Cómo Vinyl Space Soho está usando Tiquo para maximizar la conversión de reservas de eventos corporativos
Dos salas y 6.000 pies cuadrados en pleno Soho, reservados por marcas, agencias y empresas. Cada consulta que llega desde la web entra ahora en Tiquo con los datos necesarios para presupuestar en la primera respuesta.
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Vinyl Space Soho es un espacio para eventos en Marshall Street, a cinco minutos a pie de Oxford Circus, Tottenham Court Road y Piccadilly Circus. Cuenta con dos salas: la Gallery, un espacio blanco de algo menos de 5.000 pies cuadrados para hasta 260 invitados, y el Studio, una sala de ladrillo de algo más de 1.250 pies cuadrados. Juntas acogen a 320 personas.
El espacio acoge exposiciones, presentaciones, ferias comerciales y desfiles de moda, jornadas de prensa y fiestas de lanzamiento. No acepta fiestas privadas, por lo que sus reservas proceden de marcas, agencias y empresas que organizan eventos.
Quienes organizan eventos corporativos suelen preseleccionar varios espacios a la vez. El que responde primero con disponibilidad y un presupuesto claro tiene más posibilidades de conseguir la reserva. Vinyl Space Soho utiliza Tiquo para agilizar esa primera respuesta, seguir cada consulta hasta que se convierte en un evento confirmado y gestionar el propio evento, desde el contrato hasta el check-in en la puerta.
El desafío: consultas que empezaban como correos en blanco
Los botones «Enquire» de la página del espacio abrían antes un correo nuevo dirigido al buzón de alquiler del espacio. Lo que llegaba dependía por completo de lo que el remitente decidiera escribir.
Si el remitente no se acordaba de incluir la fecha del evento, el número de invitados, el nombre de la empresa y un teléfono, el equipo tenía que responder con preguntas antes de poder comprobar la disponibilidad o indicar las tarifas de alquiler. Cada ronda adicional de correos daba al organizador más tiempo para reservar en otro sitio.
Además, las consultas vivían en el correo. Era difícil saber cuántas habían llegado, quién se encargaba de cada una y cuántas acababan en reserva.
La solución: un formulario de consulta conectado directamente a Tiquo
Ahora, los dos botones «Enquire» abren un formulario en la propia página del espacio, diseñado a juego con la web de The Vinyl Factory. Está creado con Tiquo DOM Package, el SDK de JavaScript de Tiquo para sitios web, así que el organizador nunca sale de la página.
El formulario pide nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, fecha del evento, número de invitados y una descripción del evento. Un pequeño enlace al final sigue permitiendo a quien prefiera el correo escribir directamente al equipo de alquiler del espacio.
Tiquo filtra el spam de las consultas web y limita los envíos repetidos, y un campo oculto detecta los bots que rellenan todos los campos. Al equipo solo llegan solicitudes reales.
Cada envío se convierte en una consulta en Tiquo, marcada como procedente de la web. Tiquo encuentra el perfil del cliente por su correo o crea uno nuevo, de modo que una marca o agencia que vuelve se reconoce la próxima vez que se pone en contacto.
Todos los datos para presupuestar, desde el primer mensaje
El formulario se ha diseñado en torno a las preguntas que el equipo hacía antes por correo. La fecha del evento se elige en un calendario que empieza en el día de hoy. El campo de invitados llega como máximo al aforo del espacio, 320 personas.
El campo de teléfono usa el selector de país de Tiquo, para que marcas y agencias internacionales puedan introducir su número en su propio formato. Tiquo lo valida y lo guarda en formato internacional completo, listo para que el equipo devuelva la llamada.
La empresa, la fecha y el número de invitados aparecen en la parte superior de la consulta en Tiquo, seguidos de la descripción del evento escrita por el propio organizador.
El equipo de alquiler puede dar la disponibilidad y las tarifas en la primera respuesta, en lugar de empezar con una lista de preguntas.
