Cách Tiquo và Stripe thúc đẩy thanh toán toàn cầu cho các tập đoàn hospitality hàng đầu

Khách sạn và câu lạc bộ có thể vận hành nhà hàng, spa, không gian làm việc và cửa hàng trong cùng một cơ sở. Các dịch vụ đôi khi thuộc những thương hiệu hoặc pháp nhân khác nhau.

Vì vậy, một lần khách sử dụng nhiều dịch vụ có thể tạo ra nhiều loại giao dịch cần theo dõi.

Vấn đề thanh toán ít ai nói

Nếu thanh toán trực tuyến, tại quầy và phí hội viên nằm ở các công cụ khác nhau, nhân viên cần biết cách liên kết chúng với khách và đơn hàng. Đội tài chính cũng cần đối chiếu khoản thu, phí và tiền thực nhận.

Một quy trình rõ giúp giảm việc nhập lại và tìm thông tin giữa các hệ thống.

Tiquo tập hợp đặt chỗ, đơn hàng, hồ sơ khách và thanh toán, sử dụng Stripe cho việc xử lý thanh toán. Phạm vi hỗ trợ phụ thuộc vào thị trường, tài khoản, phương thức và thiết bị được triển khai.

Điều này trông thế nào trong thực tế

Các công cụ đặt chỗ, hội viên, POS, bán lẻ và CRM của Tiquo cung cấp thông tin vận hành liên quan đến khoản thanh toán.

Những quy trình cần xác nhận khi triển khai gồm thanh toán trực tuyến, tại quầy, tiền cọc, giữ khoản tiền trước, phí định kỳ, liên kết thanh toán và hoàn tiền. Thẻ quà tặng, hóa đơn mở và số dư trả trước cũng cần được cấu hình theo điều kiện sử dụng riêng.

Khi giao dịch liên kết với đơn hàng và khách, nhân viên có thể tra cứu trong cùng quy trình làm việc. Đội tài chính vẫn cần kiểm tra số liệu và xử lý các trường hợp ngoại lệ.

Thanh toán hoạt động xuyên biên giới

Doanh nghiệp có địa điểm ở London, Paris và New York có thể cần nhiều loại tiền tệ và phương thức thanh toán. Điều kiện tài khoản và yêu cầu tại từng thị trường cần được xác nhận riêng.

Hạ tầng Stripe hỗ trợ việc xử lý thanh toán tại các thị trường được cung cấp. Mở thị trường mới vẫn cần kiểm tra điều kiện sử dụng, xác minh tài khoản, thiết bị và cấu hình phù hợp.

Mục tiêu là liên kết các khoản thanh toán với dịch vụ tương ứng, dù khách đặt phòng trên điện thoại, trả tiền tại spa hay gia hạn hội viên.

Ví dụ, khách trả cọc phòng trực tuyến rồi đặt thêm bữa tối và spa. Nhân viên cần tra cứu được từng khoản, biết khoản nào đã trả và khoản nào còn phải thanh toán. Khả năng gộp khoản thu hoặc dùng số dư phụ thuộc vào cấu hình và điều kiện của cơ sở.

Thanh toán tại chỗ không làm gãy luồng

Với thanh toán tại chỗ, hãy thử cách đơn hàng được chuyển đến thiết bị và cách kết quả thanh toán trở lại hệ thống. Cần kiểm tra cả trường hợp mất kết nối hoặc khách đổi phương thức trả tiền.

Stripe cung cấp các thiết bị S700, S710 và T600 có khả năng chạy ứng dụng POS, cùng Tap to Pay trên thiết bị được hỗ trợ. Trước khi dùng với Tiquo, xác nhận đúng thiết bị, thị trường và những chức năng đã được triển khai.

Nếu nhân viên nhận món và thu tiền tại bàn, thiết bị cần đáp ứng cả hai công việc trong cấu hình thực tế. Với hóa đơn mở ở nhiều khu vực, cần thử cách bàn giao và cập nhật giao dịch.

Liên kết biên lai, đơn hàng và đặt chỗ giúp nhân viên tra cứu khoản thu. Những trường hợp sửa, hủy hoặc hoàn tiền vẫn cần được kiểm tra.

Giải đau đầu đa pháp nhân

Với nhiều pháp nhân, việc phân bổ khoản thu cần được làm rõ trước khi bắt đầu nhận thanh toán.

