Jak Vinyl Space Soho maksymalizuje konwersję rezerwacji wydarzeń firmowych dzięki Tiquo

Wyzwanie: zapytania, które zaczynały się od pustego e-maila

Przyciski „Enquire” na stronie obiektu otwierały wcześniej nową wiadomość e-mail do skrzynki działu wynajmu. To, co docierało do zespołu, zależało wyłącznie od tego, co nadawca postanowił napisać.

Jeśli nadawca nie pomyślał o podaniu daty wydarzenia, liczby gości, nazwy firmy i numeru telefonu, zespół musiał najpierw odpisać z pytaniami, zanim mógł sprawdzić dostępność lub podać cenę wynajmu. Każda kolejna wymiana e-maili dawała organizatorowi więcej czasu na rezerwację gdzie indziej.

Zapytania pozostawały też w poczcie. Trudno było sprawdzić, ile ich wpłynęło, kto zajmuje się każdym z nich i ile kończy się rezerwacją.

Rozwiązanie: formularz zapytania przesyłający dane prosto do Tiquo

Oba przyciski „Enquire” otwierają teraz formularz bezpośrednio na stronie obiektu, zaprojektowany w stylu witryny The Vinyl Factory. Zbudowano go za pomocą Tiquo DOM Package, czyli JavaScript SDK Tiquo dla stron internetowych, więc organizator nie musi opuszczać strony.

Formularz pyta o imię i nazwisko, e-mail, telefon, firmę, datę wydarzenia, liczbę gości oraz opis wydarzenia. Mały link na dole nadal pozwala osobom, które wolą e-mail, napisać bezpośrednio do zespołu wynajmu.

Tiquo sprawdza zapytania ze strony pod kątem spamu i ogranicza wielokrotne wysyłki, a ukryte pole wychwytuje boty wypełniające cały formularz. Do zespołu trafiają tylko prawdziwe zapytania.

Wszystkie dane potrzebne do wyceny już w pierwszej wiadomości

Formularz zaprojektowano wokół pytań, które zespół zadawał wcześniej w e-mailach. Datę wydarzenia wybiera się z kalendarza, który zaczyna się od dzisiejszego dnia. Liczby gości nie można podać powyżej 320, czyli pojemności obiektu.

Pole telefonu korzysta z selektora kraju Tiquo, więc międzynarodowe marki i agencje mogą wpisać numer w swoim formacie. Tiquo weryfikuje go i zapisuje w pełnym formacie międzynarodowym, aby zespół mógł od razu oddzwonić.

Firma, data i liczba gości widnieją na górze zapytania w Tiquo, a pod nimi znajduje się opis wydarzenia przygotowany przez samego organizatora.

Jeden lejek od zapytania do rezerwacji

W Tiquo Enquiries każde zapytanie przechodzi przez jasno określone etapy: nowe, w toku, oczekuje na klienta, a na końcu wygrane lub przegrane. Członkowie zespołu mogą przypisywać sobie nawzajem zapytania, ustawiać priorytet i filtrować według źródła lub daty. Widok Kanban pozwala jednym spojrzeniem sprawdzić, na jakim etapie jest każdy lead.

Ponieważ zapytania zamyka się jako wygrane lub przegrane, Vinyl Space Soho może zmierzyć, ile z nich kończy się rezerwacją, i zobaczyć, gdzie rozmowy utykają.

Konfigurowalne arkusze Function Sheet dla każdego wydarzenia

Po potwierdzeniu rezerwacji szczegóły muszą jeszcze dotrzeć do osób, które przygotowują i prowadzą wydarzenie.

Vinyl Space Soho korzysta w tym celu z konfigurowalnych arkuszy Function Sheet w Tiquo. Każde zapytanie ma przejrzysty arkusz gotowy do druku, na którym widać klienta i jego firmę, szczegóły wydarzenia, powiązane zamówienia oraz wszystkie otwarte wewnętrzne notatki i zadania. Pracownicy otwierają go z poziomu zapytania, a następnie kopiują bezpośredni link, pobierają go lub drukują dla zespołu obiektu.

Od umowy do rejestracji gości: wszystko w Tiquo

Dokumenty każdego wydarzenia są przechowywane przy jego zapytaniu w Tiquo. Zespół tworzy umowy, porozumienia i potwierdzenia na podstawie szablonów, a następnie wysyła je klientowi do podpisu przez bezpieczny link. Każdy dokument ma pełną ścieżkę audytu i historię wersji.

Listami gości również zarządza się w Tiquo. Goście otrzymują zaproszenia e-mailem z bezpiecznym linkiem, a zespół widzi, jeśli zaproszenie nie dotrze, i może wysłać je ponownie. Bilety wystawia się w tym samym miejscu, z kodami QR, które goście mogą dodać do portfela w telefonie.

W dniu wydarzenia pracownicy rejestrują przybywających gości w aplikacji Tiquo, skanują bilety przy wejściu i na bieżąco śledzą, kto już dotarł.

Wgląd w to, co generuje zapytania

Witryna The Vinyl Factory korzysta z analityki Tiquo działającej w modelu first-party. Rejestruje ona odsłony stron, sesje i tagi kampanii bez użycia plików cookie.

Każde zapytanie o obiekt jest też rejestrowane jako zdarzenie. Zespół widzi, które strony, kampanie i źródła odesłań prowadzą do wysłania zapytania, i może skupić działania marketingowe na kanałach, które przyciągają organizatorów wydarzeń.

Rezultat: szybsze odpowiedzi i mierzalny lejek

Zapytania docierają teraz kompletne, w jedno miejsce i z dołączonym profilem klienta. Zespół może przedstawić wycenę w pierwszej odpowiedzi, prowadzić każdy lead aż do decyzji, przekazywać każde potwierdzone wydarzenie zespołowi obiektu w arkuszu Function Sheet i widzieć, które działania marketingowe przynoszą wydarzenia kończące się rezerwacją. Umowy, podpisy, listy gości, bilety i rejestracja gości są obsługiwane w tym samym systemie.

Samą stroną obiektu zarządza się w Tiquo CMS, więc zespół może aktualizować teksty i zdjęcia na nowy sezon lub po ostatnich wydarzeniach bez czekania na programistę.

Dlaczego to ma znaczenie dla obiektów eventowych

Rezerwacje firmowe często zdobywa obiekt, który najszybciej odpowie z właściwymi informacjami. Vinyl Space Soho pokazuje, jak obiekt może zbierać kompletne zapytania na własnej stronie, zarządzać nimi w jednym lejku, prowadzić każde wydarzenie na podstawie wspólnego arkusza Function Sheet i mierzyć konwersję od pierwszej wiadomości do potwierdzonego wydarzenia.