Alternativy k PeopleVine: Proč hospitality provozovatelé přecházejí na Tiquo

PeopleVine se zaměřuje na CRM a správu členství pro soukromé kluby a další podniky v pohostinství. Při výběru takového systému obvykle řešíte přihlášky, členský portál, pravidelnou fakturaci, komunikaci a odbavení členů. Důležité ale je, jak tyto činnosti navazují na zbytek provozu.

Na ukázce produktu se proto vyplatí projít běžnou směnu: přijetí nového člena, změnu tarifu, objednávku na baru a vrácení platby. Nechte tyto úkoly vyzkoušet i kolegy, kteří budou se systémem denně pracovat. Právě při tom zjistíte, kde potřebují školení nebo pomoc.

Rozhodnutí o změně systému by mělo vycházet z vašich zkušeností. Sepište si, co dnes funguje, co tým zdržuje a kolik času stojí řešení potíží. Stejně pečlivě pak prověřte i navrhovanou náhradu.

U podniku, který vedle členství nabízí restauraci, wellness, akce, ubytování a prodej zboží, je třeba posoudit celý provoz. Kde vzniká rezervace? Jak se objednávka přiřadí ke členovi? Kdo řeší nesrovnalost v platbě? Pokud používáte více systémů, zkontrolujte i předávání údajů mezi nimi.

Při hledání alternativy se tak setkávají dvě otázky: zda se týmu se systémem dobře pracuje a zda pokrývá služby, které podnik potřebuje.

Běžné důvody odchodu od PeopleVine

Zaškolení. Změřte, jak dlouho novému kolegovi trvá zvládnout běžné úkoly. Započítejte i čas zkušenějšího pracovníka, který mu pomáhá. U týmu se sezonními zaměstnanci může jít o významnou část provozních nákladů.

Dostupnost funkcí. Rozlišujte mezi tím, co si můžete vyzkoušet dnes, a tím, co je teprve v plánu. Pokud na určité funkci závisí spuštění provozu, potvrďte její rozsah a dostupnost předem.

Podpora. Ověřte si její provozní dobu, způsob hlášení výpadků a dohodnuté reakční lhůty. Restaurace otevřená večer potřebuje pomoc i mimo běžnou pracovní dobu.

Propojení systémů. U každé integrace zjistěte, jaké údaje přenáší, jak často a kdo řeší chyby. Vyzkoušejte také opravu zákaznického záznamu, storno a vrácení platby; samotný přenos nové objednávky nestačí.

Vzhled zákaznického rozhraní. Projděte portál, rezervaci i platební stránku z pohledu člena. Zjistěte, co lze přizpůsobit vaší značce a kde zůstává rozhraní jiného dodavatele.

Kde PeopleVine sedí a kde končí

Při hodnocení PeopleVine začněte správou členů: přihláškami, tarify, fakturací, portálem a komunikací. Potom si nechte ukázat, jak na tyto údaje navazují pokladna, hotelový systém a rezervace ve vaší konkrétní sestavě.

U každé činnosti si poznamenejte, zda ji zajišťuje přímo platforma, nebo propojený produkt. Od toho se odvíjejí přístupy zaměstnanců, odpovědnost za podporu i způsob kontroly dat.

Pro klub s jednou provozovnou může vhodně nastavená kombinace systémů stačit. Rozhodující je, zda personál zvládne běžné úkoly a zda se potřebné údaje přenášejí správně. Ověřte to na vlastních příkladech, včetně nestandardních situací.

U objektu s restauracemi, posilovnou, prostory pro akce, hotelem a obchodem přibývá vazeb. Nákup, rezervace i návštěva mohou patřit ke stejnému členovi. Prověřte, jak se jeho záznamy propojují a zda finanční přehledy používají stejné definice tržeb, poplatků a vratek.