Phòng nghỉ, spa và nhà hàng có thể thuộc các công ty khác nhau. Cơ sở cần xác định bên bán, bên nhận tiền và dữ liệu cần cho từng dịch vụ.

Nếu muốn khách thanh toán chung, hãy thử cách phân bổ và tra cứu từng phần, gồm cả phí và hoàn tiền. Đội tài chính cần xác nhận quy trình hóa đơn và hạch toán đi kèm.

Với các tài khoản kết nối đã cấu hình, Tiquo có thể chia một khoản thanh toán cho nhiều bên nhận và giữ từng phần liên kết với đơn hàng. Điều này hỗ trợ đối chiếu nhưng không tự thay thế mọi nghiệp vụ kế toán nội bộ.

Để đánh giá lợi ích, đo thời gian xử lý trước và sau khi triển khai, đồng thời kiểm tra các giao dịch ngoại lệ. Không nên coi việc tự động phân bổ là bảo đảm không còn lỗi.

Tiquo hỗ trợ những cách chia thanh toán như chia đều, theo món, tỷ lệ hoặc số tiền tự chọn trên các phương thức được hỗ trợ. Phí phục vụ, tiền cọc và thanh toán theo giai đoạn cần được thử theo quy trình cụ thể.

Thành viên, thanh toán định kỳ và số dư trả trước

Phí định kỳ là một phần của mô hình hội viên ở câu lạc bộ, phòng tập và không gian làm việc chung. Cần quy định rõ lịch thu, quyền lợi và cách xử lý khi thanh toán thất bại.

Tiquo sử dụng Stripe để xử lý các khoản thu định kỳ được cấu hình, đồng thời liên kết thông tin hội viên với đặt chỗ và CRM. Nhân viên cần có quy trình theo dõi giao dịch thất bại và cập nhật trạng thái hội viên.

Tiquo cũng cung cấp số dư trả trước để dùng với sản phẩm, dịch vụ và đặt chỗ đủ điều kiện. Đây không mặc nhiên là hình thức mua trước trả sau; điều kiện nạp, sử dụng, điều chỉnh và hoàn tiền cần được xác định rõ.

Bảo mật không phức tạp

Doanh nghiệp cần hiểu cách dữ liệu thanh toán được xử lý và phần trách nhiệm của từng bên khi triển khai.

Stripe cung cấp các công cụ xử lý dữ liệu thẻ và hỗ trợ bảo mật thanh toán. Tiquo giữ thông tin giao dịch cần cho vận hành. Việc sử dụng Stripe không loại bỏ trách nhiệm bảo mật và tuân thủ PCI của doanh nghiệp; phạm vi trách nhiệm phụ thuộc vào cách tích hợp.

Chi phí ẩn biến mất

Đối soát là một công việc nên được đưa vào đánh giá thanh toán ngay từ đầu.

Với nhiều địa điểm và pháp nhân, cần theo dõi nguồn của khoản thu, phí, hoàn tiền và nơi nhận tiền. Thiếu liên kết giữa các bản ghi có thể làm việc đối chiếu mất thêm thời gian.

Tiquo liên kết thanh toán với đặt chỗ, đơn hàng và hồ sơ khách để hỗ trợ tra cứu. Đội tài chính có thể kiểm tra các khoản theo phạm vi dữ liệu và quyền truy cập đã thiết lập.

Trước khi sử dụng báo cáo cho toàn nhóm, đối chiếu giao dịch mẫu tại từng địa điểm và xác nhận cách tính chỉ tiêu.

Vì sao quan hệ đối tác này quan trọng

Các dịch vụ trong cùng một cơ sở cần phối hợp khi khách đặt, sử dụng và thanh toán. Quy trình thanh toán là một phần của sự phối hợp đó.

Tiquo kết hợp công cụ vận hành với khả năng xử lý thanh toán của Stripe. Doanh nghiệp cần xác nhận những phương thức, tài khoản, thiết bị và thị trường nằm trong phạm vi hỗ trợ.

Bắt đầu bằng một hành trình khách thực tế và theo dõi từng khoản từ đặt dịch vụ đến đối soát. Kết quả sẽ cho thấy cấu hình nào đáp ứng được nhu cầu của cơ sở.