Cách Vinyl Space Soho sử dụng Tiquo để tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi đặt chỗ sự kiện doanh nghiệp

Thách thức: Những yêu cầu bắt đầu từ một email trống

Trước đây, các nút “Enquire” trên trang địa điểm chỉ mở một email mới gửi đến hộp thư thuê địa điểm. Nội dung nhận được hoàn toàn phụ thuộc vào những gì người gửi chọn viết.

Nếu người gửi không nghĩ đến việc ghi ngày sự kiện, số lượng khách, tên công ty và số điện thoại, đội ngũ phải hồi âm để hỏi thêm rồi mới kiểm tra được lịch trống hoặc báo giá phí thuê. Mỗi vòng email thêm lại cho người lên kế hoạch thêm thời gian để đặt ở nơi khác.

Các yêu cầu cũng chỉ nằm trong email. Rất khó biết đã có bao nhiêu yêu cầu gửi đến, ai đang theo dõi từng yêu cầu và bao nhiêu yêu cầu trở thành lượt đặt.

Giải pháp: Biểu mẫu yêu cầu chuyển thẳng dữ liệu vào Tiquo

Giờ đây, cả hai nút “Enquire” đều mở một biểu mẫu ngay trên trang địa điểm, được thiết kế đồng bộ với website của The Vinyl Factory. Biểu mẫu được xây dựng bằng Tiquo DOM Package, JavaScript SDK của Tiquo dành cho website, nên người lên kế hoạch không bao giờ phải rời trang.

Biểu mẫu hỏi tên, email, số điện thoại, công ty, ngày sự kiện, số lượng khách và mô tả về sự kiện. Một liên kết nhỏ ở cuối vẫn cho phép ai thích dùng email viết trực tiếp cho đội thuê địa điểm.

Tiquo sàng lọc thư rác trong các yêu cầu từ website và giới hạn việc gửi lặp lại, đồng thời một trường ẩn giúp bắt các bot điền vào mọi ô. Chỉ những yêu cầu thật mới đến được đội ngũ.

Mọi thông tin cần để báo giá, ngay từ tin nhắn đầu tiên

Biểu mẫu được thiết kế dựa trên những câu hỏi đội ngũ từng hỏi qua email. Ngày sự kiện được chọn từ lịch bắt đầu từ hôm nay. Trường số lượng khách dừng ở sức chứa 320 người của địa điểm.

Trường số điện thoại dùng bộ chọn quốc gia của Tiquo, nên các thương hiệu và agency quốc tế có thể nhập số theo định dạng quen thuộc của họ. Tiquo kiểm tra và lưu số ở định dạng quốc tế đầy đủ, sẵn sàng để đội ngũ gọi lại.

Công ty, ngày và số lượng khách hiển thị ở đầu yêu cầu trong Tiquo, tiếp theo là phần mô tả sự kiện do chính người lên kế hoạch viết.

Một pipeline duy nhất từ yêu cầu đến đặt chỗ

Trong Tiquo Enquiries, mỗi yêu cầu đi qua các giai đoạn rõ ràng: mới, đang xử lý, chờ khách hàng, rồi chốt được hoặc bị mất. Thành viên trong nhóm có thể giao yêu cầu cho nhau, đặt mức ưu tiên và lọc theo nguồn hoặc ngày. Chế độ xem Kanban cho thấy ngay mỗi khách hàng tiềm năng đang ở đâu.

Vì các yêu cầu được đóng ở trạng thái chốt được hoặc bị mất, Vinyl Space Soho có thể đo lường bao nhiêu yêu cầu trở thành lượt đặt và thấy cuộc trao đổi bị chững lại ở đâu.

Function Sheet tùy chỉnh cho mọi sự kiện

Khi một lượt đặt đã được xác nhận, các thông tin chi tiết vẫn cần đến được với những người chuẩn bị và vận hành sự kiện.

Vinyl Space Soho sử dụng Function Sheet tùy chỉnh của Tiquo cho việc này. Mỗi yêu cầu có một bản tóm tắt gọn gàng, có thể in, thể hiện khách hàng và công ty của họ, chi tiết sự kiện, các đơn hàng liên quan cùng mọi ghi chú hoặc công việc nội bộ còn tồn đọng. Nhân viên mở bản này ngay từ yêu cầu, rồi sao chép liên kết trực tiếp, tải xuống hoặc in cho đội ngũ tại địa điểm.

Từ hợp đồng đến check-in, tất cả trong Tiquo

Mọi tài liệu của từng sự kiện đều nằm trong yêu cầu tương ứng trên Tiquo. Đội ngũ tạo hợp đồng, thỏa thuận và xác nhận từ các mẫu có sẵn, rồi gửi cho khách hàng ký qua một liên kết bảo mật. Mỗi tài liệu đều lưu đầy đủ nhật ký kiểm toán và lịch sử phiên bản.

Danh sách khách mời cũng được quản lý trong Tiquo. Khách được mời qua email bằng một liên kết bảo mật, và đội ngũ có thể biết khi nào lời mời không đến được để gửi lại. Vé được phát hành từ cùng một nơi, kèm mã QR mà khách có thể thêm vào ví điện tử trên điện thoại.

Vào ngày diễn ra sự kiện, nhân viên check-in cho khách bằng ứng dụng Tiquo, quét vé tại cửa và theo dõi lượt khách đến theo thời gian thực.

Hiểu điều gì thúc đẩy yêu cầu

Website của The Vinyl Factory sử dụng công cụ phân tích website first-party của Tiquo. Công cụ này ghi nhận lượt xem trang, phiên truy cập và thẻ chiến dịch mà không dùng cookie.

Mỗi yêu cầu thuê địa điểm cũng được ghi nhận là một sự kiện trong phân tích. Đội ngũ có thể thấy những trang, chiến dịch và nguồn giới thiệu nào dẫn mọi người đến gửi yêu cầu, rồi dồn nỗ lực tiếp thị vào các kênh mang về người lên kế hoạch sự kiện.

Kết quả: Phản hồi nhanh hơn và một pipeline đo lường được

Giờ đây, các yêu cầu đến với thông tin đầy đủ, tập trung một nơi và gắn sẵn hồ sơ khách hàng. Đội ngũ có thể báo giá ngay lần phản hồi đầu tiên, theo dõi mọi khách hàng tiềm năng đến khi có quyết định, bàn giao từng sự kiện đã xác nhận cho đội ngũ tại địa điểm bằng Function Sheet và thấy hoạt động tiếp thị nào mang về những sự kiện được đặt. Hợp đồng, chữ ký, danh sách khách mời, vé và check-in đều vận hành trên cùng một hệ thống.

Bản thân trang địa điểm được quản lý trong Tiquo CMS, nên đội ngũ có thể cập nhật nội dung và hình ảnh cho mùa mới hoặc các sự kiện gần đây mà không cần chờ lập trình viên.

Tại sao điều này quan trọng với các địa điểm tổ chức sự kiện

Các lượt đặt của doanh nghiệp thường thuộc về địa điểm trả lời nhanh nhất với thông tin chính xác. Vinyl Space Soho cho thấy một địa điểm có thể thu nhận yêu cầu đầy đủ ngay trên website của mình, quản lý chúng trong một pipeline duy nhất, vận hành từng sự kiện từ một Function Sheet dùng chung và đo lường tỷ lệ chuyển đổi từ tin nhắn đầu tiên đến sự kiện được xác nhận.