Cum folosește Vinyl Space Soho Tiquo pentru a maximiza conversia rezervărilor pentru evenimente corporate
Două săli și 6.000 de picioare pătrate în inima cartierului Soho, rezervate de branduri, agenții și companii. Fiecare solicitare primită prin site ajunge acum în Tiquo cu detaliile necesare pentru o ofertă de preț încă de la primul răspuns.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho este o locație pentru evenimente de pe Marshall Street, la cinci minute de mers pe jos de Oxford Circus, Tottenham Court Road și Piccadilly Circus. Are două săli: Gallery, un spațiu alb de puțin sub 5.000 de picioare pătrate, pentru până la 260 de invitați, și Studio, o sală din cărămidă de puțin peste 1.250 de picioare pătrate. Împreună pot primi 320 de persoane.
Locația găzduiește expoziții, prezentări, târguri comerciale și defilări de modă, zile de presă și petreceri de lansare. Nu acceptă petreceri private, așa că rezervările vin de la branduri, agenții și companii care organizează evenimente.
Organizatorii de evenimente corporate iau adesea în calcul mai multe locații în același timp. Locația care răspunde prima cu disponibilitatea și o ofertă clară are cele mai mari șanse să obțină rezervarea. Vinyl Space Soho folosește Tiquo pentru a da mai repede acest prim răspuns, pentru a urmări fiecare solicitare până la un eveniment confirmat și pentru a desfășura evenimentul propriu-zis, de la contract până la înregistrarea invitaților la intrare.
Provocarea: Solicitări care începeau ca e-mailuri goale
Butoanele „Enquire” de pe pagina locației deschideau un e-mail nou către căsuța dedicată închirierii spațiului. Ce primea echipa depindea în întregime de ce alegea expeditorul să scrie.
Dacă expeditorul nu se gândea să includă data evenimentului, numărul de invitați, numele companiei și un număr de telefon, echipa trebuia să răspundă cu întrebări înainte de a verifica disponibilitatea sau de a comunica tarifele de închiriere. Fiecare schimb suplimentar de e-mailuri îi dădea organizatorului mai mult timp să rezerve în altă parte.
În plus, solicitările rămâneau în e-mail. Era greu de văzut câte sosiseră, cine se ocupa de fiecare și câte deveneau rezervări.
Soluția: Un formular de solicitare conectat direct la Tiquo
Ambele butoane „Enquire” deschid acum un formular chiar pe pagina locației, creat în stilul site-ului The Vinyl Factory. Este construit cu Tiquo DOM Package, SDK-ul JavaScript al Tiquo pentru site-uri, așa că organizatorul nu părăsește niciodată pagina.
Formularul cere numele, adresa de e-mail, telefonul, compania, data evenimentului, numărul de invitați și o descriere a evenimentului. Un link mic în partea de jos le permite în continuare celor care preferă e-mailul să scrie direct echipei de închiriere.
Tiquo verifică solicitările de pe site pentru spam și limitează trimiterile repetate, iar un câmp ascuns oprește boții care completează tot formularul. Doar solicitările reale ajung la echipă.
Fiecare trimitere devine o solicitare în Tiquo, marcată ca provenind de pe site. Tiquo găsește profilul clientului după adresa de e-mail sau creează unul nou, astfel încât un brand sau o agenție care revine este recunoscută data viitoare când ia legătura cu echipa.
Toate detaliile necesare pentru ofertă, din primul mesaj
Formularul este gândit în jurul întrebărilor pe care echipa le punea înainte prin e-mail. Data evenimentului se alege dintr-un calendar care începe cu ziua de azi. Câmpul pentru numărul de invitați se oprește la capacitatea locației, de 320 de persoane.
Câmpul de telefon folosește selectorul de țară din Tiquo, astfel încât brandurile și agențiile internaționale își pot introduce numărul în formatul propriu. Tiquo îl verifică și îl salvează în format internațional complet, pregătit pentru ca echipa să sune înapoi.
Compania, data și numărul de invitați apar în partea de sus a solicitării în Tiquo, urmate de descrierea evenimentului scrisă chiar de organizator.
Echipa de închiriere poate comunica disponibilitatea și tarifele încă din primul răspuns, în loc să înceapă cu o listă de întrebări.
