Kako Vinyl Space Soho koristi Tiquo za maksimalnu konverziju rezervacija korporativnih događanja
Dvije dvorane i 6.000 kvadratnih stopa u samom srcu četvrti Soho, koje rezerviraju brendovi, agencije i tvrtke. Svaki upit s web-stranice sada stiže u Tiquo sa svim podacima potrebnima za ponudu već u prvom odgovoru.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho prostor je za događanja u ulici Marshall Street, pet minuta hoda od postaja Oxford Circus, Tottenham Court Road i Piccadilly Circus. Ima dvije dvorane: Gallery, bijeli prostor od nešto manje od 5.000 kvadratnih stopa za do 260 gostiju, i Studio, dvoranu od opeke od nešto više od 1.250 kvadratnih stopa. Zajedno primaju 320 osoba.
Prostor ugošćuje izložbe, prezentacije, sajmove i modne revije, dane za medije i zabave povodom lansiranja. Privatne zabave ne prima, pa rezervacije dolaze od brendova, agencija i tvrtki koje planiraju događanja.
Organizatori korporativnih događanja često u uži izbor stavljaju nekoliko prostora odjednom. Prostor koji prvi odgovori s dostupnim terminima i jasnom ponudom ima najveće izglede da dobije rezervaciju. Vinyl Space Soho koristi Tiquo kako bi taj prvi odgovor bio brži, kako bi svaki upit pratio sve do potvrđenog događanja i kako bi vodio cijelo događanje, od ugovora do prijave gostiju na ulazu.
Izazov: upiti koji su počinjali praznom e-porukom
Gumbi „Enquire“ na stranici prostora prije su otvarali novu e-poruku namijenjenu sandučiću za najam prostora. Što će stići, ovisilo je isključivo o tome što je pošiljatelj odlučio napisati.
Ako pošiljatelj nije sam naveo datum događanja, broj gostiju, naziv tvrtke i broj telefona, tim mu je morao odgovoriti pitanjima prije nego što je mogao provjeriti dostupnost ili izračunati cijenu najma. Svaki dodatni krug e-poruka davao je organizatoru više vremena da rezervira negdje drugdje.
Upiti su uz to ostajali u e-pošti. Bilo je teško vidjeti koliko ih je stiglo, tko prati koji upit i koliko ih je završilo rezervacijom.
Rješenje: obrazac za upite povezan izravno s Tiquom
Oba gumba „Enquire“ sada otvaraju obrazac izravno na stranici prostora, oblikovan u skladu s web-stranicom tvrtke The Vinyl Factory. Izrađen je pomoću rješenja Tiquo DOM Package, JavaScript SDK-a koji Tiquo nudi za web-stranice, pa organizator ne mora napuštati stranicu.
Obrazac traži ime, e-adresu, telefon, tvrtku, datum događanja, broj gostiju i opis događanja. Mala poveznica na dnu i dalje omogućuje svima koji radije pišu e-poštom da se izravno obrate timu za najam prostora.
Tiquo provjerava upite s web-stranice na neželjenu poštu i ograničava ponovljena slanja, a skriveno polje hvata botove koji ispunjavaju sva polja. Do tima stižu samo stvarni upiti.
Svako slanje postaje upit u Tiquu, označen kao upit s web-stranice. Tiquo pronalazi profil klijenta prema e-adresi ili izrađuje novi, pa se brend ili agencija koja se vraća prepoznaje kad se sljedeći put javi.
Svi podaci potrebni za ponudu, već u prvoj poruci
Obrazac je osmišljen oko pitanja koja je tim prije postavljao e-poštom. Datum događanja bira se u kalendaru koji počinje od današnjeg dana. Polje za broj gostiju ne ide iznad kapaciteta prostora od 320 osoba.
Polje za telefon koristi birač države u Tiquu, pa međunarodni brendovi i agencije mogu unijeti broj u formatu svoje zemlje. Tiquo ga provjerava i sprema u potpunom međunarodnom formatu, spreman za povratni poziv tima.
Tvrtka, datum i broj gostiju prikazuju se na vrhu upita u Tiquu, a ispod njih opis događanja koji je napisao sam organizator.
Tim za najam prostora može u prvom odgovoru poslati dostupnost i cijene umjesto da započne popisom pitanja.
