Ukryty koszt utrzymywania starego PMS-a w portfelu hoteli

Opłata za PMS jest widoczna na fakturze. Czas poświęcony na poprawianie danych, utrzymanie połączeń i przygotowanie raportów trzeba policzyć osobno.

Zacznij od pracy finansów, IT, recepcji i marketingu. Zapisz powtarzające się zadania oraz liczbę godzin potrzebnych do ich wykonania.

W grupie hoteli podobne czynności mogą być powtarzane w każdym obiekcie. Wspólne zestawienie pokaże, które koszty rosną wraz z liczbą lokalizacji.

Podatek od rozliczeń

Sprawdź, jak powstaje raport miesięczny. Dane pokoi mogą pochodzić z PMS, gastronomii z kasy, a spa i wydarzeń z kolejnych systemów. Ustal, gdzie są łączone i poprawiane.

Zmierz ten proces w kilku hotelach. Jeśli jeden obiekt potrzebuje na niego dzień lub dwa, nie zakładaj tej samej wartości dla wszystkich: różnice w skali i konfiguracji mogą być duże.

Zapisz również opóźnienie raportu. Jeśli liczby są gotowe dwa tygodnie po zamknięciu okresu, sprawdź, które decyzje muszą na nie czekać i jakie dane są dostępne wcześniej.

Tiquo wiąże płatności z zamówieniami i korzysta ze wspólnych danych rezerwacji, sprzedaży oraz członkostw. Może to ograniczyć ręczne dopasowywanie zapisów. Podziały między skonfigurowanymi kontami pozostają przy zamówieniu, a finanse nadal kontrolują rozliczenia.

Koszt utrzymania integracji

Spisz połączenia PMS z kanałami sprzedaży, cenami, kasą, spa, CRM, marketingiem, płatnościami, księgowością i obsługą pokoi. Uwzględnij tylko te, z których rzeczywiście korzystasz.

Dla każdej integracji ustal koszt, właściciela i sposób monitorowania. Sprawdź, ile pracy wymaga aktualizacja, błąd synchronizacji lub ponowne przesłanie danych.

Przykładowo dziesięć integracji w dwudziestu hotelach daje dwieście konfiguracji do utrzymania. To ilustracja skali, nie dwieście niezależnych awarii; część konfiguracji może być zarządzana wspólnie.

Wspólna platforma może ograniczyć połączenia między kasą, rezerwacjami, CRM i płatnościami. Nadal jednak wymaga utrzymania, a zewnętrzne narzędzia mogą pozostać potrzebne. Policz oba warianty.

Luka w wiedzy o kliencie

Wyobraź sobie gościa, który trzy razy nocował w Londynie, korzystał ze spa i restauracji, a sześć miesięcy później przyjeżdża do Edynburga. Sprawdź, co tamtejsza recepcja zobaczy w jego profilu.

Ustal, czy dane są wspólne, przekazywane przez CRM czy oddzielne dla każdego obiektu. Sprawdź reguły identyfikacji oraz uprawnienia między podmiotami.

Brak historii może prowadzić do ponownego zbierania danych lub pominięcia przydatnej informacji. Zmierz te zadania, zamiast przypisywać im z góry określoną stratę przychodu.

Przy grupach i klientach firmowych przydatne mogą być powiązania między profilami. Sprawdź, czy system pokazuje wspólne rezerwacje i aktywność kont firmowych.

Tiquo pokazuje też szacowaną wartość klienta i przewidywany termin kolejnego zakupu. Prognozy uzupełniają historię, ale wymagają oceny i nie gwarantują przyszłego wyniku.

Przychód z cross-sellu, którego nigdy nie łapiesz

Hotel ze spa, restauracją, wydarzeniami i sklepem może proponować gościom usługi podczas pobytu. Sprawdź, jak dziś powstają te propozycje i skąd pochodzą dane.

Jeśli oferta zależy głównie od pamięci recepcji, ustal, jakie informacje pomogłyby pracownikom. Może to być wcześniejszy zabieg, termin pobytu lub dostępność restauracji.

Rekomendacje można pokazywać przy rezerwacji, w portalu lub podczas obsługi. Sprawdź zasady ich doboru, zgody komunikacyjne i możliwość wyłączenia nieodpowiedniej oferty.

Wpływ na sprzedaż oceń w pilotażu. Porównaj dodatkowy przychód z kosztami usługi i kampanii, zamiast traktować wzrost jako pewny rezultat nowego systemu.

Spadek produktywności zespołu

Zapisz zadania, które wymagają powrotu do konkretnego stanowiska lub ponownego wprowadzania tych samych danych.

Kierownik recepcji może sprawdzać przyjazdy w lobby, kierownik gastronomii obłożenie na tablecie, a zespół wydarzeń zapytanie na telefonie podczas spotkania.

Przetestuj te scenariusze na używanych urządzeniach. Policz zbędne kroki i ustal, czy ograniczenie wynika z systemu, sprzętu, uprawnień czy konfiguracji.

Nowe rozwiązanie powinno obsługiwać potrzebne zadania na odpowiednim sprzęcie. Potwierdź dostępność funkcji dla każdej roli oraz wymagania połączenia.

Koszt sztywnych procesów

Hotel miejski, ośrodek wypoczynkowy i obiekt na długie pobyty mogą mieć inne procesy. Wspólne raporty wymagają jednak zgodnych definicji danych.

Sprawdź, które ustawienia muszą być centralne, a które lokalne. Dotyczy to m.in. meldowania, formularzy, ofert i wyglądu komunikacji.

Porównaj koszt dostosowania obecnego systemu z konfiguracją alternatywy. W obu przypadkach sprawdź, czy zmiany lokalne zachowują porównywalność raportów grupowych.

Podsumowując

Zsumuj abonament, integracje, wsparcie i zmierzoną pracę zespołu. Oddziel koszty potwierdzone od szacunków oraz potencjalnych korzyści.

Dodaj scenariusz otwarcia kolejnego hotelu. Pozwoli to zobaczyć, które wydatki są jednorazowe, a które powtarzają się przy każdej lokalizacji.

Tiquo łączy obsługę hotelu, kasę, rezerwacje, CRM, członkostwa, wydarzenia, płatności i raporty. Porównaj koszt uzgodnionego zakresu z obecnym rozwiązaniem, uwzględniając migrację i szkolenie.

Decyzję oprzyj na danych z własnej grupy i wynikach testu. Wymiana systemu ma sens, gdy korzyści uzasadniają koszt oraz pracę potrzebną do zmiany.