Come 180 Studios sta ridefinendo l'esperienza dei membri con Tiquo
Un milione di piedi quadrati. Sedici ingressi. Quattordici ristoranti. Oltre cento fornitori tecnologici frammentati. Un'unica piattaforma per sostituirli tutti.
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- Plus dozens of internal systems across different brands and legal entities
180 Studios occupa un milione di piedi quadrati nel centro di Londra. Comprende un hotel, tre strutture per salute e benessere, una dozzina di spazi per eventi, uffici, coworking, aree riservate ai soci, sale espositive e negozi. Un ospite può soggiornare nell’hotel, visitare una mostra, allenarsi e cenare in uno dei quattordici ristoranti senza uscire dall’edificio.
Prima di Tiquo, le attività quotidiane dipendevano da oltre 100 fornitori tecnologici. POS, prenotazioni, iscrizioni, check-in, gestione alberghiera, eventi, biglietteria, CRM e pagamenti avevano sistemi e dati separati.
Il personale doveva cercare le informazioni in più sistemi. I soci si identificavano di nuovo passando da un’area all’altra e i team finanziari raccoglievano i ricavi da diverse dashboard. Era difficile proporre ai clienti servizi di altre aree della struttura.
180 Studios ha scelto Tiquo per riunire queste attività, mantenendo le configurazioni necessarie a ogni reparto.
La sfida: oltre 100 fornitori, zero visibilità unificata
Hotel, ristoranti, palestre, mostre e club hanno esigenze diverse: gestione delle camere, vendite al banco, prenotazioni, biglietti e informazioni sui soci. A 180 Studios questi servizi erano distribuiti tra sistemi specializzati.
Collegarli richiedeva integrazioni e passaggi manuali. Con sedici ingressi e numerose aree operative, anche verificare l’accesso di un visitatore poteva richiedere informazioni da un altro reparto.
Il problema riguardava anche i report. Il personale riconciliava i dati, il marketing cercava di ricostruire i profili dei clienti e il team finanziario preparava riepiloghi tra entità legali diverse.
La soluzione: un rollout graduale su tutte le verticali
L’introduzione di Tiquo è stata organizzata in sei fasi. Prima sono stati riuniti i dati; poi sono stati collegati POS, reception, prenotazioni, eventi e hotel.
Fase 1: Consolidamento di un decennio di dati frammentati
Tiquo ha importato i dati dei clienti, lo storico degli ordini e le transazioni dai sistemi precedenti di 180 Studios in un database condiviso.
L’importazione ha richiesto di uniformare formati e identificativi e riconciliare i profili duplicati. Gli acquisti e le prenotazioni nelle diverse aree sono stati collegati al profilo del cliente.
Marketing, operazioni e finanza possono consultare i dati dei marchi e delle aree operative dalla stessa dashboard. Le analisi predittive usano questi dati per stimare il valore del cliente nel tempo e le tendenze di utilizzo; le stime vanno valutate insieme ai risultati osservati.
Fase 2: Punto vendita unificato per tutta la ristorazione e il retail
Tiquo ha introdotto il POS nelle attività di ristorazione e vendita di 180 Studios: Corner Cafe, 180 Corner, Cornershop, 180 Health Club, il negozio della mostra e i ristoranti.
In precedenza, ogni area aveva POS, cataloghi, prezzi e report propri. Il personale non vedeva gli ordini effettuati altrove e le carte regalo non erano accettate in tutte le aree.
Le transazioni ora confluiscono nello stesso sistema. Il personale autorizzato può consultare gli acquisti del cliente in altre aree. Un socio può aggiungere un caffè, il pranzo e un acquisto al negozio a un conto condiviso e saldarlo con un pagamento.
Quando il conto riguarda più entità legali, Tiquo ripartisce il pagamento e genera le fatture per ciascuna entità. I dati restano disponibili per i controlli contabili. 180 Studios decide in quali aree accettare le carte regalo.
