Alternativ till PeopleVine: varför hotell- och venue-operatörer flyttar till Tiquo

För en medlemsklubb börjar systemvalet ofta med ansökningar, fakturering och kontakt med medlemmarna. När klubben även driver restaurang, hotell eller träning behöver dessa flöden fungera tillsammans.

Börja med att dokumentera hur personalen arbetar i ert PeopleVine-upplägg. Vilka uppgifter går direkt i systemet, vilka kräver andra verktyg och var behöver teamet hjälp?

Använd konkreta exempel från verksamheten. Ett problem som uppstår varje skift bör väga tyngre än ett allmänt intryck av en demonstration.

Följ en medlem som bokar middag, använder gymmet och betalar för en hotellvistelse. Kontrollera var medlemsstatus, köp och bokningar registreras och hur personalen hittar uppgifterna.

Den kartläggningen hjälper er att bedöma om befintliga inställningar och anslutningar kan förbättras eller om ett annat systemupplägg behövs.

Vanliga skäl att lämna PeopleVine

Utbildning: låt en ny medarbetare prova incheckning, bokningsändring och betalningsuppföljning. Anteckna vilka moment som kräver hjälp och planera utbildningen utifrån det.

Funktioner: be att få se det som går att använda i dag. Håll planerade funktioner åtskilda från sådant som ingår i den föreslagna leveransen.

Support: kontrollera kontaktvägar, öppettider och avtalade svarstider. Klargör vem som ansvarar när ett problem berör mer än en leverantör.

Integrationer: testa överföring av nya poster, ändringar, avbokningar och återbetalningar. Se hur fel upptäcks och vilka uppgifter som kan behöva rättas manuellt.

Varumärke: gå igenom medlemsportal, bokning, mejl och betalning. Kontrollera vad ni kan anpassa i den version som ingår i offerten.

Där PeopleVine passar och var det tar stopp

Gå igenom medlemsansökan, registrering, löpande fakturering och kommunikation i PeopleVine med leverantören. Be om en lista över de funktioner och anslutningar som ingår för er verksamhet.

Ange vilket system som ansvarar för kassa, hotell, bokningar, biljetter och betalningar. Det gör omfattningen tydlig och visar var data måste flyttas mellan verktyg.

En väl fungerande anslutning kan vara ett bra sätt att behålla ett specialistsystem. Ni behöver veta vilka fält den stöder, hur snabbt de uppdateras och vem som hanterar avvikelser.

När flera verksamheter delar medlemmar bör testet omfatta hela kundrelationen. Kan receptionen se giltiga förmåner? Kan ekonomiteamet följa betalningen? Kan en avbokning hanteras utan att lämna kvar felaktiga uppgifter?

Integrationsskatten

Kontrollera uppdateringsintervallet för varje anslutning. Fråga när ett köp eller en bokning blir synlig för de team som behöver informationen.

Bestäm hur avvikelser ska upptäckas. En ansvarig person behöver kunna se misslyckade överföringar, rätta felet och kontrollera att uppgifterna kommit fram.

Samla abonnemang, användaravgifter, anslutningskostnader och betalningsavgifter i samma kalkyl. Ta också med utveckling, underhåll och personalens tid för avstämning.

Jämför den totala kostnaden med ett alternativt upplägg över samma tidsperiod. Ett byte medför även migrering, utbildning och en övergångsperiod som behöver finansieras.

Vad operatörer faktiskt behöver

En kravlista blir mer användbar när den beskriver vad personal och medlemmar ska kunna göra. Undvik att bara räkna funktioner.

Medlemskap: visa hur en medlemsplan påverkar bokning, tillträde, priser och förmåner i de delar av verksamheten där den gäller.

Identifiering: kontrollera hur personalen hittar en medlem vid restaurangen, receptionen eller gymmet och vilka uppgifter rollen får se.

Betalning: prova en nota med köp från flera delområden. Kontrollera hur belopp, skatter, återbetalningar och eventuella juridiska enheter hanteras.

Gränssnitt: testa att medlemmen kan registrera sig, boka och betala på mobilen med era texter och det utseende ni har valt.