Daň za integrace

Načasování přenosu dat ovlivňuje obsluhu. Pokud se útrata z restaurace propíše do členského profilu až později, recepce ji při další návštěvě ještě nemusí vidět. Zjistěte proto, které údaje se přenášejí průběžně a které v dávkách.

Domluvte také postup pro případ, kdy přenos selže. Tým potřebuje vědět, jak chybu pozná, koho kontaktuje a jak po opravě zkontroluje chybějící záznamy. U finančních údajů si ověřte, že opakovaný přenos nevytvoří duplicity.

Do ceny zahrňte předplatné všech používaných nástrojů, poplatky za provozovny či uživatele, zpracování plateb a údržbu propojení. Vlastní úpravy mohou vyžadovat další práci i po spuštění.

Porovnejte celkové náklady za stejné období a při stejném rozsahu služeb. Připočtěte migraci, školení a čas na ruční kontroly. Jedna platforma může některé náklady snížit, ale úsporu je třeba spočítat pro váš provoz.

Co provozovatelé ve skutečnosti potřebují

Při výběru náhrady se zaměřte na konkrétní práci týmu. Které nástroje chcete zachovat? Kde se údaje zadávají opakovaně? Které přechody mezi systémy zdržují obsluhu?

Členství a CRM mají navazovat na pokladnu, rezervace, vstupy a platby. Personál potřebuje poznat zákazníka a uplatnit jeho výhody při obsluze, aniž by musel stejné údaje znovu zadávat.

Člen může během jedné návštěvy využít restauraci, posilovnu i hotel. U každého místa obsluhy proto vyzkoušejte, zda tým vidí aktuální členství a potřebné rezervace v rozsahu svých oprávnění.

Pokud chcete spojovat útratu z různých částí provozu na jeden otevřený účet, otestujte celý postup až po zaplacení. U více právnických osob ověřte rozdělení částek, doklady a účetní zachycení. Společná platba sama o sobě nenahrazuje účetní kontrolu.

Zákaznické stránky mají odpovídat vaší značce. Při ukázce projděte rezervaci, portál i platbu a zkontrolujte také potvrzovací zprávy a zobrazení na telefonu.

Přehledy pro celou síť mají umožnit porovnat tržby a aktivitu zákazníků mezi provozovnami. Předem si ujasněte, jak se v nich počítají daně, vratky a platby mezi propojenými účty.

Ovládání posuďte s lidmi, kteří budou systém používat. Nechte nového kolegu najít rezervaci, otevřít účet a opravit objednávku. Získáte tak lepší představu o potřebném školení než ze samotné prezentace.

Problém každodenní použitelnosti

Použitelnost se nejlépe ukáže při práci pod časovým tlakem. Vyzkoušejte příjem hosta, změnu rezervace nebo rozdělení účtu tak, jak je tým řeší během špičky. Sledujte, kde musí hledat informace nebo požádat o pomoc.

Pokud zaměstnanci některé postupy pravidelně obcházejí, zjistěte proč. Příčinou může být nastavení, chybějící školení nebo funkce, která neodpovídá provozu. Tyto poznatky použijte při testování alternativy.

Stejným způsobem vyzkoušejte Tiquo. Projděte běžné úkoly na zařízeních, která váš tým používá, a vyhraďte čas na zaškolení každé role. Dobu potřebnou k nasazení určete podle výsledků zkoušky a rozsahu změny.

Jak se Tiquo liší od PeopleVine

Tiquo spojuje CRM, členství, pokladnu, rezervace, vstupenky, odbavení hostů, poptávky akcí, hotelový systém, platby a analytiku. Při srovnání si nechte ukázat, jak se tyto části používají společně ve vašem typu provozu.

Společné zákaznické profily propojují objednávky a rezervace s členem. Ověřte přitom pravidla přiřazování záznamů, oprávnění zaměstnanců a nastavení věrnostních výhod. I u společné platformy je potřeba zkontrolovat napojení na další služby, které chcete zachovat.

