Chi phí ngầm khi chạy PMS cũ trên cả danh mục khách sạn

Hóa đơn cho biết phí sử dụng PMS. Tổng chi phí vận hành hệ thống còn gồm những công việc mà đội ngũ phải làm để dữ liệu và quy trình hoạt động đúng.

Đó có thể là thời gian đối soát, sửa bản ghi trùng, ghép báo cáo hoặc tìm thông tin khách giữa các hệ thống. Cần đo những công việc này trước khi ước tính lợi ích của việc thay phần mềm.

Với nhiều khách sạn, một thao tác lặp lại ở từng cơ sở có thể trở thành khoản chi phí đáng kể. Tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng phải được tính từ hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Gánh đối soát

Khi chốt số cuối tháng, đội tài chính có thể phải lấy doanh thu phòng, nhà hàng, spa và sự kiện từ các nguồn khác nhau. Ghi lại các bước xuất dữ liệu, đối chiếu và điều chỉnh để biết phần nào mất nhiều thời gian nhất.

Đo thời gian tại một vài cơ sở đại diện rồi mở rộng cách đo cho cả nhóm. Giữ lại nguồn dữ liệu và cách tính để báo cáo tổng hợp có thể được kiểm tra lại.

Báo cáo chậm cũng cần được tính vào đánh giá. Xác định quyết định nào đang phải chờ số liệu, chẳng hạn điều chỉnh giá hoặc lập kế hoạch dòng tiền, và loại thông tin nào cần cập nhật sớm hơn.

Tiquo liên kết đặt chỗ, đơn hàng và thanh toán để hỗ trợ tra cứu, đối chiếu. Với các tài khoản kết nối đã cấu hình, phần tiền phân bổ vẫn liên kết với đơn hàng. Đội tài chính cần tiếp tục kiểm tra phí, hoàn tiền và tiền thực nhận.

Chi phí “nuôi” tích hợp

Lập danh sách những kết nối đang sử dụng, như quản lý kênh bán phòng, POS, spa, CRM, thanh toán và kế toán. Với mỗi kết nối, ghi rõ mục đích, người quản lý và chi phí.

Kiểm tra cách phát hiện bản ghi thiếu, cập nhật thất bại hoặc lỗi sau khi thay phiên bản. Khi có sự cố, cần biết nhà cung cấp nào chịu trách nhiệm và cách kiểm tra dữ liệu sau khi khắc phục.

Đừng chỉ đếm số kết nối rồi coi mỗi kết nối là một lỗi tiềm tàng như nhau. Phân loại theo mức độ ảnh hưởng, lịch sử sự cố và thời gian bảo trì thực tế tại từng cơ sở.

Đưa một số công việc vào cùng nền tảng có thể giảm số kết nối cần duy trì. Tuy nhiên, nền tảng dùng chung vẫn cần quản lý quyền truy cập, chất lượng dữ liệu và phương án xử lý sự cố.

Lỗ hổng “hiểu khách”

Chẳng hạn, một khách đã lưu trú tại London và dùng spa, rồi đặt phòng tại Edinburgh. Hãy thử xem nhân viên cơ sở mới có tìm được những thông tin được phép chia sẻ và còn phù hợp hay không.

Khả năng dùng chung hồ sơ phụ thuộc vào cấu hình và cách tổ chức dữ liệu. Cần biết các cơ sở có dùng cùng mã khách, cách xử lý hồ sơ trùng và quy tắc chia sẻ giữa các pháp nhân.

Thông tin phù hợp giúp nhân viên chuẩn bị đón khách và kiểm tra quyền lợi. Không nên mặc định toàn bộ lịch sử phải được mọi nhân viên tại mọi cơ sở truy cập; phạm vi cần phù hợp với công việc và quyền đã cấp.

Các công cụ thể hiện quan hệ giữa khách có thể hỗ trợ tra cứu đặt chỗ nhóm hoặc tài khoản doanh nghiệp. Kiểm tra nguồn của từng quan hệ và phân biệt dữ liệu đã xác nhận với suy luận.

