Skryté náklady starého PMS napříč hotelovým portfoliem

Cenu licence na hotelový systém najdete na faktuře. Zjistit, kolik vás stojí jeho každodenní používání, už vyžaduje víc práce.

Část nákladů se skrývá v čase zaměstnanců: při porovnávání výpisů, opravách přenosu dat nebo sestavování reportů. Další dopady, například nevyužité možnosti nabídnout hostům doplňkové služby, se vyčíslují obtížněji.

U hotelové skupiny je potřeba tyto náklady sledovat za každou provozovnu i společné týmy. Teprve potom lze smysluplně porovnat současnou sestavu s náhradou.

Daň za reconciliaci

Měsíční uzávěrka může spojovat údaje z PMS, pokladny restaurace, rezervací wellness a systému pro akce. Finanční tým je musí porovnat a přiřadit ke správným společnostem. Pokud to dělá v tabulkách, zaznamenejte jednotlivé kroky i potřebný čas.

Napříč více hotely se stejné úkony opakují. Rozdílné formáty exportů a místní nastavení mohou práci dále prodloužit. Vedle času sledujte také počet oprav a možnost dohledat původ souhrnných čísel.

Zpoždění přehledů má dopad na plánování. Pokud jsou výsledky k dispozici až dva týdny po uzávěrce, vedení pracuje s takto starými údaji. Rozlište proto, které informace potřebujete průběžně a které až po účetní kontrole.

Tiquo používá společné provozní záznamy pro rezervace, objednávky, platby, členství a věrnost. To může omezit ruční párování mezi systémy. U nastavených propojených účtů zůstává rozdělení platby navázané na objednávku; kontrola výjimek a účetní uzávěrka jsou nadále potřeba.

Náklad na údržbu integrací

K hotelovému systému se mohou připojovat nástroje pro prodej přes rezervační portály, řízení cen, pokladnu, wellness, CRM, komunikaci, platby, účetnictví a úklid. Soupis těchto propojení je dobrým začátkem pro výpočet nákladů na jejich správu.

U každého propojení se podívejte na historii chyb a změn. Kolik práce vyžadovaly aktualizace? Jak dlouho trvalo najít příčinu chybějících záznamů? Kdo odpovídal za opravu?

Pro představu: deset samostatně spravovaných propojení v každém z dvaceti hotelů znamená dvě stě vazeb ke správě. Náklady ale závisejí na konkrétním uspořádání; centrálně sdílené propojení se bude spravovat jinak než dvacet oddělených instalací.

Společná platforma pro pokladnu, rezervace, CRM, členství, vstupy, akce a platby může část propojení nahradit. Stále však potřebuje správu, kontrolu dat a návaznost na externí služby, které zůstávají v provozu.

Mezera v přehledu o zákaznících

Představte si hosta, který opakovaně navštěvuje váš hotel v Londýně a využívá wellness. Když si později rezervuje pobyt v Edinburghu, místní recepce jeho historii nemusí mít k dispozici. Záleží na tom, jak jsou profily v síti propojené.

Pokud jednotlivé hotely vedou oddělené databáze, je nutné vyřešit přiřazení záznamů ke stejnému člověku. Pomoci může centrální CRM nebo společná platforma. Obě varianty potřebují pravidla pro duplicity, opravy a přístup zaměstnanců.

Přínos společného profilu se projeví při obsluze: tým může navázat na předchozí návštěvu a správně uplatnit výhody. Případný vliv na opakované pobyty a útratu sledujte ve vlastních datech, nespoléhejte na předpokládanou úsporu.

Vazby mezi rezervacemi a zákazníky mohou pomoci při práci s rodinami, skupinami nebo firemními účty. Tiquo je zobrazuje prostřednictvím funkce Social Graph. Dostupnost těchto údajů nastavte podle oprávnění jednotlivých týmů.

Tiquo doplňuje dosavadní aktivitu zákazníka odhadem jeho celoživotní hodnoty a termínu další objednávky. Jde o orientační údaje založené na dostupných záznamech, které je vhodné posuzovat společně se skutečnými výsledky.

Cross-sell tržby, které vůbec nezachytíte

Hotel s wellness, restaurací a prostory pro akce může hostovi nabídnout více služeb během jednoho pobytu. Pokud má každá služba vlastní systém, recepce potřebuje přístup k její dostupnosti a podmínkám.

Doporučení restaurace nebo procedury bývá součástí osobní obsluhy. Systém může týmu pomoci tím, že zpřístupní rezervace a relevantní preference hosta. Nabídka pak lépe odpovídá jeho plánům.

Doplňkové služby lze nabízet při rezervaci, příjezdu nebo v portálu hosta. U každého místa nabídky sledujte, zda má host dost informací, zda je služba dostupná a zda ji může rovnou rezervovat.

Výsledek měřte podle skutečných nákupů a nákladů na jejich zajištění. U celé sítě porovnávejte podobná období a zohledněte sezonu i změny nabídky.

Úbytek produktivity lidí

Další náklad vzniká, když zaměstnanec musí kvůli jednoduchému úkolu přerušit práci a vrátit se k jedinému dostupnému počítači.

Vedoucí recepce může potřebovat zkontrolovat příjezdy přímo v hale, koordinátor akcí upravit poptávku při schůzce a manažer porovnat výsledky mimo hotel. Pro každou roli je vhodné jiné zařízení.

Pokud na mobilu nelze úkol dokončit, zjistěte, jak často se to stává a kolik času návrat k počítači zabere. Stejně sledujte opakované přihlašování nebo přepisování poznámek.

Podporu zařízení proto hodnoťte podle konkrétních úkolů. Možnost otevřít stránku na telefonu sama o sobě neznamená, že na něm půjde pohodlně provést rezervaci nebo uzávěrku.

Cena rigidních postupů

Městský butikový hotel, venkovský resort a kongresový hotel mohou mít odlišné postupy. Vedení skupiny přesto potřebuje srovnatelné údaje. Při nastavování systému je třeba zachovat místní potřeby i společné definice reportů.

To se týká také příjezdu hosta. Požadavky se mohou lišit podle typu pobytu a provozu. Zjistěte, které kroky lze upravit a jak se změna promítne do navazující práce.

Dobře nastavená platforma umožňuje místní odlišnosti bez ztráty srovnatelnosti výsledků. Před nasazením proto sjednoťte například kategorie tržeb, práci s vratkami a časové hranice uzávěrky.

Sečteno a podtrženo

Do celkové ceny PMS zahrňte licenci, správu propojení, školení, ruční kontroly a tvorbu přehledů. Dopady na tržby nebo spokojenost hostů uvádějte zvlášť, pokud je neumíte spolehlivě vyčíslit.

Stejný výpočet připravte pro navrhovanou náhradu. Přidejte náklady na migraci, souběžný provoz a čas týmu během změny. Porovnání má zahrnovat stejné období a rozsah služeb.

Tiquo spojuje PMS, pokladnu, rezervace, CRM, členství, akce, platby a analytiku. Může tak nahradit část samostatných nástrojů a společně spravovat jejich údaje. Které náklady tím ve vašem provozu odpadnou, ukáže až konkrétní návrh nasazení.

Začněte přehledem práce, kterou dnes systém vytváří pro vaše týmy. Z něj zjistíte, kde má změna největší přínos a zda odpovídá nákladům na přechod.