Bagaimana Vinyl Space Soho menggunakan Tiquo untuk memaksimalkan konversi pemesanan acara korporat
Dua ruangan dengan total luas 6.000 kaki persegi di jantung Soho, dipesan oleh merek, agensi, dan perusahaan. Setiap permintaan dari situs web kini masuk ke Tiquo dengan detail yang dibutuhkan untuk memberikan penawaran harga sejak balasan pertama.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho adalah venue acara di Marshall Street, lima menit berjalan kaki dari Oxford Circus, Tottenham Court Road, dan Piccadilly Circus. Venue ini memiliki dua ruangan: Gallery, ruang serba putih seluas sedikit di bawah 5.000 kaki persegi untuk hingga 260 tamu, dan Studio, ruangan berdinding bata seluas sedikit di atas 1.250 kaki persegi. Bersama-sama, keduanya dapat menampung 320 orang.
Venue ini menjadi tempat pameran, presentasi, pameran dagang dan peragaan busana, press day, serta pesta peluncuran. Venue ini tidak menerima pesta pribadi, sehingga pemesanannya datang dari merek, agensi, dan perusahaan yang merencanakan acara.
Perencana acara korporat sering memasukkan beberapa venue sekaligus ke dalam daftar pilihan. Venue yang pertama membalas dengan ketersediaan dan penawaran harga yang jelas punya peluang terbesar untuk memenangkan pemesanan. Vinyl Space Soho menggunakan Tiquo agar balasan pertama itu lebih cepat, setiap permintaan dapat dilacak hingga menjadi acara yang terkonfirmasi, dan acaranya sendiri dapat dijalankan, mulai dari kontrak hingga check-in di pintu masuk.
Tantangan: Permintaan yang Berawal dari Email Kosong
Tombol “Enquire” di halaman venue sebelumnya membuka email baru ke kotak masuk penyewaan venue. Isi yang diterima sepenuhnya bergantung pada apa yang ditulis pengirim.
Jika pengirim tidak mencantumkan tanggal acara, jumlah tamu, nama perusahaan, dan nomor telepon, tim harus membalas dengan pertanyaan sebelum bisa memeriksa ketersediaan atau memberikan harga sewa. Setiap putaran email tambahan memberi perencana lebih banyak waktu untuk memesan di tempat lain.
Permintaan juga hanya tersimpan di email. Sulit untuk melihat berapa banyak yang masuk, siapa yang menindaklanjuti masing-masing permintaan, dan berapa banyak yang berujung pada pemesanan.
Solusi: Formulir Permintaan yang Langsung Terhubung ke Tiquo
Kedua tombol “Enquire” kini membuka formulir langsung di halaman venue, dengan desain yang selaras dengan situs web The Vinyl Factory. Formulir ini dibuat dengan Tiquo DOM Package, SDK JavaScript Tiquo untuk situs web, sehingga perencana tidak perlu meninggalkan halaman.
Formulir meminta nama, email, telepon, perusahaan, tanggal acara, jumlah tamu, dan deskripsi acara. Tautan kecil di bagian bawah tetap memungkinkan siapa pun yang lebih suka email untuk menulis langsung ke tim penyewaan venue.
Tiquo menyaring spam dari permintaan yang masuk lewat situs web dan membatasi pengiriman berulang, sementara kolom tersembunyi menjebak bot yang mengisi semua kolom. Hanya permintaan asli yang sampai ke tim.
Setiap kiriman menjadi permintaan di Tiquo yang ditandai berasal dari situs web. Tiquo menemukan profil klien berdasarkan email atau membuat profil baru, sehingga merek atau agensi yang pernah menghubungi akan dikenali saat mereka menghubungi lagi.
Semua Detail untuk Penawaran Harga, Sejak Pesan Pertama
Formulir dirancang berdasarkan pertanyaan yang dulu diajukan tim lewat email. Tanggal acara dipilih dari kalender yang dimulai dari hari ini. Kolom jumlah tamu dibatasi hingga kapasitas venue, yaitu 320 orang.
Kolom telepon menggunakan pemilih negara Tiquo, sehingga merek dan agensi internasional dapat memasukkan nomor dalam format negara mereka sendiri. Tiquo memeriksa nomor tersebut dan menyimpannya dalam format internasional lengkap, siap untuk ditelepon balik oleh tim.
Perusahaan, tanggal, dan jumlah tamu tampil di bagian atas permintaan di Tiquo, diikuti deskripsi acara yang ditulis sendiri oleh perencana.
Tim penyewaan venue dapat langsung menyampaikan ketersediaan dan biaya pada balasan pertama, bukan membuka percakapan dengan daftar pertanyaan.