Tiquo hiển thị dự đoán về giá trị khách hàng và lần mua tiếp theo bên cạnh lịch sử. Đội ngũ có thể dùng chúng làm thông tin tham khảo, nhưng cần xem xét độ đầy đủ của dữ liệu và kết quả thực tế.

Doanh thu cross-sell bạn chưa bao giờ bắt được

Với khách sạn có spa, nhà hàng và sự kiện, hãy xem khách tìm và đặt thêm dịch vụ như thế nào. Có thể cơ hội bị bỏ lỡ vì thông tin khó tìm, lịch trống không rõ hoặc quy trình đặt quá dài.

Nhân viên cũng cần biết những dịch vụ còn chỗ và phù hợp với nhu cầu khách. Ghi lại việc họ phải hỏi bộ phận khác hoặc chuyển hệ thống để kiểm tra thông tin.

Nếu sử dụng gợi ý dịch vụ tự động, thử thời điểm hiển thị, nội dung và điều kiện áp dụng. Các gợi ý cần phù hợp với lịch trống, quyền lợi hội viên và lựa chọn liên lạc của khách.

Đo tỷ lệ khách sử dụng thêm dịch vụ và doanh thu sau khi trừ chi phí liên quan. Chỉ mở rộng dự kiến lợi ích sang nhiều cơ sở khi đã có dữ liệu đủ tin cậy.

Năng suất nhân sự “chảy” đi đâu

Quan sát nhân viên truy cập hệ thống ở đâu trong một ca làm. Những công việc buộc họ quay về máy cố định có thể gây mất thời gian, nhưng cần phân biệt yêu cầu thiết bị với yêu cầu phân quyền hoặc quy trình.

Ví dụ, quản lý lễ tân có thể cần xem danh sách khách đến khi đang ở sảnh, còn nhân viên sự kiện cần mở yêu cầu của khách trên điện thoại. Xác định những thao tác phải thực hiện tại chỗ.

Đo thời gian cho các lần chuyển thiết bị hoặc quay về bàn làm việc. Sau đó thử phương án khác để biết thay đổi có thực sự tiết kiệm thời gian và vẫn kiểm soát được dữ liệu không.

Với hệ thống mới, kiểm tra từng công việc trên loại thiết bị dự định dùng. Xác nhận tính năng, phụ kiện, quyền truy cập và các giới hạn, thay vì giả định điện thoại và máy tính có khả năng giống nhau.

Giá của quy trình cứng nhắc

Khách sạn trong thành phố, khu nghỉ dưỡng và khách sạn hội nghị có thể cần quy trình khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định phần nào chuẩn hóa chung và phần nào cho phép cơ sở tự cấu hình.

Thử một quy trình như nhận phòng tại hai loại cơ sở. Ghi lại những khác biệt cần giữ và các trường dữ liệu phải thống nhất để báo cáo chung có ý nghĩa.

Cấu hình riêng cho từng cơ sở có thể đi cùng cách định nghĩa dữ liệu chung. Cần có người quản lý thay đổi để một điều chỉnh tại địa phương không làm sai báo cáo toàn nhóm.

Cộng lại hết

Tổng hợp phí phần mềm, triển khai, tích hợp, bảo trì, đào tạo và thời gian xử lý thủ công. Với cơ hội doanh thu chưa thực hiện được, ghi rõ giả định và tách khỏi những khoản chi phí đã đo.

So sánh chi phí hiện tại với cả phương án cải thiện cấu hình và phương án thay nền tảng. Tính thêm chuyển dữ liệu, thời gian chạy song song và hỗ trợ sau triển khai.

Tiquo tập hợp các công cụ cho lưu trú, POS, đặt chỗ, CRM, hội viên, sự kiện, thanh toán và báo cáo. Để ước tính lợi ích, hãy thử những công việc đang tốn thời gian và xác nhận phạm vi phần mềm có thể thay thế.

Một quyết định có cơ sở cần bảng chi phí hiện tại, kết quả thử nghiệm và kế hoạch chuyển đổi. Những dữ liệu đó sẽ cho thấy nên tiếp tục, cải thiện hay thay PMS.