7 jel, hogy az éttermed kinőtte a jelenlegi POS rendszerét

A nyitáskor választott pénztári rendszer megfelelhetett az akkori feladatoknak. Érdemes időnként megnézni, hogyan kezeli azt, amivel azóta bővült az étterem.

A rendelés, fizetés és nyugtanyomtatás mellé később házhozszállítás, második helyszín, privát rendezvény vagy tagsági program kerülhet. Az ajándékkártyákat és hűségkedvezményeket is össze kell kapcsolni az értékesítéssel.

A gondok gyakran apró, ismétlődő feladatokban jelennek meg: adatot másoltok, külön táblázatot vezettek, vagy ugyanazt a hibát javítjátok újra. Együtt ezek már jelentős időt vihetnek el.

Az alábbi hét helyzet indokolhatja a rendszer felülvizsgálatát.

1. Integrációkért fizetsz, amik alig működnek

Ha a pénztár, a foglaláskezelő, az ügyféladatbázis és a marketing külön rendszerekben működik, minden kapcsolatnak van beállítása, felelőse és esetleges díja.

Egy sikertelen adatátadás után hiányozhat rendelés vagy vendégadat. Mérd fel, hogyan észlelitek a hibát, ki vizsgálja ki, és mennyi időt igényel a javítás. A kézi újraszinkronizálás eredményét is ellenőrizni kell.

Ha a kapcsolatok karbantartása rendszeres teher, vizsgáld meg, javíthatók-e, vagy érdemes több feladatot közös platformra vinni. A közös adatok csökkenthetik a másolást, de az új folyamatot is tesztelni kell.

2. Nem látod egyben a vendégeidet

Egy törzsvendég rendszeresen vacsorázik nálatok, a másik helyszínen ajándékkártyát vált be, és lefoglalja a privát termet. Ha mindhárom esemény más rendszerben marad, a csapatnak külön kell összegyűjtenie az előzményeket.

Így nehezebb figyelembe venni a korábbi kéréseket vagy releváns ajánlatot készíteni. A vendégnek is kellemetlen lehet újra elmondani azt, amit már megadott.

Ellenőrizd, mely előzményekhez kell a munkatársaknak hozzáférniük, és hogyan kapcsolhatók azok a megfelelő vendéghez. A jogosultságokat a feladatokhoz igazítsd.

3. A többhelyes riport napokig tart, nem percek

Több helyszín heti kimutatásához külön exportok, táblázatok és kézi egyeztetések is szükségesek lehetnek. Írd össze, mely lépések ismétlődnek, és milyen eltéréseket kell javítani.

A ráfordított idő mellett az is számít, mikorra készül el az eredmény. Ha az étlapról, létszámról vagy ajánlatokról hamarabb kell dönteni, a késői kimutatás kevésbé hasznos.

Keress olyan közös nézetet, amelyből a szükséges helyszínek és bevételi források összehasonlíthatók. Ellenőrizd az adatok frissítését és azt is, hogyan kereshető vissza egy eltérés.

4. Az ajándékkártya és a hűség csak egy helyen működik

Ha az ajándékkártya vagy hűségkedvezmény csak egyes helyszíneken használható, ennek világosnak kell lennie a vendég számára. A váratlan elutasítás a pénztárnál fennakadást okozhat.

Vizsgáld meg, hogy a korlátozás üzleti szabályból vagy a rendszer beállításából következik-e. Ha közös elfogadást szeretnél, a helyszínek közötti egyenlegkezelést és elszámolást is meg kell oldani.

Próbáld végig a vásárlást, beváltást és visszatérítést több helyszínen. Rögzítsd a jogosult termékeket, márkákat és jogi személyeket, valamint a kizárásokat.

5. A személyzet a rendszerrel harcol, nem használja

Jelzés lehet, ha egy nyitott számla átadásához le kell zárni és újra létrehozni a rendelést, vagy a számlamegosztás túl sok lépésből áll. A kedvezmények engedélyezésénél pedig azt nézd meg, megfelelően vannak-e beállítva a jogosultságok.

Csúcsidőben a késlekedés gyorsan összeadódik. Jegyezd fel a gyakori feladatok idejét és azt, hol kell a munkatársnak segítséget kérnie.

A saját csapattal próbáld ki a rendelés átadását, a nyitott számla folytatását és a fizetés megosztását. Egyenlő részek, tételek, százalék vagy egyedi összeg szerint is szükség lehet felosztásra. Ellenőrizd a műveleteket a használt terminálon, táblagépen és telefonon.

6. Nem tudsz eladni az éttermen túl

Új feladat lehet egy rendezvényjegy eladása, tagsági díj beszedése, privát foglalás előlege vagy átvételre szóló előrendelés.

Minden ilyen szolgáltatásnál tisztázd, mit kezel a meglévő rendszer, mihez kell kiegészítő, és hogyan kerül a bevétel a kimutatásba. A külön előfizetés mellett a napi adminisztrációt is számold bele.

Ha többféle szolgáltatást kínálsz, hasznos lehet közösen látni a vendég foglalásait és vásárlásait. Ebből releváns ajánlat készülhet, például vacsorafoglalás egy rendezvény mellé, a vendég kommunikációs beállításainak figyelembevételével.

A választást ezért a teljes folyamatra alapozd, a foglalástól a fizetésen át a kimutatásig.

7. A fizetés több munkát csinál, nem kevesebbet

Ha a pénzügy sok időt tölt a rendelések, fizetések és könyvelési adatok párosításával, térképezd fel az eltérések okát. Több jogi személynél a felosztás és az egymás közötti elszámolás is külön figyelmet igényel.

A fizetésfelosztást konkrét példán teszteld, megfelelően beállított kapcsolt fiókokkal. Nézd meg a rendeléshez való kapcsolatot, a visszatérítést és az ellenőrzés lehetőségét. Ha előre feltöltött ügyfélegyenleget használtok, a jogosult termékeket és felhasználási szabályokat is tisztázni kell.

A fizetés elfogadása mellett a későbbi egyeztetés is része a folyamatnak. Ezt a pénzügyi csapattal együtt értékeld.

Mi jön ezután

A felmért problémákat először a jelenlegi szolgáltatóval is beszéld át. Egy jobb beállítás vagy célzott kiegészítés elég lehet. Ha új rendszert tesztelsz, ugyanazokat a feladatokat és kivételeket vidd el a bemutatóra.

A Tiquo pénztári értékesítést, foglalásokat, tagságokat, ügyféladatokat, fizetéseket, érkeztetést, rendezvényeket és kimutatásokat kapcsol össze egy platformon. A saját folyamataiddal végzett próba mutatja meg, hol jelenthet ez könnyebbséget.

A váltás mellett akkor szól erős érv, ha a napi munka és a teljes költség is javul, az átállás ráfordításával együtt. Ezt a próba eredményei és egy tételes ajánlat alapján ítéld meg.