OfficeRnD-alternatívák: amikor a rendben lévő irodaszoftver már nem elég

Egy coworking iroda üzemeltetésében a tagságok, tárgyalófoglalások, számlázás és beléptetés összefügg. Az OfficeRnD értékelését érdemes ezekkel kezdeni: hogyan foglal egy tag, milyen jogosultságot kap, és hogyan kerül a használat a számlájára?

Ha az irodák mellett más szolgáltatásokat is bevezetsz, újabb folyamatokat kell megvizsgálni. Ami a tárgyalóknál működik, azt a kávézónál vagy egy rendezvénynél külön is ki kell próbálni.

A korlát a minőség és a hatókör

A szoftverváltás kérdése gyakran akkor merül fel, amikor megváltozik az üzlet működése.

Egy coworking iroda rendezvényeket, vendéglátást, wellnessprogramokat vagy több helyszínre érvényes tagságot is kínálhat. Ilyenkor a teremfoglalás mellett pénztárra, jegyértékesítésre, ügyfélkezelésre és többféle bevételt összesítő kimutatásra is szükség lehet.

Vedd külön az irodai alapfeladatokat és az új szolgáltatásokat. Az ajánlatból derüljön ki, melyeket kezeli maga a rendszer, melyekhez kell kiegészítő, és hol marad kézi munka. Így összehasonlítható lesz az OfficeRnD és a többi megoldás.

Hol szokott elindulni a súrlódás

Az adatkezelési gondok sokszor apró napi feladatoknál válnak láthatóvá.

Például a recepciós nem látja a tag rendezvényjegyét, a pénzügy külön táblázatban összesíti a kávézó bevételét, vagy egy érdeklődő adatait újra be kell írni a szerződéshez. Ezekből a helyzetekből készíts tesztlistát a bemutatóhoz.

Az integráció hasznos lehet, de pontosan tudnod kell, mit köt össze. Mely adatokat adja át, milyen gyakran, és ki javítja a hibát? A teljes költségbe a kiegészítőket, a beállítást és a karbantartást is számítsd bele.

Miért nehezebb az OfficeRnDDel dolgozni, mint elsőre tűnik

A funkciólista után a tényleges használatot kell kipróbálni.

Kérj bevezetési tervet a tagságok, számlázási szabályok, foglalások és adatok átvételére. Legyen világos, mit állít be a szolgáltató, mit végez a saját csapatod, mennyi képzésre lesz szükség, és mi kerül külön díjba.

Az általad használt beléptetési és könyvelési rendszereket is teszteld. Ha például Salto vagy Xero kapcsolódik a működéshez, próbálj végig egy jogosultságmódosítást, egy számlát és egy javítást. Mobilon ugyanazokat a napi feladatokat végezd el, amelyeket a csapat majd használ.

Egy új munkatárs próbáljon meg önállóan foglalást módosítani vagy tagságot létrehozni. Jegyezd fel, hol kér segítséget. Ebből reálisabban becsülhető a betanítás ideje, mint egy általános használhatósági ígéretből.

A márkázás problémája

Nézd meg, hogyan szabható saját arculatra a tagportál, a foglalási felület és a vendégeknek küldött üzenet. A szolgáltató mutassa meg a ténylegesen elérhető beállításokat és az esetleges korlátokat.

A tagoknak könnyen fel kell ismerniük, hogy a te helyszíneden foglalnak vagy fizetnek. Ellenőrizd a teljes folyamatot, a weboldaltól a visszaigazolásig, mobilképernyőn is.

A Tiquónál is kérj bemutatót a saját arculatra szabható foglalási, tagsági, hűségprogram- és fizetési felületekről. A döntéshez az számít, amit a vendég ténylegesen lát.

Jelek, hogy érdemes alternatívákat nézni

Érdemes alternatívákat keresni, ha az új szolgáltatások adatait rendszeresen kézzel másoljátok, vagy a csapat nem látja egy helyen a tag foglalásait és vásárlásait. Ugyancsak ok lehet a felülvizsgálatra, ha az integrációk javítása rendszeres feladattá válik.

Nézd meg a betanítás idejét, az ismétlődő adminisztrációt és a vendégektől érkező kérdéseket is. Ezek alapján dönthető el, hogy egy jobb beállítás, egy új integráció vagy a rendszer cseréje segítene-e többet.

Hogyan viszonyul a Tiquo

A Tiquo szolgáltató és többféle tevékenységet végző helyszínek közös kezelésére kínál megoldást. Termékek, szolgáltatások, foglalások, űrlapok, szerződések, tagságok, fizetések és ügyféladatok kapcsolhatók össze benne.

A közös ügyfélprofilhoz a különböző szolgáltatások adatai kapcsolódhatnak, például egy tárgyalófoglalás, éttermi látogatás vagy rendezvényjegy. A CRM a korábbi aktivitás mellett a várható ügyfélértékre és következő rendelésre vonatkozó becsléseket is megjeleníthet. A Social Graph az ügyfelek, csoportok és céges fiókok közötti kapcsolatok áttekintését segíti.

Megfelelően beállított kapcsolt fiókokkal egy fizetés több célfiók között osztható fel, a rendeléshez kapcsolva. Az előre feltöltött egyenleg a jogosult termékekhez és szolgáltatásokhoz használható. A csoportos fizetés egyenlően, tételenként, százalékosan vagy egyedi összegek szerint is megosztható.

A tagsági és hűségkedvezmények több szolgáltatásra is kiterjeszthetők. A szabályok határozzák meg, hogy a tag például a kávézóban, egy foglalkozáson vagy szállásfoglaláskor milyen kedvezményt kap. Az ajándékkártyák elfogadási helyeit és korlátait szintén be kell állítani.

A Tiquo pénztári, szállodai, wellness- és rendezvényfunkciói a munkaterek mellett más szolgáltatások kezelését is lehetővé teszik. A bemutatón érdemes egy tag többféle vásárlását végigkövetni, és megnézni, hogyan kapcsolódnak a profiljához.

A Tiquót is a csapat tényleges eszközein és feladataival teszteld. A webes, iPhone-, iPad-, Android- és POS-használatot külön próbáljátok ki, mert a szükséges funkciók és hardverek befolyásolhatják a beállítást és a betanítást.

A helyszínek és részlegek közös kimutatásai segíthetnek áttekinteni a bevételt és az ügyfélaktivitást. A korábbi eredményeket külön kezeld az ügyfélértékre vagy a következő rendelés idejére vonatkozó előrejelzésektől: utóbbiak becslések.

A döntés meghozatala

Ha főként irodákat, munkaállomásokat és tárgyalókat üzemeltetsz, ezek foglalása, számlázása és beléptetése legyen az összehasonlítás alapja. Ellenőrizd, melyik ajánlat kezeli ezeket a legkevesebb kézi munkával.

Többféle szolgáltatásnál kövesd végig a teljes folyamatot: érdeklődés, foglalás, érkezés, vásárlás, kedvezmény, fizetés és kimutatás. Jelöld meg, hol kell rendszert váltani vagy adatot újra beírni. A váltás költségét és az adatok átvételét is vedd figyelembe.

A Tiquo akkor lehet megfelelő választás, ha a bemutató igazolja, hogy a szükséges szolgáltatásokat közös rendszerben tudod kezelni, és a bevezetés belefér a csapat idejébe és a költségkeretbe.