Kā konsolidēt viesmīlības operācijas bez sāpīgas migrācijas

Ja rezervācijas, kase un klientu dati atrodas vairākās sistēmās, to apvienošana var atvieglot darbu. Taču pati pāreja ir projekts, kas jāplāno līdzās uzņēmuma ikdienai.

Esošajās sistēmās ir nākamās rezervācijas, darījumu vēsture un dalības dati. Komanda zina, kā ar tām strādāt. Tāpēc pirms nomaiņas jābūt skaidram, kā saglabāsiet datus, apmācīsiet darbiniekus un turpināsiet apkalpot viesus.

Ja pāreju atliekat, fiksējiet pašreizējās problēmas un to izmaksas. Tas ļauj salīdzināt sistēmu nomaiņu ar mazākiem uzlabojumiem, piemēram, labāku datu apmaiņu vai vienkāršāku atskaišu sagatavošanu.

Laika gaitā var pieaugt gan datu apjoms, gan savienojumu skaits. Savukārt sakārtoti ieraksti un dokumentēti procesi palīdzēs jebkurā gadījumā — arī tad, ja pāreja notiks vēlāk.

Rūpīga sagatavošanās var mazināt traucējumus, taču neviens ieviešanas modelis tos pilnībā neizslēdz. Jāņem vērā datu kvalitāte, sistēmu ierobežojumi, komandas gatavība un uzņēmuma noslodze.

Kāpēc lielākā daļa migrāciju aiziet greizi

Risks pieaug, ja darbības sākuma datums tiek noteikts pirms izmēģinājuma importa, procesu pārbaudes un apmācībām. Tad neatrisinātas problēmas var nonākt ikdienas darbā tieši brīdī, kad vecā sistēma jau ir izslēgta.

Pārejas plānā īpašu uzmanību pievērsiet trim jomām.

Pirmā ir komandas darbs. Datu pārcelšana pati par sevi nenozīmē gatavību apkalpot viesus. Darbiniekiem jāizmēģina savas ikdienas darbības un jāzina, kur saņemt palīdzību vai kā rīkoties kļūmes gadījumā.

Otrā ir dati. Sistēmās var atšķirties lauku formāti, identifikatori un darījumu statusi; klientu ieraksti var dublēties. Izmēģinājuma importā pārbaudiet ne tikai ierakstu skaitu, bet arī to savstarpējās saites, summas un vēsturi.

Trešā ir ieviešanas secība. Reģistratūrai, restorānam un pasākumu komandai var būt atšķirīga noslodze un atkarības no citām sistēmām. Pārejas posmiem jāņem vērā šīs atšķirības.

Labā pieeja: pakāpeniska konsolidācija

Pakāpeniska ieviešana ļauj sākt ar vienu vietu vai procesu un izmantot gūto pieredzi nākamajos posmos. Pirms turpināšanas jāpārbauda, vai sasniegti iepriekš noteiktie kritēriji.

Šī pieeja var samazināt vienlaikus risināmo problēmu skaitu. Tomēr pārejas laikā var būt jāuztur divas sistēmas un pagaidu savienojumi, tāpēc arī šis darbs jāiekļauj grafikā un budžetā.

Sākumā vienojieties, kuri dati jāpārceļ un kuri paliks pieejami arhīvā. Saglabājiet avota kopiju, saskaņojiet lauku atbilstību un veiciet izmēģinājuma importu. Dublikātu apvienošanu pārbaudiet pirms izmaiņu apstiprināšanas, īpaši, ja ierakstiem ir rezervācijas vai finanšu vēsture.

Pirmajam ieviešanas posmam izvēlieties pārvaldāmu apjomu ar skaidru ieguvumu. Kase var būt piemērota izmēģinājumam vienā vietā, taču tā nav automātiski zema riska izvēle: jāņem vērā maksājumi, printeri, virtuve un apkalpošanas nepārtrauktība.

