Costul ascuns al unui PMS vechi într-un portofoliu hotelier

Costul licenței PMS este vizibil. Costul muncii necesare pentru a-l folosi alături de celelalte sisteme poate fi mai greu de urmărit.

Orele de reconciliere, introducerea repetată a datelor și rapoartele pregătite manual consumă resurse. Datele incomplete pot întârzia și decizii despre tarife, servicii sau comunicarea cu oaspeții.

Într-un portofoliu, aceste sarcini se pot repeta la fiecare hotel. Pentru a evalua o schimbare, măsurați-le separat de abonamentele software.

Taxa reconcilierii

Închiderea lunară poate presupune exporturi din PMS, POS, sistemul spa și aplicația de evenimente. Echipa le reunește, verifică diferențele și alocă veniturile entităților corespunzătoare.

Notați cât durează acest proces la fiecare hotel și cine participă. Includeți verificările și corecțiile, nu doar pregătirea primului raport. La nivel de portofoliu, totalul poate arăta o cheltuială pe care factura PMS nu o reflectă.

Contează și când devin disponibile rezultatele. Dacă raportul consolidat ajunge după două săptămâni, echipa ia decizii pe baza unor date deja vechi. Separați timpul necesar verificărilor de cel pierdut cu transferul și formatarea informațiilor.

Tiquo folosește înregistrări comune pentru rezervări, comenzi, plăți, abonamente și fidelizare. Asocierea plăților cu comenzile reduce munca de potrivire între sisteme. Pentru conturile conectate configurate, alocările rămân legate de comanda aferentă.

Overhead-ul de menținut integrările

Inventariați sistemele conectate la PMS: distribuția camerelor, gestionarea tarifelor, POS, spa, CRM, marketing, plăți, contabilitate și comunicarea cu oaspeții. Lista diferă de la un portofoliu la altul.

Pentru fiecare conexiune, verificați cine o întreține și cum sunt detectate erorile. O schimbare de API sau de format poate cere o actualizare. Dacă un transfer eșuează, echipa trebuie să știe ce date lipsesc și cum se recuperează.

Numărați configurațiile întreținute separat la fiecare hotel. Costul depinde de această structură, de numărul intervențiilor și de serviciile de asistență contractate. Nu toate conexiunile au același risc sau același efort de întreținere.

O platformă care reunește POS, rezervări, CRM, abonamente, evenimente și plăți poate reduce conexiunile dintre aceste funcții. Integrările rămase trebuie însă administrate, iar înregistrările comune trebuie verificate la implementare.

Golul de inteligență despre clienți

Imaginați-vă un oaspete care revine la hotelul din Londra și folosește frecvent restaurantul și spa-ul. Când rezervă la Edinburgh, recepția poate să nu vadă acest istoric dacă cele două locații păstrează profiluri separate.

Problema depinde de configurația datelor, nu doar de numele PMS-ului. Verificați dacă hotelurile folosesc profiluri comune, cum sunt asociate înregistrările și ce transmite un eventual CRM central.

Un istoric comun poate ajuta colegii să recunoască oaspetele și să îi ofere servicii relevante. Accesul între locații trebuie stabilit în funcție de permisiuni, politica de confidențialitate și structura afacerii.

Legăturile dintre clienți oferă și context pentru grupuri sau conturi de companie. Social Graph din Tiquo permite vizualizarea acestor relații alături de activitatea individuală.

Tiquo include estimări ale valorii relației cu clientul și ale momentului unei comenzi viitoare. Acestea completează istoricul și pot orienta analiza segmentelor de clienți, fără a garanta rezultate.

Venitul de cross-sell pe care nu îl prinzi niciodată

Un hotel cu spa, restaurant și evenimente poate propune mai multe servicii aceluiași oaspete. Dacă datele sunt separate, personalul poate avea puțin context pentru a face o recomandare potrivită.

Recepția poate aminti de spa, iar un coleg poate recomanda restaurantul. Un istoric accesibil îi ajută să țină cont de rezervările deja făcute și de preferințele relevante ale oaspetelui.

Recomandările pot fi prezentate la rezervare, la sosire sau în portal, în funcție de funcțiile configurate. Verificați ce informații le determină și cum sunt respectate preferințele de comunicare.

Măsurați rezultatele: câte oferte sunt acceptate, ce venit suplimentar aduc și ce costuri implică serviciile. Un efect pozitiv într-o locație nu trebuie presupus automat pentru întregul portofoliu.

Sifonarea productivității echipei

Unele procese sunt încă organizate în jurul terminalelor fixe. Dacă un coleg trebuie să se întoarcă la birou pentru fiecare actualizare, timpul de deplasare devine parte din costul activității.

Managerul recepției poate avea nevoie să verifice sosirile din hol, echipa restaurantului să consulte rezervările pe tabletă, iar coordonatorul de evenimente să deschidă o solicitare pe telefon. Testați aceste sarcini pe dispozitivele folosite.

Notați funcțiile care lipsesc pe mobil și pașii care trebuie finalizați la un calculator. Frecvența lor arată dacă limitarea afectează efectiv productivitatea.

Accesul de pe dispozitivul potrivit poate reduce aceste întreruperi. Confirmați compatibilitatea configurației propuse cu browserele, telefoanele, tabletele și terminalele POS ale echipei.

Costul fluxurilor rigide

Un hotel urban, unul de conferințe și un complex de vacanță pot avea procese diferite. Grupul are totuși nevoie de definiții consecvente pentru venituri, rezervări și performanță.

De exemplu, înregistrarea sosirii poate avea alți pași la un hotel cu recepție permanentă decât la unul care oferă autoservire. Verificați ce se poate configura fără să pierdeți informațiile necesare raportării comune.

Un model comun de date, cu setări adaptate fiecărei locații, poate susține ambele nevoi. Testați diferențele locale și raportul consolidat înainte de a extinde configurația în tot portofoliul.

Adunând totul

Calculul complet include licențele, integrarea, asistența și timpul echipelor. Adăugați separat munca de reconciliere, pregătirea rapoartelor și pașii manuali din activitatea zilnică.

Comparați aceste costuri cu implementarea unei alternative, inclusiv migrarea și instruirea. Rezultatul poate diferi între o singură locație și un portofoliu cu procese repetate.

Tiquo reunește administrare hotelieră, POS, rezervări, CRM, abonamente, evenimente, plăți și rapoarte. Înregistrările comune pot reduce o parte din munca dintre aplicații. Beneficiul trebuie evaluat pe configurația concretă, inclusiv alocarea plăților și accesul între locații.

Începeți cu o evidență a costului actual și cu exemple ale sarcinilor care consumă timp. Folosiți-le pentru a verifica dacă schimbarea propusă justifică investiția.