Alternativ till SevenRooms: när bokningsmjukvara börjar bli navet i allt

En restaurang behöver veta vem som bokar, vilka önskemål gästen har och om personen har besökt verksamheten tidigare. När samma gäst också bor på hotellet eller använder ett medlemskap behövs fler uppgifter i det dagliga arbetet.

Börja därför en systemjämförelse med de situationer personalen behöver kunna hantera.

Ta en gäst som bokar middag, handlar i baren utan bordsbokning och besöker spaet nästa morgon. Kontrollera vilka av dessa aktiviteter som syns i kundprofilen i er nuvarande konfiguration och hur uppgifterna kommer dit.

Om personalen måste söka i flera system är det ett konkret problem att undersöka. Det kan gå att lösa med en bättre anslutning, ändrade rutiner eller ett systembyte.

Vad SevenRooms faktiskt gör

När du bedömer SevenRooms, gå igenom de boknings- och gästfunktioner som ingår i den aktuella offerten. Be att få prova väntelista, bordsplanering, gästanteckningar, utskick och hantering av uteblivna besök med exempel från er restaurang.

Kontrollera också vilka kunduppgifter verksamheten kan exportera och hur de får användas. Det är en viktig del av bedömningen oavsett leverantör.

Där modellen börjar knaka

Skriv ner vilka verktyg som används från bokning till betalning och uppföljning.

En verksamhet kan ha separata system för kassa, hotell, spa, biljetter, medlemskap och presentkort. För varje system behöver ni veta vilka uppgifter som delas och vem som ansvarar för att de stämmer.

Testa samma gäst i flera flöden. Skapa en bokning, registrera ett köp och ändra ett medlemskap. Se vilka uppgifter som syns, när de uppdateras och vilken personal som har tillgång till dem.

Använd resultatet för att uppskatta arbetet mellan systemen. Räkna tiden för avstämning och rättning av kunduppgifter samt vilka rapporter ni faktiskt kan ta fram.

En plattform som är medveten om sina egna problem

Låt personalen testa systemen på de enheter ni använder under service. Mät hur det går att hitta en bokning, ändra ett bord och följa upp en betalning. Bedömningen blir mer användbar än ett allmänt omdöme om gränssnittet.

Kontrollera stöd för era iPhone-, iPad- och Android-enheter där de används. Be leverantören visa vilka funktioner som ingår i offerten och vilka som kräver andra abonnemang eller anslutningar.

Granska integrationerna med ett testflöde. En lyckad överföring av en ny bokning säger inte hur ändringar, avbokningar, dubbletter och tillfälliga avbrott hanteras.

Varumärkesproblemet

Prova bokningssidan, bekräftelserna och betalningen från gästens perspektiv. Kontrollera vilka texter, färger, domäner och avsändare ni kan anpassa i den konfiguration ni erbjuds.

Gå också igenom mobilen och de språk era gäster använder. Be att få se en färdig bokning, inte bara bilder av en design.

Tiquo har gränssnitt som kan anpassas till verksamhetens varumärke. I en genomgång bör ni kontrollera de boknings- och betalningsflöden ni behöver och vilka anpassningar som gäller för dem.

Ett annat sätt att ”känna sin gäst”

Bokningshistorik, anteckningar och svar på kampanjer kan vara tillräckligt för vissa team. Andra behöver även se köp, medlemsstatus eller tidigare vistelser.

Specificera vilka uppgifter varje roll behöver. En reception kan behöva giltiga medlemsförmåner, medan ekonomiteamet behöver transaktioner och fördelning mellan juridiska enheter.

I Tiquo kan registrerade bokningar, köp och medlemskap knytas till samma kundprofil. Det gör att teamen kan använda ett gemensamt underlag med åtkomst enligt sina behörigheter.

Tecken på att det kan vara dags att titta på alternativ

Återkommande dubbelregistrering, kundhistorik som inte går att följa mellan avdelningar och rapporter som kräver flera exporter är skäl att granska upplägget. Dokumentera konkreta exempel och hur ofta problemen uppstår.

Räkna även abonnemang, anslutningar, utbildning och den tid personalen lägger på manuellt arbete. Jämför den kostnaden med både ett förbättrat befintligt upplägg och ett eventuellt byte.

Hur Tiquo angriper detta annorlunda

Tiquo samlar funktioner för flera delar av besöksnäringen. Det är relevant att utvärdera när restaurangen delar gäster och ekonomi med exempelvis hotell, spa eller en medlemsklubb.

Kassor, bokningar, kundregister, medlemskap, evenemang och betalningar kan använda samma kund- och verksamhetsuppgifter. Ni behöver fortfarande konfigurera roller, resurser och ekonomiska regler för ert upplägg.

Kundprofilen samlar registrerad aktivitet från de funktioner ni använder. Uppskattat kundlivstidsvärde och intervall för nästa beställning kan ge stöd för uppföljning, men behöver bedömas tillsammans med historiken. Social Graph visar registrerade relationer mellan kunder.

För berättigade och konfigurerade Stripe-konton kan Tiquo fördela betalningsbelopp mellan flera mottagare. Fördelningen kopplas till beställningen. Tiquo stöder också förbetalt saldo för de produkter och tjänster verksamheten tillåter, och gruppbetalningar kan delas enligt upplägget.

Medlems- och lojalitetsregler kan användas i flera delområden. Verksamheten anger var förmåner gäller och hur de får användas.

Bokningsbara resurser kan omfatta hotellrum, behandlingar, träningspass, evenemang och utställningar. Visa de kombinationer ni behöver i en demo, inklusive ändringar och avbokningar.

Restaurang, reception, evenemangsteam och ekonomi kan arbeta i samma plattform. Behörigheter styr vilka uppgifter varje team får se och ändra.

Att fatta beslutet

Be både nuvarande och möjliga nya leverantörer att visa samma gästflöde från bokning till avstämning. Dokumentera vad som fungerar, vad som kräver integration och vad som behöver hanteras manuellt.

Då kan ni bedöma om SevenRooms med ert befintliga upplägg täcker behoven, eller om en plattform som Tiquo skulle minska arbetet mellan verksamhetsområdena.