Rapportering: ta fram samma rapport för flera platser och kontrollera hur den behandlar skatter, dricks, återbetalningar och periodgränser.

Personalens arbete: låt reception, restaurang och ekonomi genomföra sina vanligaste uppgifter med realistiska data.

Vardagsproblemet med användbarhet

En demonstration kan följa ett förberett flöde utan avbrott. I verksamheten behöver personalen också hantera felaktiga uppgifter, sena ändringar och frågor från gäster. Ta med sådana situationer i testet.

Observera var teamet lämnar systemet för att skriva en anteckning, leta efter en uppgift eller be en kollega om hjälp. Det visar vilka rutiner som behöver stöd.

Gör samma test i Tiquo på de enheter ni planerar att använda. Bedöm utbildning och införandetid utifrån de faktiska resultaten.

Hur Tiquo skiljer sig från PeopleVine

Tiquo samlar kundregister, medlemskap, kassa, bokningar, biljetter, incheckning, evenemang och betalningar. Funktionerna kan använda samma kund- och verksamhetsuppgifter.

Det kan minska antalet överföringar mellan system. Ni behöver ändå konfigurera roller, resurser, medlemsregler och ekonomi samt kontrollera anslutningar till de verktyg ni behåller.

Använd tabellen som underlag för en genomgång av båda alternativen:

I Tiquo kan medlems- och lojalitetsregler gälla i flera delområden. Verksamheten anger hur förmåner tjänas in och används samt var presentkort kan lösas in.

Tiquos kassasystem hanterar beställningar, produkter och betalningar. Köp kan kopplas till kundprofilen. En nota kan omfatta flera delområden när det är konfigurerat för verksamheten.

Tiquo använder Stripe för betalningar online, med terminal och med Tap to Pay där stöd finns. Belopp kan fördelas mellan berättigade och konfigurerade anslutna konton. Tiquo stöder också förbetalt saldo för tillåtna köp. Gruppbetalningar kan delas lika, per artikel, procentuellt eller med valda belopp.

Vid incheckning kan Tiquo kontrollera registrerade medlemskap, hyresavtal, bokningar och gästpass. Digitala medlemskort kan finnas i Apple Wallet och Google Wallet och kopplas till kundprofilen.

Bokningsfunktionerna omfattar bland annat spa, träning, hotell och evenemang. Be att få se de resurser, priser och ändringsregler som krävs för er verksamhet.

Tiquo har över 250 analyskort för anpassade rapportpaneler. Historiska uppgifter kan kompletteras med uppskattat kundlivstidsvärde och intervall för nästa beställning. Social Graph visar registrerade kundrelationer. Prognoser behöver granskas tillsammans med det underlag de bygger på.

Migrationsfrågan

Kartlägg vilka medlemsuppgifter, avtal och transaktioner som måste följa med. Kontrollera exportformat, rättigheter och vilken historik som ska arkiveras i stället för att importeras.

En migrering till Tiquo behöver omfatta fältmappning, granskning av dubbletter och testimport. Stäm av antal poster och ekonomiska belopp innan den importerade informationen används i drift.

Planera införandet i etapper om verksamheten tillåter det. Bestäm vilket system som gäller under varje steg, utbilda berörda roller och ha en plan för avvikelser och återgång.

Tecken på att det är dags att gå vidare

Ett byte behöver motiveras av förbättringar som ni kan visa i test och kalkyl.

Återkommande överföringsfel, mycket dubbelregistrering eller funktioner som personalen inte kan använda i sitt arbete är skäl att undersöka alternativen. Mät problemen innan ni bedömer nyttan av en förändring.

Gör samma bedömning av medlemsupplevelsen och ekonomins arbete. Kontrollera vilka uppgifter som saknas i dag och hur ett nytt upplägg skulle göra dem tillgängliga.

Jämför ert PeopleVine-upplägg, möjliga förbättringar av det och ett införande av Tiquo mot samma krav. Ta med kostnad, ansvar och risk under övergången.

Tiquo är ett alternativ när ni vill samla fler av verksamhetens funktioner. En genomgång med egna testfall visar hur väl det passar era medlemmar och team.