Satu Pipeline dari Permintaan hingga Pemesanan
Di Tiquo Enquiries, setiap permintaan bergerak melalui tahap yang jelas: baru, sedang diproses, menunggu klien, lalu berhasil atau gagal. Anggota tim dapat saling menugaskan permintaan, menetapkan prioritas, dan memfilter berdasarkan sumber atau tanggal. Tampilan Kanban menunjukkan posisi setiap prospek dalam sekali lihat.
Karena setiap permintaan ditutup sebagai berhasil atau gagal, Vinyl Space Soho dapat mengukur berapa banyak permintaan yang menjadi pemesanan dan melihat di mana percakapan tersendat.
Konversi menjadi angka yang dapat dipantau dan ditingkatkan oleh tim, bukan perkiraan yang dirangkai dari kotak masuk bersama.
Function Sheet yang Dapat Disesuaikan untuk Setiap Acara
Setelah pemesanan terkonfirmasi, detailnya tetap harus sampai ke orang-orang yang menyiapkan dan menjalankan acara.
Untuk itu, Vinyl Space Soho menggunakan Function Sheet dari Tiquo yang dapat disesuaikan. Setiap permintaan memiliki lembar yang rapi dan siap cetak berisi klien dan perusahaannya, detail acara, pesanan terkait, serta catatan internal atau tugas yang masih terbuka. Staf membukanya dari permintaan, lalu menyalin tautan langsung, mengunduh, atau mencetaknya untuk tim venue.
Semua orang bekerja dari informasi acara yang sama di Tiquo, sehingga tidak ada yang perlu disalin dari utas email ke dokumen terpisah.
Dari Kontrak hingga Check-In, Semuanya di Tiquo
Dokumen setiap acara tersimpan di permintaannya di Tiquo. Tim membuat kontrak, perjanjian, dan konfirmasi dari templat, lalu mengirimkannya kepada klien melalui tautan aman untuk ditandatangani. Setiap dokumen menyimpan jejak audit lengkap dan riwayat versi.
Daftar tamu juga dikelola di Tiquo. Tamu diundang melalui email dengan tautan aman, dan tim dapat melihat jika undangan tidak sampai lalu mengirimkannya kembali. Tiket diterbitkan dari tempat yang sama, dengan kode QR yang dapat ditambahkan tamu ke wallet di ponsel mereka.
Pada hari acara, staf melakukan check-in tamu dengan aplikasi Tiquo, memindai tiket di pintu masuk, dan memantau kedatangan secara langsung.
Kontrak, daftar tamu, tiket, dan catatan kehadiran semuanya ada di Tiquo, berdampingan dengan permintaan awal, alih-alih tersebar di email, alat tanda tangan terpisah, dan spreadsheet.
Melihat Apa yang Mendorong Permintaan
Situs web The Vinyl Factory menjalankan analitik situs web first-party dari Tiquo. Analitik ini mencatat tampilan halaman, sesi, dan tag kampanye tanpa cookie.
Setiap permintaan venue juga dicatat sebagai peristiwa dalam analitik. Tim dapat melihat halaman, kampanye, dan perujuk mana yang mendorong orang mengirim permintaan, lalu mengarahkan upaya pemasaran ke saluran yang mendatangkan perencana acara.
Hasilnya: Balasan Lebih Cepat dan Pipeline yang Terukur
Permintaan kini datang lengkap, di satu tempat, dengan profil pelanggan terlampir. Tim dapat memberikan penawaran harga pada balasan pertama, menindaklanjuti setiap prospek hingga ada keputusan, menyerahkan setiap acara yang terkonfirmasi kepada tim venue melalui Function Sheet, dan melihat pemasaran mana yang mendatangkan acara yang benar-benar dipesan. Kontrak, tanda tangan, daftar tamu, tiket, dan check-in semuanya berjalan melalui sistem yang sama.
Halaman venue itu sendiri dikelola di Tiquo CMS, sehingga tim dapat memperbarui teks dan foto untuk musim baru atau acara terbaru tanpa menunggu developer.
Mengapa Ini Penting bagi Venue Acara
Pemesanan korporat sering dimenangkan oleh venue yang paling cepat menjawab dengan informasi yang tepat. Vinyl Space Soho menunjukkan bagaimana venue dapat menjaring permintaan yang lengkap di situs webnya sendiri, mengelolanya dalam satu pipeline, menjalankan setiap acara dari Function Sheet bersama, dan mengukur konversi dari pesan pertama hingga acara yang terkonfirmasi.
Siap menulis cerita sukses Anda?
Lihat bagaimana Tiquo dapat membantu pekerjaan sehari-hari tim Anda.