Skryté náklady starého PMS v hotelovom portfóliu

Cenu licencie hotelového systému nájdete na faktúre. Celkové náklady však zahŕňajú aj prácu, ktorú musí tím urobiť mimo neho.

Patrí sem ručné párovanie platieb, spájanie prehľadov a oprava chybných prenosov. Menej viditeľný je čas, keď recepcia hľadá informácie o hosťovi alebo vedenie čaká na výsledky celej skupiny.

Pri viacerých hoteloch sa tieto úlohy opakujú. Skôr než začnete hodnotiť náhradu, zmerajte, kde vznikajú a koľko práce predstavujú.

Daň za reconciliáciu

Mesačná uzávierka môže zahŕňať export ubytovania z PMS, tržieb reštaurácie z pokladnice a wellness z rezervačného nástroja. Financie potom spájajú údaje, kontrolujú rozdiely a rozdeľujú ich podľa právnych subjektov.

Zistite, koľko hodín tento postup zaberá v každom hoteli aj na úrovni skupiny. Zapíšte, ktoré kontroly sú potrebné a ktoré kroky vznikajú len preto, že systémy používajú odlišné záznamy alebo formáty.

Sledujte aj čas od konca obdobia po hotový prehľad. Ak vedenie čaká na výsledky, môže neskôr reagovať na zmenu tržieb alebo nákladov. Tento dopad posudzujte podľa vlastného rozhodovania, nie podľa všeobecného odhadu.

Tiquo používa spoločné záznamy pre rezervácie, objednávky, platby a ďalšie služby. To môže obmedziť ručné párovanie medzi systémami. Pri rozdelení platby medzi nastavené účty zostáva väzba na objednávku; finančné kontroly však naďalej potrebujete.

Náklady na údržbu integrácií

Spíšte si všetky nástroje pripojené k PMS: distribúciu rezervácií, správu cien, pokladnicu, wellness, CRM, platby, účtovníctvo a komunikáciu s hosťami. Pri každom určite, aké údaje prenáša.

Prepojenia môžu vyžadovať údržbu pri zmene API alebo nastavenia niektorého systému. Zistite, ako sa chyba odhalí, kto ju rieši a či sa po oprave doplnia chýbajúce záznamy.

Pri skupine hotelov rozlíšte centrálne prepojenia od samostatných nastavení každej prevádzky. Do nákladov zahrňte interné IT, externú podporu aj čas pracovníkov, ktorí chyby nahlasujú a kontrolujú opravy.

Spoločná platforma môže časť týchto prepojení nahradiť. Ak pokladnica, rezervácie, CRM a platby používajú rovnaké záznamy, menej údajov treba prenášať medzi aplikáciami. Stále si však overte potrebné externé integrácie a ich údržbu.

Medzera v znalosti zákazníkov

Predstavte si hosťa, ktorý pravidelne navštevuje jeden hotel a po čase si rezervuje druhý v rovnakej skupine. Má nová recepcia k dispozícii jeho relevantné preferencie a členské výhody, alebo začína odznova?

Odpoveď závisí od zdieľania zákazníckych záznamov. Rovnaký dodávateľ softvéru ešte nemusí znamenať spoločnú databázu. Overte nastavenie medzi hotelmi, pravidlá párovania aj prístupové oprávnenia.

Spoločný profil môže obsluhe ušetriť opakované otázky a pomôcť pri uplatnení výhod. Určite, ktoré informácie sa majú zdieľať a kto ich potrebuje. Nie každý pracovník musí vidieť celú históriu hosťa.

Pri firemných a skupinových pobytoch môžu pomôcť aj vzťahy medzi zákazníkmi. Social Graph v Tiquo ich zobrazuje spolu s ďalšími zákazníckymi údajmi. Tím tak môže lepšie porozumieť spoločným rezerváciám a firemným účtom.

Tiquo dopĺňa históriu o odhad celoživotnej hodnoty zákazníka a termínu ďalšieho nákupu. Tieto odhady môžu pomôcť pri výbere segmentov na ďalšie skúmanie, nejde však o isté výsledky.

Cross-sell tržby, ktoré nikdy neuzatvoríte

Hotel s reštauráciou a wellness môže hosťovi ponúknuť viac služieb počas jedného pobytu. Ak sa rezervujú oddelene, overte, či hosť ponuku nájde a či personál vidí jej dostupnosť.

Recepcia môže procedúru alebo večeru odporučiť osobne. Online ponuka jej pomôže vtedy, keď je relevantná, dostupná a dá sa jednoducho pridať k rezervácii.

Vyskúšajte ponuku doplnkovej služby pri rezervácii, príchode alebo v zákazníckom portáli. Sledujte, ako sa objednávka priradí k hosťovi a ako ju príslušný tím vybaví.

Prínos merajte podľa vlastných výsledkov: počet prijatých ponúk, tržby a náklady na poskytnutie služby. Vyššiu útratu nemožno automaticky pripísať softvéru bez porovnania ďalších okolností.

Únik produktivity personálu

Do hodnotenia zahrňte aj miesta, kde ľudia pracujú. Nie každá úloha vzniká pri recepčnom počítači.

Manažér môže kontrolovať príchody v hale, koordinátor podujatia otvárať dopyt pri obhliadke a tím upratovania aktualizovať stav izby na chodbe. Pre každú rolu určite vhodné zariadenie a potrebné funkcie.

Ak sa pracovníci musia vracať k terminálu len kvôli dokončeniu úlohy, zaznamenajte tieto situácie. Overte, či ich vyrieši mobilná funkcia, lepšie nastavenie alebo iný pracovný postup.

Pri skúšaní platformy použite vlastné počítače, telefóny, tablety a podporovaný hardvér. Potvrďte funkcie na každom zariadení aj správanie pri slabom pripojení.

Cena pevných postupov

Butikový hotel, rezort a kongresový hotel môžu mať odlišné postupy. Skupina pritom potrebuje porovnateľné výsledky. Overte, čo nastavíte lokálne a ktoré pravidlá zostanú spoločné.

Platí to aj pre príchod hostí, registračné formuláre alebo ponuku služieb. Zistite, aké úpravy zvládnete sami a ktoré vyžadujú pomoc dodávateľa.

Spoločné definície údajov umožňujú porovnávať hotely aj pri rozdielnych pracovných postupoch. Pri skúške skontrolujte, či miestna úprava nezmení význam ukazovateľa v skupinovom prehľade.

Keď to spočítate

K licencii pripočítajte prípravu finančných prehľadov, podporu integrácií, opravy údajov a zaškoľovanie. Osobitne zaznamenajte situácie, pri ktorých nemáte spoľahlivý finančný odhad, napríklad oneskorené rozhodnutia.

Rovnakým spôsobom vypočítajte náklady alternatívy vrátane migrácie a dočasnej súbežnej prevádzky. Úspora závisí od konkrétnej zostavy systémov a práce, ktorú nové riešenie skutočne odstráni.

Tiquo spája hotelové funkcie, pokladnicu, rezervácie, CRM, členstvá, podujatia, platby a analytiku. Pri porovnaní určite, ktoré nástroje nahradí, ktoré prepojenia zostanú a ako sa zmení každodenná práca tímu.

Výsledkom by mal byť konkrétny rozpočet a plán prechodu. Rozhodujte podľa overiteľných úspor a potrebných funkcií, nie len podľa ceny licencie alebo prísľubu jednoduchšej prevádzky.