Un singur pipeline, de la solicitare la rezervare
În Tiquo Enquiries, fiecare solicitare trece prin etape clare: nouă, în lucru, în așteptarea clientului, apoi câștigată sau pierdută. Membrii echipei își pot atribui solicitări unii altora, pot seta o prioritate și pot filtra după sursă sau dată. Vizualizarea Kanban arată dintr-o privire unde se află fiecare lead.
Pentru că solicitările sunt închise ca fiind câștigate sau pierdute, Vinyl Space Soho poate măsura câte solicitări devin rezervări și poate vedea unde se blochează discuțiile.
Conversia devine o cifră pe care echipa o poate urmări și îmbunătăți, nu o estimare alcătuită din bucăți dintr-o căsuță de e-mail comună.
Fișe Function Sheet personalizabile pentru fiecare eveniment
Odată ce o rezervare este confirmată, detaliile trebuie să ajungă și la oamenii care pregătesc și desfășoară evenimentul.
Pentru asta, Vinyl Space Soho folosește fișele Function Sheet personalizabile din Tiquo. Fiecare solicitare are o fișă clară, gata de imprimat, care arată clientul și compania sa, detaliile evenimentului, comenzile asociate și eventualele note sau sarcini interne nerezolvate. Personalul o deschide din solicitare, apoi copiază un link direct, o descarcă sau o imprimă pentru echipa locației.
Toată lumea lucrează cu aceleași informații despre eveniment, păstrate în Tiquo, așa că nimic nu trebuie copiat din firele de e-mail într-un document separat.
De la contract la check-in, totul în Tiquo
Documentele fiecărui eveniment sunt păstrate în Tiquo, în solicitarea corespunzătoare. Echipa creează contracte, acorduri și confirmări pornind de la șabloane și le trimite clientului spre semnare printr-un link securizat. Fiecare document are un jurnal de audit complet și un istoric al versiunilor.
Și listele de invitați sunt gestionate în Tiquo. Invitațiile se trimit prin e-mail, cu un link securizat, iar echipa poate vedea dacă o invitație nu a ajuns și o poate trimite din nou. Biletele sunt emise din același loc, cu coduri QR pe care invitații le pot adăuga în portofelul din telefon.
În ziua evenimentului, personalul înregistrează sosirea invitaților cu aplicația Tiquo, scanând biletele la intrare și urmărind sosirile pe măsură ce au loc.
Contractul, lista de invitați, biletele și evidența prezenței stau toate în Tiquo, lângă solicitarea inițială, în loc să fie împrăștiate prin e-mail, instrumente separate de semnare și foi de calcul.
Vizibilitate asupra a ceea ce generează solicitări
Site-ul The Vinyl Factory folosește analiza web first-party a Tiquo. Aceasta înregistrează vizualizările de pagină, sesiunile și etichetele de campanie fără cookie-uri.
Fiecare solicitare pentru locație este înregistrată și ca eveniment. Echipa poate vedea ce pagini, campanii și site-uri de referință îi determină pe oameni să trimită o solicitare și își poate concentra eforturile de marketing pe canalele care aduc organizatori de evenimente.
Rezultatul: Răspunsuri mai rapide și un pipeline măsurabil
Solicitările sosesc acum complete, într-un singur loc, cu un profil de client atașat. Echipa poate trimite oferta de la primul răspuns, poate urmări fiecare lead până la decizie, poate preda fiecare eveniment confirmat echipei locației printr-o fișă Function Sheet și poate vedea ce acțiuni de marketing aduc evenimentele care se rezervă. Contractele, semnăturile, listele de invitați, biletele și înregistrarea sosirilor trec toate prin același sistem.
Pagina locației este gestionată în Tiquo CMS, așa că echipa poate actualiza textele și fotografiile pentru sezoane noi sau evenimente recente fără să aștepte un programator.
De ce contează acest lucru pentru locațiile de evenimente
Rezervările corporate sunt adesea câștigate de locația care răspunde cel mai repede cu informațiile potrivite. Vinyl Space Soho arată cum o locație poate primi solicitări complete pe propriul site, le poate gestiona într-un singur pipeline, poate desfășura fiecare eveniment pe baza unei fișe Function Sheet comune și poate măsura conversia de la primul mesaj până la evenimentul confirmat.
Gata să vă scrieți povestea de succes?
Discutați cu echipa noastră despre felul în care ați putea folosi Tiquo în afacerea dvs.