Un único pipeline de la consulta a la reserva
En Tiquo Enquiries, cada solicitud avanza por etapas claras: nueva, en curso, a la espera del cliente y, por último, ganada o perdida. Los miembros del equipo pueden asignarse consultas entre sí, fijar una prioridad y filtrar por origen o fecha. La vista Kanban muestra de un vistazo en qué punto está cada lead.
Como las consultas se cierran como ganadas o perdidas, Vinyl Space Soho puede medir cuántas se convierten en reservas y ver dónde se estancan las conversaciones.
La conversión pasa a ser una cifra que el equipo puede seguir y mejorar, en lugar de una estimación reconstruida a partir de un buzón compartido.
Function Sheets personalizables para cada evento
Una vez confirmada la reserva, los detalles todavía tienen que llegar a las personas que montan y gestionan el evento.
Para ello, Vinyl Space Soho utiliza las Function Sheets personalizables de Tiquo. Cada consulta tiene una hoja clara e imprimible con el cliente y su empresa, los detalles del evento, los pedidos relacionados y cualquier nota o tarea interna pendiente. El personal la abre desde la consulta y después copia un enlace directo, la descarga o la imprime para el equipo del espacio.
Todo el mundo trabaja con la misma información del evento guardada en Tiquo, así que no hay que copiar nada de hilos de correo a un documento aparte.
Del contrato al check-in, todo en Tiquo
Todos los documentos de cada evento se guardan en su consulta en Tiquo. El equipo crea contratos, acuerdos y confirmaciones a partir de plantillas y los envía al cliente mediante un enlace seguro para que los firme. Cada documento conserva un registro de auditoría completo y un historial de versiones.
Las listas de invitados también se gestionan en Tiquo. Los invitados reciben la invitación por correo electrónico mediante un enlace seguro, y el equipo puede ver si una invitación no llega y volver a enviarla. Las entradas se emiten desde el mismo lugar, con códigos QR que los invitados pueden añadir a la cartera digital de su teléfono.
El día del evento, el personal hace el check-in de los invitados con la aplicación de Tiquo, escanea las entradas en la puerta y sigue las llegadas en tiempo real.
El contrato, la lista de invitados, las entradas y el registro de asistencia están en Tiquo junto a la consulta original, en lugar de repartirse entre el correo, herramientas de firma independientes y hojas de cálculo.
Ver qué impulsa las consultas
La web de The Vinyl Factory utiliza la analítica web propia (first-party) de Tiquo. Registra páginas vistas, sesiones y etiquetas de campaña sin cookies.
Cada consulta sobre el espacio se registra también como un evento de analítica. El equipo puede ver qué páginas, campañas y sitios de referencia llevan a la gente a hacer una consulta, y concentrar el esfuerzo de marketing en los canales que atraen a organizadores de eventos.
El resultado: respuestas más rápidas y un pipeline medible
Las consultas llegan ahora completas, a un único lugar y con un perfil de cliente asociado. El equipo puede presupuestar en la primera respuesta, seguir cada lead hasta una decisión, entregar cada evento confirmado al equipo del espacio en una Function Sheet y ver qué acciones de marketing traen los eventos que acaban reservándose. Los contratos, las firmas, las listas de invitados, las entradas y el check-in pasan por el mismo sistema.
La propia página del espacio se gestiona en Tiquo CMS, así que el equipo puede actualizar textos y fotos para nuevas temporadas o eventos recientes sin esperar a un desarrollador.
Por qué esto importa para los espacios de eventos
Las reservas corporativas suele llevárselas el espacio que responde antes con la información adecuada. Vinyl Space Soho demuestra cómo un espacio puede captar consultas completas en su propia web, gestionarlas en un único pipeline, organizar cada evento a partir de una Function Sheet compartida y medir la conversión desde el primer mensaje hasta el evento confirmado.
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