Jak Vinyl Space Soho díky Tiquo maximalizuje konverzi rezervací firemních akcí

Výzva: poptávky, které začínaly jako prázdné e-maily

Tlačítka „Enquire“ na stránce prostoru dříve otevírala nový e-mail do schránky pro pronájem prostor. Co dorazilo, záviselo čistě na tom, co se odesílatel rozhodl napsat.

Pokud odesílatel sám neuvedl datum akce, počet hostů, název firmy a telefonní číslo, musel tým nejprve odpovědět s otázkami, než mohl ověřit volné termíny nebo sdělit cenu pronájmu. Každé další kolo e-mailů dávalo organizátorovi více času zarezervovat si jiný prostor.

Poptávky navíc zůstávaly v e-mailu. Bylo těžké zjistit, kolik jich přišlo, kdo kterou vyřizuje a kolik z nich skončilo rezervací.

Řešení: poptávkový formulář napojený přímo na Tiquo

Obě tlačítka „Enquire“ nyní otevírají formulář přímo na stránce prostoru, navržený v souladu s webem The Vinyl Factory. Je postavený na Tiquo DOM Package, JavaScriptovém SDK společnosti Tiquo pro weby, takže organizátor stránku vůbec neopustí.

Formulář se ptá na jméno, e-mail, telefon, firmu, datum akce, počet hostů a popis akce. Kdo dává přednost e-mailu, může přes malý odkaz v dolní části stále napsat přímo týmu pro pronájem prostor.

Tiquo kontroluje poptávky z webu kvůli spamu a omezuje opakované odesílání, a skryté pole navíc odhalí roboty, kteří vyplňují všechna pole. K týmu se dostanou jen skutečné poptávky.

Všechny údaje pro nacenění hned v první zprávě

Formulář vychází z otázek, které tým dříve kladl e-mailem. Datum akce se vybírá z kalendáře, který začíná dneškem. Pole pro počet hostů končí na kapacitě prostoru, tedy 320.

Pole pro telefon používá výběr země od Tiqua, takže zahraniční značky a agentury mohou zadat číslo ve svém obvyklém formátu. Tiquo ho ověří a uloží v plném mezinárodním formátu, aby tým mohl rovnou zavolat zpět.

Firma, datum a počet hostů se v Tiquu zobrazují v horní části poptávky a pod nimi následuje popis akce vlastními slovy organizátora.

Jedna pipeline od poptávky k rezervaci

V Tiquo Enquiries prochází každá poptávka jasnými fázemi: nová, rozpracovaná, čeká na klienta a nakonec získaná, nebo ztracená. Členové týmu si mohou poptávky navzájem přidělovat, nastavovat prioritu a filtrovat podle zdroje nebo data. Zobrazení Kanban na první pohled ukazuje, kde se každý lead nachází.

Protože se poptávky uzavírají jako získané, nebo ztracené, může Vinyl Space Soho měřit, kolik poptávek se změní v rezervace, a vidět, kde se jednání zasekávají.

Přizpůsobitelné souhrny Function Sheet pro každou akci

Jakmile je rezervace potvrzená, musí se podrobnosti ještě dostat k lidem, kteří akci připravují a vedou.

K tomu Vinyl Space Soho využívá přizpůsobitelné souhrny Function Sheet z Tiqua. Každá poptávka má přehledný souhrn k tisku s klientem a jeho firmou, podrobnostmi akce, souvisejícími objednávkami a všemi nevyřízenými interními poznámkami či úkoly. Zaměstnanci ho otevřou přímo z poptávky a pak zkopírují přímý odkaz, stáhnou ho nebo ho vytisknou pro tým na místě.

Od smlouvy po odbavení, vše v Tiquu

Všechny dokumenty k akci jsou v Tiquu uložené u její poptávky. Tým vytváří smlouvy, dohody a potvrzení ze šablon a posílá je klientovi k podpisu přes zabezpečený odkaz. Každý dokument uchovává úplnou auditní stopu a historii verzí.

V Tiquu se spravují i seznamy hostů. Hosté dostávají pozvánky e-mailem přes zabezpečený odkaz a tým vidí, pokud některá pozvánka nedorazí, a může ji poslat znovu. Na stejném místě se vystavují i vstupenky s QR kódy, které si hosté mohou uložit do digitální peněženky v telefonu.

V den akce zaměstnanci odbavují hosty pomocí aplikace Tiquo, skenují vstupenky u vchodu a průběžně sledují příchody.

Přehled o tom, co přivádí poptávky

Web The Vinyl Factory používá first-party webovou analytiku Tiqua. Zaznamenává zobrazení stránek, relace a parametry kampaní bez cookies.

Každá poptávka prostoru se navíc zaznamená jako událost. Tým vidí, které stránky, kampaně a odkazující weby vedou lidi k poptávce, a může marketing zaměřit na kanály, které přivádějí organizátory akcí.

Výsledek: rychlejší odpovědi a měřitelná pipeline

Poptávky teď přicházejí kompletní, na jedno místo a s připojeným zákaznickým profilem. Tým může nacenit hned v první odpovědi, dovést každý lead až k rozhodnutí, předat každou potvrzenou akci týmu na místě prostřednictvím souhrnu Function Sheet a vidět, který marketing přivádí akce, které se skutečně zarezervují. Smlouvy, podpisy, seznamy hostů, vstupenky i odbavení probíhají ve stejném systému.

Samotnou stránku prostoru tým spravuje v Tiquo CMS, takže může aktualizovat texty a fotografie pro novou sezonu nebo nedávné akce, aniž by čekal na vývojáře.

Proč je to důležité pro eventové prostory

Firemní rezervace často získá prostor, který nejrychleji odpoví se správnými informacemi. Vinyl Space Soho ukazuje, jak může prostor zachytit kompletní poptávky na vlastním webu, spravovat je v jedné pipeline, řídit každou akci podle sdíleného souhrnu Function Sheet a měřit konverzi od první zprávy až po potvrzenou akci.