digitálnej peňaženky v telefóne.

V deň podujatia personál prihlasuje hostí v aplikácii Tiquo, pri vstupe skenuje vstupenky a priebežne sleduje príchody.

Čo prináša dopyty

Web The Vinyl Factory používa first-party webovú analytiku od Tiqua. Bez cookies zaznamenáva zobrazenia stránok, návštevy a označenia kampaní.

Každý dopyt na priestor sa zaznamená aj ako udalosť v analytike. Tím vidí, ktoré stránky, kampane a odkazujúce zdroje privádzajú ľudí k dopytu, a môže marketing sústrediť na kanály, ktoré prinášajú organizátorov podujatí.

Výsledok: rýchlejšie odpovede a merateľný pipeline

Dopyty teraz prichádzajú kompletné, na jedno miesto a s priloženým zákazníckym profilom. Tím môže naceniť už v prvej odpovedi, sledovať každý kontakt až po rozhodnutie, odovzdať každé potvrdené podujatie tímu na mieste v hárku Function Sheet a vidieť, ktorý marketing prináša podujatia, ktoré sa naozaj zarezervujú. Zmluvy, podpisy, zoznamy hostí, vstupenky aj prihlasovanie hostí sa riešia v tom istom systéme.

Samotná stránka priestoru sa spravuje v Tiquo CMS, takže tím môže aktualizovať texty a fotografie pre novú sezónu alebo nedávne podujatia bez čakania na vývojára.

Prečo je to dôležité pre priestory na podujatia

Firemné rezervácie často získa priestor, ktorý najrýchlejšie odpovie so správnymi informáciami. Vinyl Space Soho ukazuje, ako môže priestor zachytávať kompletné dopyty na vlastnom webe, spravovať ich v jednom pipeline, riadiť každé podujatie podľa spoločného hárku Function Sheet a merať konverziu od prvej správy po potvrdené podujatie.