Come Vinyl Space Soho usa Tiquo per massimizzare la conversione delle prenotazioni di eventi aziendali
Due sale e 6.000 piedi quadrati nel cuore di Soho, prenotati da brand, agenzie e aziende. Ogni richiesta dal sito arriva ora in Tiquo con tutti i dettagli necessari per inviare un preventivo già alla prima risposta.
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Vinyl Space Soho è una location per eventi in Marshall Street, a cinque minuti a piedi da Oxford Circus, Tottenham Court Road e Piccadilly Circus. Dispone di due sale: la Gallery, uno spazio bianco di poco meno di 5.000 piedi quadrati per un massimo di 260 ospiti, e lo Studio, una sala in mattoni di poco più di 1.250 piedi quadrati. Insieme accolgono 320 persone.
La location ospita mostre, presentazioni, fiere di settore e sfilate di moda, press day e feste di lancio. Non accetta feste private: le prenotazioni arrivano quindi da brand, agenzie e aziende che organizzano eventi.
Chi organizza eventi aziendali spesso valuta più location contemporaneamente. La location che risponde per prima con le disponibilità e un preventivo chiaro ha le maggiori probabilità di ottenere la prenotazione. Vinyl Space Soho usa Tiquo per rendere più rapida quella prima risposta, seguire ogni richiesta fino all’evento confermato e gestire l’evento stesso, dal contratto al check-in all’ingresso.
La sfida: richieste che partivano da un'email vuota
I pulsanti «Enquire» della pagina della location aprivano una nuova email indirizzata alla casella dedicata al noleggio degli spazi. Il contenuto dipendeva interamente da ciò che il mittente decideva di scrivere.
Se il mittente non pensava a indicare data dell’evento, numero di ospiti, nome dell’azienda e un numero di telefono, il team doveva rispondere con delle domande prima di poter verificare la disponibilità o quotare il costo del noleggio. Ogni scambio di email in più dava all’organizzatore più tempo per prenotare altrove.
Inoltre, le richieste restavano nella posta elettronica. Era difficile capire quante ne fossero arrivate, chi stesse seguendo ciascuna e quante si trasformassero in prenotazioni.
La soluzione: un modulo di richiesta collegato direttamente a Tiquo
Entrambi i pulsanti «Enquire» ora aprono un modulo direttamente nella pagina della location, progettato in linea con il sito di The Vinyl Factory. È realizzato con il Tiquo DOM Package, l’SDK JavaScript di Tiquo per i siti web, così l’organizzatore non lascia mai la pagina.
Il modulo chiede nome, email, telefono, azienda, data dell’evento, numero di ospiti e una descrizione dell’evento. In fondo, un piccolo link permette ancora a chi preferisce l’email di scrivere direttamente al team che gestisce il noleggio degli spazi.
Tiquo filtra lo spam tra le richieste dal sito e limita gli invii ripetuti, mentre un campo nascosto intercetta i bot che compilano tutti i campi. Al team arrivano solo richieste reali.
Ogni invio diventa una richiesta in Tiquo, contrassegnata come proveniente dal sito. Tiquo trova il profilo del cliente tramite l’email o ne crea uno nuovo, così un brand o un’agenzia che torna viene riconosciuto la volta successiva in cui si mette in contatto.
Tutti i dettagli per il preventivo, fin dal primo messaggio
Il modulo è costruito attorno alle domande che il team faceva prima via email. La data dell’evento si sceglie da un calendario che parte da oggi. Il campo degli ospiti si ferma a 320, la capienza della location.
Il campo del telefono usa il selettore del paese di Tiquo, così brand e agenzie internazionali possono inserire il numero nel formato del proprio paese. Tiquo lo verifica e lo salva nel formato internazionale completo, pronto perché il team possa richiamare.
Azienda, data e numero di ospiti compaiono in cima alla richiesta in Tiquo, seguiti dalla descrizione dell’evento scritta dall’organizzatore.
