7 tecken på att er restaurang vuxit ur nuvarande POS

Kassasystemet som passade när restaurangen öppnade kan behöva anpassas när verksamheten förändras.

En ny plats, medlemskap, evenemang eller försäljning på nätet ställer fler krav på bokningar, kunduppgifter och betalningar.

Problemen märks ofta i vardagen: personalen registrerar samma uppgift två gånger eller ekonomiteamet behöver ännu en export för att få ihop rapporten.

Här är sju områden att granska. Ett problem kan ibland lösas med bättre inställningar eller rutiner; andra behov kan motivera ett byte.

1. Ni betalar för integrationer som knappt funkar

Lista hur kassan är kopplad till bokning, kundregister och andra verktyg. Ange vilka uppgifter som ska delas och vem som ansvarar för varje anslutning.

Om överföringar ofta misslyckas, dokumentera vilka poster som påverkas och hur mycket tid rättningen tar. Kontrollera också hur teamet får veta att något har gått fel.

Jämför kostnaden för att förbättra anslutningen med att samla fler funktioner i samma system. Prova både nya poster och ändringar innan ni väljer lösning.

2. Ni ser inte helheten kring era kunder

En stamgäst kan äta på en restaurang, använda ett presentkort på en annan och boka en privat middag. Kontrollera om den personal som behöver uppgifterna kan hitta dem.

Om uppgifterna är utspridda kan gästen behöva förklara samma sak igen. Marknadsföring och uppföljning kan också kräva manuella sammanställningar.

Bestäm vilken historik varje roll behöver och hur den ska kopplas till kundprofilen. Ta med behörigheter och granskning av möjliga dubbletter.

3. Rapport för flera ställen tar dagar i stället för minuter

Om veckorapporten börjar med exporter från varje restaurang, kartlägg vilka steg som krävs för att jämföra resultaten.

Mät tiden för sammanställning och kontroll. Skilj på arbete som kan förenklas och granskning av faktiska avvikelser.

Testa en gemensam rapport med samma definitioner för perioder, skatter, dricks och återbetalningar. Stäm av resultatet mot transaktionerna.

4. Presentkort och lojalitet funkar bara på ett ställe

En gäst kan vilja använda sitt presentkort på en annan restaurang i gruppen. Kontrollera om det går enligt de villkor ni har bestämt och hur köpet redovisas.

Problem kan bero på både konfiguration och systembegränsningar. Undersök orsaken innan ni ändrar erbjudandet eller byter verktyg.

Bestäm var presentkort, lojalitet och medlemsförmåner ska gälla. Prova intjäning, användning och återbetalning på berörda platser.

5. Personalen slåss mer med systemet än de använder det

Observera hur personalen flyttar en nota, lämnar över en beställning eller hanterar en rabatt. Anteckna var de behöver hjälp eller får börja om.

Under service kan återkommande väntan påverka både arbetsbelastning och gäster. Mät de moment som upprepas ofta.

Prova överlämning mellan kollegor och delad betalning på era enheter. Kontrollera att behörigheter passar ansvaret, så att nödvändiga godkännanden är tydliga och går att genomföra.

6. Ni kan inte sälja utanför restaurangen

Kanske vill ni sälja evenemangsbiljetter, erbjuda medlemskap eller ta förskottsbetalning för en privat middag. Beskriv hur flödet ska fungera från bokning till avstämning.

Om ytterligare verktyg behövs, kontrollera vilka uppgifter de ska dela med kassan och vem som ansvarar för dem.

Gemensamma boknings- och kunduppgifter kan hjälpa teamet att erbjuda relevanta tillägg. Ett middagsförslag till en evenemangsbokning behöver exempelvis följa tillgänglighet och kundens kontaktinställningar.

Testa hela flödet, inklusive ändring och avbokning. Då ser ni vilket arbete en ny tjänst faktiskt medför.

7. Betalningar skapar mer jobb, inte mindre

Följ en betalning från beställning till utbetalning och rapport. Ta med avgifter, dricks, återbetalningar och eventuell fördelning mellan juridiska enheter.

Tiquo kan fördela belopp mellan berättigade och konfigurerade Stripe-konton och koppla fördelningen till beställningen. Tiquo stöder också förbetalt saldo för tillåtna köp. Ekonomiteamet behöver fortfarande kunna granska inställningar och avvikelser.

Om avstämningen tar mycket tid, identifiera vilka uppgifter som saknas eller inte går att matcha. Använd dessa fall i en jämförelse av lösningar.

Vad som kommer härnäst

Samla problemen med deras frekvens, kostnad och påverkan. Be nuvarande leverantör visa möjliga förbättringar och jämför dem med alternativen.

Tiquo samlar kassa, bokningar, medlemskap, kundregister, betalningar, incheckning, evenemang och rapporter. En genomgång med egna testfall visar vilka funktioner som passar ert upplägg.

Väg resultaten mot kostnaden för migrering, utbildning och övergång. Välj det systemupplägg som gör restaurangens arbete lättare att genomföra och följa upp.