Jedan tijek od upita do rezervacije
U Tiquo Enquiries svaki upit prolazi kroz jasne faze: novi, u obradi, čeka klijenta te dobiven ili izgubljen. Članovi tima mogu dodjeljivati upite jedni drugima, postaviti prioritet i filtrirati po izvoru ili datumu. Kanban prikaz na prvi pogled pokazuje gdje se nalazi svaki potencijalni klijent.
Budući da se upiti zatvaraju kao dobiveni ili izgubljeni, Vinyl Space Soho može izmjeriti koliko upita postaje rezervacija i vidjeti gdje razgovori zapinju.
Konverzija postaje broj koji tim može pratiti i poboljšavati, a ne procjena sastavljena iz zajedničkog sandučića.
Prilagodljivi dokumenti Function Sheet za svako događanje
Kad je rezervacija potvrđena, podaci i dalje moraju stići do ljudi koji pripremaju i vode događanje.
Za to Vinyl Space Soho koristi prilagodljive dokumente Function Sheet u Tiquu. Svaki upit ima pregledan dokument za ispis s podacima o klijentu i njegovoj tvrtki, pojedinostima događanja, povezanim narudžbama te otvorenim internim bilješkama ili zadacima. Osoblje ga otvara iz upita, a zatim kopira izravnu poveznicu, preuzima ga ili ispisuje za tim u prostoru.
Svi rade s istim podacima o događanju pohranjenima u Tiquu, pa ništa ne treba prepisivati iz niza e-poruka u zaseban dokument.
Od ugovora do prijave gostiju, sve u Tiquu
Dokumenti svakog događanja nalaze se uz njegov upit u Tiquu. Tim izrađuje ugovore, sporazume i potvrde iz predložaka te ih klijentu šalje na potpis putem sigurne poveznice. Za svaki dokument čuva se potpuni revizijski trag i povijest verzija.
Popisi gostiju također se vode u Tiquu. Gosti primaju pozivnicu e-porukom sa sigurnom poveznicom, a tim može vidjeti ako pozivnica nije stigla i poslati je ponovno. Ulaznice se izdaju na istom mjestu, s QR kodovima koje gosti mogu dodati u novčanik na svom telefonu.
Na dan događanja osoblje prijavljuje goste aplikacijom Tiquo, skenira ulaznice na ulazu i prati dolaske u stvarnom vremenu.
Ugovor, popis gostiju, ulaznice i evidencija dolazaka nalaze se u Tiquu uz izvorni upit, umjesto da budu raspršeni po e-porukama, zasebnim alatima za potpisivanje i proračunskim tablicama.
Uvid u to što potiče upite
Web-stranica tvrtke The Vinyl Factory koristi analitiku prve strane (first-party) koju nudi Tiquo. Ona bilježi preglede stranica, sesije i oznake kampanja bez kolačića.
Svaki upit za prostor bilježi se i kao događaj u analitici. Tim vidi koje stranice, kampanje i izvori preporuka navode ljude da pošalju upit te može usmjeriti marketinške napore na kanale koji dovode organizatore događanja.
Rezultat: brži odgovori i mjerljiv tijek upita
Upiti sada stižu potpuni, na jedno mjesto i s priloženim profilom klijenta. Tim može poslati ponudu u prvom odgovoru, pratiti svaki upit do odluke, predati svako potvrđeno događanje timu u prostoru putem dokumenta Function Sheet i vidjeti koji marketing dovodi događanja koja završe rezervacijom. Ugovori, potpisi, popisi gostiju, ulaznice i prijava dolaska odvijaju se u istom sustavu.
Stranica prostora uređuje se u sustavu Tiquo CMS, pa tim može ažurirati tekstove i fotografije za nove sezone ili nedavna događanja bez čekanja na programera.
Zašto je to važno za prostore za događanja
Korporativne rezervacije često dobiva prostor koji najbrže odgovori s pravim informacijama. Vinyl Space Soho pokazuje kako prostor može prikupljati potpune upite na vlastitoj web-stranici, upravljati njima u jednom tijeku, voditi svako događanje iz zajedničkog dokumenta Function Sheet i mjeriti konverziju od prve poruke do potvrđenog događanja.
Spremni napisati svoju priču o uspjehu?
Razgovarajte s našim timom o poslovima koje želite povezati u Tiquu.