Il team del noleggio può indicare disponibilità e tariffe già nella prima risposta, invece di aprire con un elenco di domande.
Una sola pipeline dalla richiesta alla prenotazione
In Tiquo Enquiries ogni richiesta attraversa fasi chiare: nuova, in corso, in attesa del cliente, poi vinta o persa. I membri del team possono assegnarsi le richieste a vicenda, impostare una priorità e filtrare per fonte o data. La vista Kanban mostra a colpo d’occhio a che punto è ogni lead.
Poiché le richieste vengono chiuse come vinte o perse, Vinyl Space Soho può misurare quante richieste diventano prenotazioni e capire dove le trattative si bloccano.
La conversione diventa un numero che il team può monitorare e migliorare, non più una stima ricostruita da una casella di posta condivisa.
Function Sheet personalizzabili per ogni evento
Una volta confermata la prenotazione, i dettagli devono comunque arrivare a chi allestisce e gestisce l’evento.
Per questo Vinyl Space Soho usa le Function Sheet personalizzabili di Tiquo. Ogni richiesta ha una scheda chiara e stampabile con il cliente e la sua azienda, i dettagli dell’evento, gli ordini collegati ed eventuali note interne o attività in sospeso. Il personale la apre dalla richiesta, poi copia un link diretto, la scarica o la stampa per il team della location.
Tutti lavorano sulle stesse informazioni sull’evento conservate in Tiquo, quindi non serve copiare nulla dalle conversazioni email in un documento separato.
Dal contratto al check-in, tutto in Tiquo
I documenti di ogni evento sono collegati alla relativa richiesta in Tiquo. Il team crea contratti, accordi e conferme a partire da modelli e li invia al cliente tramite un link sicuro per la firma. Ogni documento conserva uno storico completo delle azioni e la cronologia delle versioni.
Anche le liste degli ospiti si gestiscono in Tiquo. Gli ospiti ricevono l’invito via email tramite un link sicuro, e il team può vedere se un invito non è arrivato e inviarlo di nuovo. I biglietti vengono emessi dallo stesso posto, con codici QR che gli ospiti possono aggiungere al wallet del telefono.
Il giorno dell’evento, il personale fa il check-in degli ospiti con l’app Tiquo, scansionando i biglietti all’ingresso e seguendo gli arrivi in tempo reale.
Il contratto, la lista degli ospiti, i biglietti e il registro delle presenze si trovano tutti in Tiquo accanto alla richiesta originale, invece di essere sparsi tra email, strumenti di firma separati e fogli di calcolo.
Capire cosa genera le richieste
Il sito di The Vinyl Factory utilizza gli analytics first-party di Tiquo, che registrano visualizzazioni di pagina, sessioni e tag delle campagne senza cookie.
Ogni richiesta per la location viene registrata anche come evento negli analytics. Il team può vedere quali pagine, campagne e referrer portano le persone a inviare una richiesta, e concentrare l’impegno di marketing sui canali che attirano organizzatori di eventi.
Il risultato: risposte più rapide e una pipeline misurabile
Le richieste ora arrivano complete, in un unico posto e con un profilo cliente associato. Il team può inviare un preventivo alla prima risposta, seguire ogni lead fino alla decisione, passare ogni evento confermato al team della location con una Function Sheet e vedere quali attività di marketing portano gli eventi che si concretizzano in prenotazioni. Contratti, firme, liste degli ospiti, biglietti e check-in passano tutti per lo stesso sistema.
La pagina della location è gestita in Tiquo CMS, così il team può aggiornare testi e foto per le nuove stagioni o gli eventi recenti senza aspettare uno sviluppatore.
Perché questo è importante per le location per eventi
Le prenotazioni aziendali vanno spesso alla location che risponde più in fretta con le informazioni giuste. Vinyl Space Soho dimostra come una location possa raccogliere richieste complete sul proprio sito, gestirle in un’unica pipeline, coordinare ogni evento da una Function Sheet condivisa e misurare la conversione dal primo messaggio all’evento confermato.
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