Nākamos moduļus ieviesiet atbilstoši to atkarībām un komandas gatavībai. Katrā posmā nosakiet, kura sistēma ir galvenais datu avots, kā tiks apstrādātas izmaiņas un kā rīkosieties, ja būs jāatgriežas iepriekšējā darba kārtībā.

Ko meklēt konsolidācijas partnerī

No piegādātāja prasiet konkrētu pārejas plānu ar atbildīgajiem, termiņiem un pārbaudēm. Produkta nosaukums vai arhitektūras apraksts vien neparāda, cik labi tas atbalstīs jūsu ieviešanas secību.

Salīdziniet piedāvājumus pēc šādiem praktiskiem kritērijiem.

Pārbaudiet, kā moduļi apmainās ar datiem un kā lietotājs var izsekot ierakstam no rezervācijas līdz rēķinam. Svarīga ir datu precizitāte, kļūdu redzamība un atbildība par to novēršanu.

Ja pakalpojumus sniedz vairākas juridiskās personas, pārbaudiet maksājumu sadalīšanu, rēķinus un atskaites katram uzņēmumam. Šos procesus pirms ieviešanas jāizvērtē arī finanšu komandai.

Izmēģiniet sistēmu paredzētajās ierīcēs: kasē, planšetē un telefonā. Noskaidrojiet atbalstītās operētājsistēmas, pārlūkprogrammas, printerus un maksājumu termināļus.

Pārskatiet, kurus pašreizējos procesus saglabāsiet un kurus mainīsiet. Konfigurēšanas iespējas ir noderīgas, taču jaunai darba kārtībai tik un tā vajadzīga apmācība un saprotamas instrukcijas.

Kā Tiquo risina konsolidāciju

Tiquo apvieno kases, rezervāciju, biļešu, dalības, CRM, pasākumu, viesnīcas pārvaldības, maksājumu un atskaišu rīkus. Ieviešanas apjoms jāpielāgo uzņēmuma vajadzībām un izvēlētajiem moduļiem.

Datu pārcelšanas iespējas ir atkarīgas no avota sistēmām un eksportu satura. Pirms pārejas uz Tiquo vienojieties par importējamiem laukiem, vēstures apjomu, dublikātu apstrādi un rezultāta pārbaudi. Nevajadzētu pieņemt, ka visi dati tiks pārcelti automātiski.

Moduļu ieviešanas secību saskaņojiet ar komandu. Apmācībās restorāna darbiniekiem jāapgūst viņu uzdevumi, bet pasākumu un viesnīcas komandām — savējie. Vienlaikus pārbaudiet procesus, kuros piedalās vairākas nodaļas.

Daļu esošās aparatūras var būt iespējams saglabāt, ja tā atbilst izvēlētā risinājuma prasībām. Pārbaudiet ierīču saderību pirms pasūtījuma un izmēģiniet arī pieslēgtos printerus un maksājumu termināļus.

Konfigurētiem savienotajiem kontiem Tiquo var sadalīt maksājumu starp vairākiem saņēmējiem. Tas pats par sevi neaizstāj finanšu konsolidāciju vai savstarpējos norēķinus. Pārbaudiet rēķinus, atmaksas un atskaites ar saviem darījumu piemēriem.

Īstā gaidīšanas cena

Lai izlemtu par pārejas laiku, apkopojiet pašreizējās izmaksas: manuālo darbu, integrāciju uzturēšanu un kļūdu labošanu. Atsevišķi novērtējiet iespējas, kuras šobrīd nevarat izmantot, nepārvēršot tās par garantētiem nākotnes ieņēmumiem.

Salīdziniet šīs izmaksas ar ieviešanu, apmācību un abu sistēmu uzturēšanu pārejas laikā. Iekļaujiet arī rezervi neparedzētam darbam un skaidru atkāpšanās plānu.

Pamatots lēmums var būt gan pakāpeniska pāreja, gan esošā risinājuma uzlabošana. Izvēlieties pēc pārbaudītiem procesiem, komandas gatavības un aprēķinātām izmaksām, nevis solījuma par pāreju bez grūtībām.