Die versteckten Kosten eines Legacy-PMS über ein Hotelportfolio

Die Lizenzgebühr Ihres PMS steht auf der Rechnung. Wie viel Zeit Ihr Team mit Datenexporten, Korrekturen und der Pflege von Verbindungen verbringt, lässt sich meist schwerer erkennen. Für einen fairen Kostenvergleich brauchen Sie beides.

In einem Hotelportfolio lohnt es sich, diese Arbeit je Haus zu erfassen. Nicht jedes Problem liegt am PMS: Auch unterschiedliche Einstellungen, unklare Zuständigkeiten oder uneinheitliche Buchungsregeln können zusätzlichen Aufwand verursachen.

Die Abgleich-Steuer

Gehen Sie mit der Buchhaltung einen Monatsabschluss durch. Welche Daten kommen aus dem PMS, welche aus Gastronomie, Spa und Veranstaltungen? Wo werden Zahlen manuell zusammengeführt oder korrigiert?

Halten Sie den Zeitaufwand und die häufigsten Fehler fest. Prüfen Sie außerdem, wann verlässliche Zahlen für das gesamte Portfolio vorliegen. Eine Verzögerung ist besonders relevant, wenn sie Preis-, Personal- oder Liquiditätsentscheidungen erschwert.

Tiquo verknüpft Bestellungen und Zahlungen mit gemeinsamen Betriebsdaten. Das kann Abgleiche zwischen Systemen reduzieren. Bei entsprechend eingerichteten verbundenen Konten bleiben auch Zahlungszuordnungen mit der Bestellung verknüpft. Kontrollen und die Prüfung von Ausnahmen bleiben Teil der Buchhaltung.

Der Pflegeaufwand für Integrationen

Erstellen Sie eine Übersicht der Verbindungen, etwa zu Channel Manager, Kasse, Buchhaltung und Gästekommunikation. Notieren Sie die laufenden Gebühren, die verantwortlichen Anbieter und den Aufwand für Betreuung und Änderungen.

Bewerten Sie die Verbindungen anhand dokumentierter Störungen und fehlender Daten. Eine stabile Integration muss nicht ersetzt werden. Wenn dieselben Fehler regelmäßig wiederkehren, sollten Sie Ursache und Behebungskosten in den Vergleich aufnehmen.

Eine Plattform, die mehrere Aufgaben übernimmt, kann Verbindungen überflüssig machen. Sie benötigt aber weiterhin Einrichtung, Wartung und gegebenenfalls externe Anbindungen. Prüfen Sie deshalb den tatsächlichen Umfang einer Alternative.

Die Lücke bei Kundenintelligenz

Angenommen, ein Gast besucht häufig Ihr Londoner Haus und bucht später in Edinburgh. Kann das dortige Team die relevanten früheren Aufenthalte und hinterlegten Wünsche erkennen? Dieses Beispiel hilft, die Verbindung der Gästedaten zu prüfen.

Gemeinsame Profile benötigen zuverlässige Zuordnungen und passende Zugriffsrechte. Prüfen Sie, wie doppelte Datensätze behandelt werden und welche Informationen einzelne Teams sehen dürfen.

Tiquo führt Aktivitäten aus den eingesetzten Betriebsbereichen im Kundenprofil zusammen. Beziehungen zwischen Mitgliedern und Unternehmen sowie geschätzter Kundenwert und erwartete Zeiträume bis zur nächsten Bestellung ergänzen die Historie. Diese Prognosen ersetzen keine Beobachtung des tatsächlichen Verhaltens.

Cross-Sell-Umsatz, den du nie mitnimmst

Wenn Hotel, Spa und Restaurant ihre Buchungsdaten gemeinsam nutzen, lassen sich passende Zusatzangebote leichter einplanen. Prüfen Sie zum Beispiel, ob Gäste bei der Zimmerbuchung eine verfügbare Behandlung ergänzen können.

Behandeln Sie erwartete Mehreinnahmen zunächst als Annahme. Messen Sie in einem begrenzten Test, wie oft Angebote gebucht werden und welcher zusätzliche Aufwand entsteht. So vermeiden Sie, einen Softwarewechsel mit noch nicht belegten Umsätzen zu rechtfertigen.

Der Produktivitätsverlust beim Personal

Beobachten Sie, wann Mitarbeitende zu einem festen Arbeitsplatz zurückkehren müssen, um eine Aufgabe zu erledigen. Vielleicht fehlt beim Rundgang eine Ankunftsliste oder das Housekeeping kann einen Zimmerstatus nicht unterwegs ändern.

Testen Sie eine Alternative mit diesen Aufgaben auf den vorgesehenen Geräten. Berücksichtigen Sie Einarbeitung, Berechtigungen und Netzwerkabdeckung. Eine mobile Ansicht allein bedeutet noch nicht, dass der vollständige Ablauf unterwegs funktioniert.

Die Kosten starrer Abläufe

Ein Stadthotel und ein Resort brauchen nicht dieselben Abläufe. Legen Sie fest, welche Einstellungen je Haus unterschiedlich sein dürfen und welche Definitionen für gemeinsame Berichte gelten müssen.

Prüfen Sie anschließend, ob die Software beides unterstützt. Zu viele Sonderlösungen können den Vergleich erschweren; eine starre Standardisierung kann dagegen unnötige Arbeit vor Ort erzeugen.

Wenn man’s zusammenzählt

Vergleichen Sie die laufenden Kosten Ihrer heutigen Einrichtung mit einem vollständigen Angebot. Rechnen Sie bei einem Wechsel auch Datenübernahme, Schulung, Parallelbetrieb und interne Projektzeit ein. Verwenden Sie für erwartete Einsparungen die zuvor gemessenen Arbeitszeiten.

Tiquo verbindet Hotelverwaltung, Kasse, Buchungen, CRM, Mitgliedschaften, Veranstaltungen, Zahlungen und Berichte. Ob das Ihr Portfolio entlastet, lässt sich am besten in einem Pilotbetrieb prüfen. Legen Sie dafür konkrete Ziele fest, etwa weniger manuelle Buchungen oder einen früher verfügbaren Monatsbericht.