Fase 3: Check-in intelligente a tutte le reception
Con sedici ingressi e diversi punti di accoglienza, 180 Studios doveva verificare il diritto di accesso di soci, locatari, ospiti dell’hotel e visitatori.
Tiquo ha introdotto il check-in self-service nelle reception. Il sistema verifica l’iscrizione, il contratto di locazione, la prenotazione o il pass del visitatore. Il personale può consultare queste informazioni nello stesso posto, senza cercarle nei fogli di calcolo o chiamare altri reparti.
Soci e locatari possono autenticarsi senza password sui dispositivi supportati. Le tessere in Apple Wallet e Google Wallet permettono di identificarsi con il telefono. Il personale della reception può consultare i diritti di accesso e lo storico del cliente nel CRM.
Fase 4: Prenotazioni per mostre, club della salute e spa
Le mostre, il centro fitness e le spa accolgono soci e pubblico. Prima di Tiquo, ciascuna attività aveva un proprio database clienti, calendario e flusso di pagamento.
Biglietti per le mostre, sessioni in palestra, trattamenti e corsi si prenotano ora nella stessa piattaforma, online, nell’app o in struttura. La disponibilità condivisa aiuta il personale a evitare prenotazioni sovrapposte.
All’arrivo, il personale può riconoscere il cliente e trovare la sua prenotazione. Le planimetrie comprendono tavoli, sale trattamenti, aree fitness e spazi espositivi. I soci possono controllare il saldo prepagato e usarlo per i pagamenti supportati dal telefono.
Fase 5: Richieste e gestione di eventi privati
La dozzina di spazi per eventi ospita conferenze, cene private e lanci di prodotto. Richieste, proposte, contratti e organizzazione venivano gestiti tramite email, fogli di calcolo e telefonate tra reparti.
Il team eventi ora segue le richieste in Tiquo. Può controllare la disponibilità, preparare proposte, raccogliere acconti, gestire contratti firmati digitalmente e coordinarsi con catering, audiovisivi e manutenzione.
I clienti possono esaminare la proposta, firmare l’accordo e versare l’acconto online. Il flusso delle richieste è configurato in base ai passaggi seguiti dal team eventi.
Fase 6: Prenotazioni alberghiere e gestione della proprietà
L’ultima fase ha portato su Tiquo la gestione dell’hotel, sostituendo il sistema alberghiero precedente.
Il profilo dell’ospite comprende le interazioni con hotel, ristoranti, mostre ed eventi. Addebiti in camera, conti dei ristoranti, prenotazioni spa e minibar vengono gestiti nello stesso sistema e possono essere saldati insieme al check-out.
Un ospite può addebitare alla camera un trattamento spa, tre pasti e un biglietto per una mostra. Tiquo ripartisce il pagamento tra le entità legali coinvolte. Il team dell’hotel può consultare soggiorni e acquisti precedenti per preparare l’accoglienza.
Il risultato: una piattaforma, un'esperienza, zero attrito
180 Studios ha sostituito oltre 100 fornitori con una piattaforma condivisa tra le diverse attività della struttura.
Soci e ospiti possono usare lo stesso accesso e, nei flussi configurati, un conto e un pagamento comuni. Le preferenze registrate sono disponibili al personale autorizzato delle diverse aree.
Il personale può passare gli ordini al turno successivo e consultare gli aggiornamenti nello stesso sistema, usando i dispositivi supportati.
Il team finanziario consulta i ricavi delle diverse entità, il marketing usa lo storico dei clienti e la direzione confronta i risultati delle aree operative.
Perché questo è importante per le proprietà a uso misto ovunque
Per 180 Studios, la priorità era collegare attività diverse senza perdere le impostazioni specifiche di ciascuna. Il progetto è partito dai dati dei clienti e ha aggiunto i reparti per fasi.
Questo approccio ha permesso di condividere profili, prenotazioni e pagamenti tra hotel, ristoranti, benessere ed eventi, mantenendo i controlli sulle aree operative e sulle entità legali.
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