Následující přehled pomůže připravit otázky pro ukázku obou platforem:

Členské a věrnostní výhody. V Tiquu nastavíte, kde členové získávají a uplatňují výhody. Podobně určíte použití dárkových poukazů v jednotlivých provozovnách a službách. Při zkoušce projděte například získání bodů v restauraci a jejich uplatnění při návštěvě wellness.

Pokladna. Tiquo nabízí pokladnu pro objednávky, platby a správu produktů. Objednávky přiřazené zákazníkovi jsou součástí jeho profilu. Pokud využíváte otevřené účty napříč provozovnami, ověřte jejich nastavení a vyúčtování na konkrétním příkladu.

Platby. Tiquo používá Stripe pro online platby, terminály a Tap to Pay. U nastavených propojených účtů lze rozdělit platbu mezi více příjemců a zachovat vazbu na objednávku. Tiquo také umožňuje platit z předplaceného zůstatku za vybrané produkty a služby. U podporovaných metod lze účet rozdělit rovným dílem, podle položek, procentem nebo individuálně.

Odbavení a přístup. Tiquo umožňuje ověřit členství, pronájem, rezervaci nebo oprávnění hosta ke vstupu. Nabízí také přihlášení bez hesla a členské karty v Apple Wallet a Google Wallet. Při nasazení vyzkoušejte používaná zařízení i postup pro hosta, který kartu nemá u sebe.

Rezervace, akce a hotel. V Tiquu lze spravovat rezervace služeb, prodej vstupenek, poptávky soukromých akcí a hotelový provoz. Projděte celý postup od požadavku zákazníka po platbu a ověřte, že odpovídá pravidlům vašeho podniku.

Data a analytika. Tiquo nabízí více než 250 karet pro sestavení přehledů. Vedle tržeb a aktivity zákazníků pracuje také s odhadem jejich celoživotní hodnoty a další objednávky. Jde o odhady založené na dostupných datech. Social Graph zobrazuje vztahy mezi členy; přístup k těmto údajům nastavte podle rolí týmu.

Otázka migrace

Před přechodem zjistěte, které údaje lze ze stávajících systémů získat a v jaké podobě. U členských záznamů, fakturační historie a souhlasů určete, co potřebujete převést a co stačí uchovat v archivu.

Na vzorku dat ověřte mapování polí, formáty, duplicity a propojení záznamů se správným členem. Rozsah importu zákazníků, objednávek, členství a transakcí závisí na dostupných exportech a dohodnutém postupu. Po převodu porovnejte počty záznamů a finanční součty.

Nasazení lze rozdělit do etap podle částí provozu. Pro každou určete termín, odpovědnou osobu, školení a postup při potížích. Před ostrým spuštěním vyzkoušejte běžnou směnu a uzávěrku; potřebný čas se bude lišit podle rozsahu změny.

Signály, že je čas jít dál

Pokud vám současné řešení vyhovuje, změna nemusí být potřeba. Alternativu má smysl posoudit tehdy, když se opakují problémy, které nedokážete odstranit nastavením nebo úpravou pracovních postupů.

Podnětem může být rostoucí počet nástrojů, opakované chyby při přenosu dat nebo náročné školení. U každého problému si poznamenejte četnost, dopad na obsluhu a náklady na řešení.

Dalším důvodem může být chybějící přehled o členech napříč provozovnami nebo zdlouhavé porovnávání finančních údajů. Zahrňte i zkušenost zákazníků: zda snadno rezervují, najdou své výhody a zaplatí.

Z těchto poznatků sestavte požadavky a ověřte je v obou systémech. Do rozhodnutí zahrňte i práci a náklady spojené s přechodem.

Pokud hledáte společný systém pro členství, CRM, pokladnu, rezervace, vstupenky, odbavení, akce, hotel, platby a analytiku, můžete Tiquo posoudit na ukázce vašeho vlastního provozu.