7 sygnałów, że restauracja urosła już poza swój POS

Kasa wybrana przy otwarciu restauracji może nie odpowiadać wszystkim późniejszym potrzebom. Warto ocenić ją ponownie po dodaniu nowych usług lub lokalizacji.

Oprócz zamówień i płatności firma może potrzebować dostaw, członkostw, wynajmu sali, kart podarunkowych i biletów na wydarzenia.

Ograniczenia często widać w powtarzanych czynnościach: dodatkowym eksporcie, ręcznej poprawce albo szukaniu klienta w kilku panelach.

Oto siedem obszarów, które warto sprawdzić.

1. Płacisz za integracje, które ledwo zipią

Jeśli kasa, rezerwacje, CRM i marketing korzystają z osobnych produktów, spisz ich połączenia. Przy każdym wskaż koszt oraz osobę odpowiedzialną za utrzymanie.

Zapisz awarie i czas naprawy. Sprawdź, czy po przerwie dane są uzupełniane i jak zespół wykrywa brakujące zamówienia lub duplikaty.

Porównaj poprawienie tych połączeń ze wspólną platformą. O wyborze powinny decydować potrzebne funkcje, koszt i niezawodność w Twojej konfiguracji.

2. Nie widzisz pełnego obrazu klienta

Stały gość je kolację dwa razy w tygodniu, korzysta z karty podarunkowej w drugim lokalu i rezerwuje salę na urodziny. Sprawdź, czy pracownik widzi te informacje razem.

Brak wspólnej historii utrudnia obsługę i dobór kampanii. Zespół może ponownie pytać o dane, które klient już przekazał.

Ustal zasady łączenia profili i dostęp pracowników. Przetestuj też zakupy bez identyfikacji oraz zmianę adresu e-mail.

3. Raporty dla sieci zajmują dni zamiast minut

Przy dwóch lub trzech lokalach raport może wymagać eksportu z każdej kasy i porównania podatków, zwrotów oraz podmiotów.

Zmierz czas przygotowania raportu i opóźnienie danych. Wskaż decyzje, które na niego czekają.

Sprawdź możliwość wspólnego raportowania oraz definicje miar. Automatyzacja ma wartość, jeśli wynik da się porównać z danymi źródłowymi.

4. Karty podarunkowe i lojalność działają tylko w jednym miejscu

Jeśli karta podarunkowa lub punkty mają obowiązywać w całej grupie, sprawdź ich wykorzystanie poza miejscem zakupu.

Ograniczenie może wynikać z konfiguracji, modelu rozliczeń lub zakresu produktu. Wyjaśnij przyczynę przed zmianą systemu.

Ustal, które marki i obszary przyjmują karty oraz korzyści członkowskie. Finanse powinny sprawdzić, jak rozliczane są zobowiązania między podmiotami.

5. Zespół walczy z systemem zamiast na nim pracować

Przetestuj przekazanie otwartego rachunku, podział płatności, rabat i poprawkę zamówienia. Zanotuj, kiedy potrzebne są uprawnienia kierownika.

Podczas ruchliwej zmiany dodatkowe kroki się powtarzają. Zmierz je na kilku zadaniach, aby odróżnić problem interfejsu od potrzebnego zabezpieczenia.

Sprawdź przekazywanie zamówień między pracownikami i urządzeniami oraz podział rachunku po równo, według pozycji lub kwot. Potwierdź działanie na obsługiwanym sprzęcie.

6. Nie sprzedajesz nic poza „samą restauracją”

Bilety, członkostwa, zaliczki na prywatną salę i zamówienia z wyprzedzeniem mogą wykraczać poza dotychczasowy zakres kasy.

Dla każdej nowej usługi ustal wymagane funkcje i dane. Policz dodatkowy abonament, integrację i pracę zespołu.

Wspólny system może łączyć rezerwację wydarzenia z kolacją lub członkostwem. Sprawdź jednak te scenariusze na własnej ofercie i ustal zasady proponowania dodatkowych usług.

Porównaj rozszerzenie obecnej konfiguracji z platformą obejmującą szerszy zakres.

7. Płatności dokładają roboty zamiast ją zabierać

Zmierz czas dopasowywania zamówień, płatności i wypłat. Przy kilku podmiotach uwzględnij też faktury oraz rozliczenia wewnętrzne.

Tiquo może dzielić płatność między skonfigurowane połączone konta i zachować podział przy zamówieniu. Tiquo obsługuje też przedpłacone środki, które klient może sprawdzać na telefonie. Zespół finansowy nadal kontroluje rozliczenia i zwroty.

Przetestuj cały proces od zamówienia do wypłaty, także korekty i częściowe zwroty. To pokaże zakres pracy pozostającej po stronie finansów.

Co dalej

Zbierz problemy i zapytaj obecnego dostawcę o konkretne rozwiązania oraz koszty. Część może wymagać zmiany ustawień lub integracji, a część szerszego wdrożenia.

Tiquo łączy kasę, rezerwacje, członkostwa, CRM, płatności, wejścia, wydarzenia i raporty. Porównaj uzgodniony zakres na tych samych zadaniach co obecny system.

Przed decyzją przeprowadź pilotaż i policz pełny koszt migracji. Zmiana powinna przynieść korzyść w pracy zespołu, którą da się wykazać.