Så konsoliderar du gästfrihetsdrift utan en plågsam migration

Att byta verksamhetssystem berör både informationen och människorna som använder den. Bokningar, beställningar och medlemskap behöver fortsätta hanteras medan övergången pågår.

Det är rimligt att vara försiktig. Kundhistorik kan finnas i flera system, personalen kan sina nuvarande verktyg och kommande bokningar får inte tappas bort.

Börja med att beskriva varför ni överväger ett byte. Dokumentera dubbelregistrering, avstämning och andra uppgifter som tar tid, så att nyttan av förändringen går att bedöma.

Kartlägg även vilka uppgifter och avtal som skulle behöva flyttas. Då blir omfattningen tydligare innan ni bestämmer tidplan eller leverantör.

En genomarbetad plan kan minska riskerna. Den behöver omfatta testimport, utbildning, ansvar under övergången och vad ni gör om något inte fungerar.

Varför de flesta migrationer går fel

Ett fast startdatum kan hjälpa projektet framåt, men det bör stödjas av tydliga kriterier. Data, arbetsflöden och berörda team behöver vara redo innan driften flyttas.

Gå särskilt igenom tre områden: personalens arbete, datans kvalitet och beroenden mellan verksamhetsdelar.

Personalen behöver kunna utföra sina vanliga uppgifter i det nya systemet. Planera övningar med verkliga situationer och ge varje roll tid att ställa frågor före starten.

Data kan ha olika format och identifierare i de gamla systemen. Bestäm hur fält ska kopplas, vilka dubbletter som behöver granskas och hur historik och belopp ska kontrolleras efter import.

Reception, restaurang och evenemangsteam kan ha olika förutsättningar för ett byte. Kartlägg belastning och beroenden innan ni bestämmer om de ska flytta samtidigt.

Ett bättre sätt: fasvis konsolidering

Ett stegvis införande kan avgränsa arbetet till en funktion eller plats åt gången. Varje etapp behöver ett tydligt innehåll och kriterier för när den är klar.

Det kräver också en plan för tiden då gamla och nya system används parallellt. Ange vilket system som är källa för varje uppgift och hur ändringar ska hanteras.

Börja dataarbetet tidigt. Välj vad som ska importeras och vad som ska arkiveras. Gör en testimport, granska kundmatchningar och stäm av antal poster och ekonomiska belopp.

Välj en pilot där ni kan prova viktiga flöden med begränsad omfattning. Det kan vara en kassa, en plats eller ett annat område, beroende på verksamhetens risker och beroenden.

Lägg sedan till fler funktioner när föregående etapp har följts upp. Bokningar, medlemskap, incheckning och hotelladministration behöver var sin plan för data, utbildning och övergång.

Vad du ska leta efter hos en konsolideringspartner

Be leverantören beskriva hur ett stegvis införande skulle fungera för er. Vilka funktioner delar uppgifter och vilka anslutningar behövs under övergången?

Gå igenom följande med de personer som ska ansvara för projektet.

Data: hur identifieras kunder och hur flyttas ändringar mellan funktioner? Be att få se hur dubbletter, importfel och ofullständiga poster hanteras.

Ekonomi: hur ska försäljning, betalningar och rapporter fördelas mellan juridiska enheter? Testa med ekonomiteamets exempel och dokumentera nödvändiga kontroller.

Enheter: vilka datorer, surfplattor och terminaler kan ni behålla? Kontrollera varje viktig funktion på den hårdvara personalen ska använda.

Arbetssätt: vad kan konfigureras och vilka rutiner behöver förändras? Besluta om förändringarna i förväg och ta med dem i utbildningen.

Hur Tiquo hanterar konsolidering

Tiquo samlar kassa, bokningar, biljetter, medlemskap, incheckning, kundregister, evenemang, hotelladministration, betalningar och rapportering. Funktionerna kan använda gemensamma kund- och verksamhetsuppgifter.

Införandet behöver börja med en genomgång av källsystem och importmöjligheter. Fältmappning, granskning av dubbletter och avstämning av historik är delar av dataarbetet.

Roller och behörigheter anpassas till teamens uppgifter. Planera utbildningen kring det restaurangen, receptionen och övriga avdelningar ska göra i respektive etapp.

Tiquo kan användas på flera slags enheter, men stöd behöver kontrolleras för funktion, modell och operativsystem. Befintlig hårdvara kan behållas där den uppfyller kraven.

Betalningsfördelning mellan flera mottagare kräver berättigade och konfigurerade konton. Ekonomiteamet behöver verifiera reglerna och följa transaktionerna till rapporter och avstämning.

Den verkliga kostnaden av att vänta

Jämför kostnaden för det befintliga upplägget med både förbättringar av det och ett systembyte. Ta med intern arbetstid, leverantörsavgifter och återkommande problem.

I byteskalkylen ska migrering, utbildning, parallell drift och eventuella avtalskostnader ingå. Håll uppmätta kostnader åtskilda från osäkra antaganden om framtida vinster.

Välj tidpunkt och omfattning utifrån verksamhetens behov. En testad införandeplan med ansvariga personer och tydliga beslutspunkter gör det lättare att genomföra bytet och följa upp resultatet.