Скрытые расходы на устаревшую PMS в гостиничном портфеле

Стоимость гостиничной системы складывается из подписки и работы, необходимой для её использования. Часть этих расходов легко найти в счетах, часть приходится считать по времени сотрудников.

Финансовая команда сверяет выгрузки, администраторы повторно вводят данные, а специалисты поддерживают подключения. Такие задачи стоит учитывать при оценке текущей PMS и её альтернатив.

Для сети расчёт нужен по каждому отелю и по общим процессам. Иначе легко дважды посчитать одну задачу или пропустить работу центральной команды.

Налог на сверку

Проследите закрытие месяца: откуда приходят данные проживания, ресторана, спа и мероприятий, кто проверяет итоги и как суммы распределяются между юридическими лицами?

Если на один отель уходит день-два, рассчитайте фактическое время по сети из десяти-двадцати объектов. Отдельно отметьте проверку ошибок и возможность подтвердить итог до отдельного заказа.

Учитывайте срок готовности отчёта. Например, двухнедельная задержка означает, что решения принимаются по данным, которым уже две недели. Запишите, какие действия действительно зависят от этого отчёта.

В Tiquo бронирования, заказы, платежи и клубные программы используют общие записи. Это сокращает сопоставление между системами. Для настроенных подключённых счетов распределение платежа также связано с заказом; исключения нужно проверять отдельно.

Расходы на поддержку интеграций

Составьте перечень подключений к PMS: управление каналами продаж и тарифами, касса, спа, CRM, рассылки, платежи, учёт, уборка и сообщения гостям. Для каждого укажите стоимость и ответственного.

Проверьте, как обнаруживаются пропущенные записи и ошибки после обновлений. Учтите время на поиск причины, обращение к поставщику и повторную передачу данных.

Например, десять подключений в каждом из двадцати отелей дают двести настроенных связей. Часть может обслуживаться централизованно, поэтому оценивайте реальную нагрузку, а не умножайте расходы без проверки.

Общая платформа может сократить число внешних связей, если в ней доступны касса, бронирования, CRM, клубные планы, мероприятия и платежи. При этом сама платформа и оставшиеся подключения тоже требуют сопровождения.

Пробел в клиентской аналитике

Представьте гостя, который трижды останавливался в Лондоне, посещал спа и ресторан, а через полгода приехал в ваш отель в Эдинбурге. Какие из этих сведений увидит администратор?

Если записи хранятся отдельно, выясните, как их можно связать и какие данные разрешено передавать между объектами. Это может решаться общей CRM, подключением или общей платформой.

Оцените практические последствия: приходится ли повторно запрашивать данные, искать привилегии или исправлять дубли? Эти задачи можно измерить; влияние на лояльность и выручку потребует отдельных данных.

Для групп и корпоративных клиентов полезны связи между профилями. Они помогают увидеть совместные бронирования и активность аккаунта, если исходные записи корректны и у сотрудника есть право доступа.

Tiquo дополняет общие профили ориентировочными прогнозами расходов и срока следующего заказа. Они помогают выбирать записи для дальнейшего изучения, но нуждаются в оценке вместе с историей клиента.

Выручка от кросс-продаж, которую вы никогда не получаете

Проверьте, как гости узнают о ресторане, спа и мероприятиях. Доступны ли эти услуги при бронировании номера и в гостевом портале или их предлагает только сотрудник?

Рекомендация администратора может быть уместнее автоматического предложения. Важно, чтобы у него были сведения об интересах гостя, доступности услуги и уже сделанных бронированиях.

Если используете автоматические предложения, проверьте условия их показа при бронировании, заселении и в портале. Учитывайте согласия и возможность отказаться от сообщения.

Не включайте предполагаемый рост продаж в экономию как установленный факт. Сначала измерьте результат на части гостей и сравните с сопоставимой группой.

Потери производительности персонала

Наблюдайте, где выполняются задачи: на стойке, в номере, в ресторане или при встрече с клиентом. Отметьте действия, ради которых приходится возвращаться к компьютеру.

Например, администратору может понадобиться проверить заезды в вестибюле, менеджеру ресторана — загрузку на планшете, а координатору мероприятий — открыть заявку на телефоне.

Посчитайте частоту таких действий и реальное время. Затем проверьте, можно ли выполнить их на имеющихся мобильных устройствах с нужными правами.

При сравнении Tiquo и других систем испытайте каждую задачу на нужной модели устройства. Функции и работа без связи зависят от оборудования, конфигурации и подключения.

Цена жёстких рабочих процессов

Городской бутик-отель, загородный курорт и апарт-отель могут использовать разные процессы. Определите, что должно быть общим для отчётности и что стоит оставить на уровне объекта.

Проверьте также путь гостя: требования к заселению, оплате и дополнительным услугам могут различаться. Запишите, какие настройки необходимы каждому отелю.

Общие определения показателей позволяют сравнивать результаты при разных процессах. Проверьте, поддерживает ли система эти различия без ручного исправления отчётов.

Итого

Сведите подписки, оборудование, сопровождение, сверку и обучение в один расчёт. Отдельно покажите измеренные расходы и предполагаемые потери, для которых пока нет достаточных данных.

Сравните текущую конфигурацию, её доработку и новую платформу на одном периоде. Для перехода включите разовые затраты, временную двойную оплату и нагрузку на сотрудников.

Tiquo объединяет гостиничные операции, кассу, бронирования, CRM, клубные планы, мероприятия, платежи и аналитику. Проверьте, какие расходы он сможет сократить в вашей сети и какие останутся.

Результатом должен быть расчёт с понятными исходными данными и планом внедрения. Он покажет, оправдан ли переход и когда ожидаемая экономия покроет его стоимость.